Cómo eliminar los costes ocultos en el gasto empresarial

Con la inflación disparada y una posible recesión en ciernes, sube la presión en los departamentos financieros para controlar los costes y recortar gastos innecesarios. La forma más rápida de hacerlo sería identificar los costes ocultos. Nada nuevo hasta aquí, aunque a menudo esta tarea resulta ser más difícil de lo que debería.

Teniendo en cuenta los avances tecnológicos en torno a la gestión del gasto empresarial, cabría esperar que las empresas estuvieran al tanto de sus gastos. Lo cierto es que incluso las organizaciones con departamentos financieros completamente digitalizados desde hace años siguen teniendo una visibilidad limitada de sus gastos. Y esto hace prácticamente imposible calcular con precisión y en tiempo real dónde y por qué se está perdiendo dinero.

Disponer de datos en tiempo real es esencial para cualquier empresa que trabaje en un entorno dinámico y con frecuentes cambios. Para poder tomar decisiones, los dirigentes no deberían tener que esperar hasta el fin del mes o incluso del trimestre para poder identificar derrames no previstos.

La caja negra del gasto empresarial

Entre las causas más comunes para la situación descrita anteriormente están a) la falta de control de los gastos mediante tarjetas corporativas y la gestión inadecuada de las tarjetas activas; b) la ausencia de información sobre patrones de gasto, como p. ej. resúmenes de los costes de viajes o de los gastos de proveedores; c) impuestos no reclamados, a menudo por desconocimiento de las normas y reglamentos internacionales; d) facturas duplicadas o reclamaciones de gastos causadas por errores humanos y/o por fraude; e) procesos de trabajo ineficaces que conducen a una pérdida de tiempo y de dinero.

En una empresa pequeña, estas ineficiencias pueden pasar desapercibidas; además, es muy posible que la gestión que supone reclamar potenciales beneficios fiscales insignificantes no tenga sentido. Sin embargo, esta narrativa no es aplicable a compañías grande s con cientos o miles de empleados donde los gastos ascienden a varios millones: en estas organizaciones, los gastos que aisladamente no llaman la atención se van acumulando sigilosamente y pueden provocar pérdidas de hasta 456.000 dólares al año. ¿Qué hacer para evitar esta situación? Ganar visibilidad es clave.

Control del gasto empresarial con una visibilidad “end-to-end”

Cuando las empresas se lamentan de una falta de visibilidad de su gasto empresarial, no se refieren necesariamente a la ausencia de datos. Del mismo modo, la falta de control rara vez significa que no exista una política interna. De hecho, la mayoría de las organizaciones sí disponen de un mecanismo para la recopilación de datos y la elaboración de informes; también cuentan con un sólido marco de reglas y políticas corporativas. Sin embargo, muchas organizaciones carecen de una visión general de sus gastos y procesos en tiempo real; tampoco cuentan con un mecanismo para efectuar las comprobaciones en tiempo real y/o de controles automatizados para prevenir el incumplimiento de las políticas.

Esto hace que los procesos sean reactivos, por lo que es prácticamente imposible saber si se producen fugas presupuestarias o si hay cuellos de botella en los procedimientos de aprobación de los recibos y facturas. Es una situación bastante común, aunque existen medidas para acceder a una visibilidad completa de los gastos y así evitar que los costes ocultos agoten el presupuesto.

Centralizar las operaciones y los flujos de datos

En primer lugar, hay que agrupar gastos, facturas, pagos con tarjeta y devoluciones fiscales bajo un mismo techo; se trata de centralizar tanto los procesos como sus flujos de datos en una sola plataforma integral que actuará como fuente única de información sobre todo lo relacionado con el gasto empresarial. Así se eliminarán los cuellos de botella en los procesos y el equipo financiero dispondrá de una cabina central para todas las operaciones en curso. Por otro lado, la integración de todos los flujos de trabajo, políticas y restricciones en una sola plataforma ayudará a mejorar la gobernanza.

Una plataforma integral ayuda a supervisar en tiempo real el gasto -incluidos los pagos con tarjeta- de forma centralizada; reduce el tiempo de reacción para cambiar el límite de determinadas tarjetas depositadas en proveedores o para una congelación inmediata. También reduce el número de integraciones de bases de datos necesarias para la automatización de extremo a extremo y ahorra tiempo al equipo que ya no tendrá que acudir a varios sistemas diferentes para comprobar los datos y para aprobar los gastos. Se podría decir que centralizar todos los datos en una sola plataforma garantiza una mejor visibilidad, datos más limpios y exportaciones más sencillas, especialmente si las integraciones se apoyan en API abiertas.

Erradicar costes ocultos y errores con IA

Cuando todos los pagos estén centralizados en una plataforma, la inteligencia artificial (IA) puede ocuparse de automatizar de extremo a extremo la lógica de casi todos los pasos; esto incluye la comprobación de los recibos, la conciliación de las transacciones de tarjetas, el procesamiento de las facturas y la devolución del IVA. La IA también se encarga de comprobar en tiempo real el cumplimiento de las políticas internas/externas y de alertar sobre facturas/gastos atípicos o duplicados. Disponer de datos analizables para identificar posibles fugas presupuestarias y detectar patrones inusuales en el gasto empresarial ayuda a ganar eficiencia en los procesos y mejora la gobernanza.

Automatización inteligente para mejorar la eficiencia de forma medible

En muchas compañías, el procesamiento de un solo recibo puede costar unos 55 euros: lo habitual es hacer una foto del recibo, cargarla en el sistema de gestión de gastos y añadir manualmente los datos en los campos correspondientes. Después, el equipo financiero ha de comprobar y aprobar el recibo en cuestión: si el gasto se ajusta a la política de la empresa y es aprobado, entonces le toca al equipo financiero determinar la cuenta para contabilizarlo, gestionar el IVA y archivar el recibo.

Es evidente que no es un proceso particularmente eficiente; la Global Business Travel Association señala que las empresas dedican un tiempo medio de 20 minutos para procesar los gastos de una estancia en un hotel. Por si fuera poco, el 19% de los informes así elaborados contienen errores y esto se traduce en 18 minutos de trabajo y casi 50 euros adicionales para corregir el informe de gastos. A modo de ejemplo: en una empresa con volumen medio de 50.000 informes de gastos de viaje, la automatización de los procesos puede ahorrarle unas 3.000 horas de trabajo manual y casi 470.000 euros al año.

Mientras que la IA desvela costes ocultos y asegura la buena gobernanza de los riesgos fiscales y los flujos de procesos, la automatización de los pasos de estos procesos ahorra tiempo a los equipos y les ayuda a trabajar de forma más eficiente. Propósitos nada despreciables en tiempos económicamente adversos.