Beneficios del archivo y custodia de documentos electrónicos

Reconocimiento de cualquier tipo de formato

Para capturar los documentos, existen diversas vías: escanearlo en papel, arrastrar los archivos desde el navegador, extraerlo de populares aplicaciones como Microsoft Word, Excel y PowerPoint, o añadir los contenidos completos de una carpeta de la red. En el actual entorno empresarial globalizado es absolutamente indispensable que el sistema de archivo documental acepte cualquier formato electrónico conocido (no sólo los más habituales), para facilitar el intercambio con otras empresas en cualquier lugar del mundo sin necesidad de adquirir licencias de uso de los programas correspondientes. Las funcionalidades clave del software documental son la captura, la indexación y LA gestión (ya sean en formato papel, fax, emails, CAD, voz, vídeo, PDFs, informes TI… ). La digitalización de los fondos documentales abarca todo tipo de expedientes, facturas, formularios, planos, publicaciones… Para ello, la solución deberá disponer de capacidades para el reconocimiento de texto mediante OCR o CCBB para la creación de los campos de índice a través de herramientas potentes para la importación y la exportación de contenidos. Los fondos digitalizados deberán almacenarse en un repositorio común accesible por todos los usuarios autorizados.

Para que la información no quede oculta y olvidada en los sistemas, tan importantes como las herramientas de digitalización serán las herramientas de búsqueda, recuperación y visualización. Es conveniente, para facilitar la actividad diaria del negocio, que la solución incorpore funcionalidades de búsqueda relacional combinada con texto, por aproximación, lógica difusa, búsqueda booleana, etc. La indexación debe ser sólo para una identificación ordenada, mientras que la búsqueda debe ser por cualquier palabra o cadena de caracteres recogidos en un documento de manera automática.

Si se busca una mayor flexibilidad, la empresa deberá optar por un software de gestión que opere tanto sobre servidor como sobre una configuración de escritorio independiente y que pueda ser desplegado sobre la Web para los usuarios remotos o los entornos de autoservicio. El archivo centralizado y una experiencia de usuario lo más familiar posible (basada, por ejemplo, en el sistema de carpetas) contribuirán también a mejorar la productividad. La solución puede utilizarse además para consolidar documentos procedentes de múltiples sistemas y distribuirlos después por la empresa a través de canales diferentes, desde la web a los CDs o DVDs. Los usuarios de negocio podrán así publicar y distribuir los documentos electrónicos, acceder a la información histórica y tomar las mejores decisiones en cada momento, basadas siempre en información actualizada, fiable y precisa.