Una buena política en la gestión documental de las compañías puede incidir en un importante ahorro de costes. Es lo que nos explica en este espacio Antonio Ramírez, document solutions manager de Konica Minolta.
¿Pero qué pasos seguiste para conseguir este ahorro y mejora?
En primer lugar asistí por invitación a unas jornadas empresariales auspiciadas por una empresa dedicada a la gestión documental y comercialización de todo tipo de servicios y dispositivos relacionados con los documentos. En estas jornadas, de ámbito muy reducido y orientadas a directivos de alto nivel, nos presentaron los inconvenientes de no controlar los costes documentales y las consecuencias que podrían tener en nuestras organizaciones. Una vez que entendí la posible situación, hice un pequeño análisis en mi empresa, donde encontré que realmente no teníamos mayor control que el de las amortizaciones pendientes de la mayoría de nuestros hardwares.
Llegado a este punto entendí que ni disponía de tiempo para ello, ni de los conocimientos específicos, así que decidí pedir a una compañía especializada en consultoría documental, que nos realizara una auditoría documental a efectos de poder realizar una mejora económica en nuestros gastos y un incremento de nuestra productividad al conseguir dedicar más horas laborales a nuestro core business.
No fue fácil encontrar a una compañía que realmente me ofreciera una garantía de conocer este tema en profundidad, ya que por un lado disponía de las consultoras tradicionales que rápidamente intentaban ofrecerme un estudio profundo de procesos y procedimientos con la idea final de implantar un nuevo ERP, CRM o similar. Pero por otro lado, disponía de los fabricantes tradicionales de impresoras o copiadoras que me daban el servicio de forma gratuita, pero cuyo único objetivo era el de reemplazar mi equipamiento hardware actual por el suyo a un precio mejor.
A punto de decidirme por una de estas compañías, encontré dentro de estas últimas una que no habló de equipos, ni de precios, que incluso cobraba por el servicio, unas cantidades ridículas, si las comparamos con los precios del mundo de las consultoras. Pero esta empresa, me habló de documentos y su movimiento en mi empresa, del gasto al generar dichos documentos y del gasto de moverlos por mi organización, pero por encima de todo me explicó que una vez que se realizara la auditoría documental, no sólo obtendría una fotografía actual de mi gestión de documentos con sus costes y otra que me enseñara como mejorar y reducir costes, sino que me entregarían una Estrategia Documental que me permitiría plantearme un ahorro similar cada año y que se adaptaría según las necesidades crecientes o menguantes de mi empresa.
De hecho ahora celebro semestralmente una reunión con ellos, donde hablamos de las mejoras o desviaciones del plan original y de los planes de acción de mi empresa con la idea de poder diseñar mi estrategia documental para el próximo año fiscal.
Con ello, no sólo he conseguido ahorrar costes documentales en la compra y mantenimiento de mi hardware, sino que tengo más horas laborales de mis empleados produciendo para mi negocio. Pero por encima de todo, he encontrado un socio empresarial que se dedica a mejorar mi organización en un ámbito que desconozco.
Los beneficios que ahora …
disfruto son muchos en estos momentos, ya que dispongo de un control exhaustivo de mi producción documental y puedo adaptarla a la evolución de mi empresa y a las estrategias empresariales que todos los años diseño.
Dicho esto, en la mesa se hizo un gran silencio y dimos la conversación por terminada, pasar a hablar del partido del fin de semana.
Ahora, que escribo estas líneas he de decir que obtuve otro beneficio más de mi nueva Estrategia Documental, ya que mis viejos compañeros de faena, decidieron invitarme a la comida por la preciada información que les había proporcionado y el teléfono de mi contacto en la empresa de consultoría documental.
Terminaré con este escrito, recomendando poner mucha atención a los costes documentales de nuestras empresas, ya que en todo momento, pero especialmente ahora, el hecho de mejorar la productividad, vía ahorro de costes y/o mejora en los procesos y tiempos de gestión
