¿Es necesario separar la información personal de la del trabajo?

J. Gerry Purdy, experto en movilidad de Frost & Sullivan, nos cuenta cómo llevar este proceso a rajatabla.

Hasta ahora siempre he recomendado a los usuarios de PC, y especialmente a los usuarios de móviles, que separen sus correos electrónicos personales de los del trabajo. Esta recomendación cobraba una importancia especial en un momento en el que las empresas adquirían el derecho de leer todos los correos que llegasen al servidor corporativo.

Por supuesto, hay correos casuales que se envían a amigos y familiares que no tienen la menor importancia. Sin embargo, la cosa se complica cuando se trata de correos con información confidencial que puede afectar al estado del trabajador en la compañía, como una discusión sobre problemas mentales, actividades ilegales o problemas con las drogas.

El sentido común nos dice que hay que separar la vida personal de la de nuestro trabajo; sin embargo, hoy en día, cuidar este aspecto se ha convertido de vital importancia, ya que las empresas han declarado que toda la información –y no sólo la del correo electrónico-, puede ser investigada. Esto significa que el departamento de TI podría estar mirando cualquier archivo digital, vídeo o foto (literalmente, cualquier cosa que esté en el disco duro) y determinar si es apropiado que se guarde o utilice en un PC propiedad de la compañía.

A continuación expongo cuatro medidas que los departamentos de TI pueden poner en marcha si uno mezcla información personal con información del trabajo en un ordenador de la empresa:

• 1. El departamento informático puede revisar las aplicaciones y la información que tenéis en el disco duro y decidir que algunas de las aplicaciones (por ejemplo, iTunes) o datos (por ejemplo, fotos personales) no deberían ocupar espacio en el servidor del ordenador de la empresa.
• 2. El departamento de TI puede decidir que algunas de vuestras aplicaciones personales no son compatibles con el entorno empresarial.
• 3. Cuando tengáis un problema y llaméis al departamento de TI pidiendo ayuda, podrían descubrir que el problema está ligado a vuestro entorno personal y pediros que hagáis los cambios necesarios.
• 4. El departamento de TI puede llegar a la conclusión de que sencillamente ocupáis demasiado espacio en el disco duro con fotos y vídeos personales y que debido a eso no tenéis espacio suficiente para hacer funcionar las aplicaciones de la empresa o mantener los datos empresariales que en realidad son los importantes.

Pero es más fácil decirlo que hacerlo. En mi caso por ejemplo, me costó mucho separar los dos entornos. De hecho, estuve atrasando la separación durante cinco años. ¡Es tan fácil tener todos tus correos en Outlook, sin importar si pertenecen a asuntos de la empresa o a tu ámbito personal! Para ti es como si estuvieran separados. De hecho, Outlook te permite integrar mensajes de distintas cuentas en una misma bandeja de entrada. Incluso se puede contestar un correo del trabajo a través de una cuenta de correo para asuntos personales.