Una buena política en la gestión documental de las compañías puede incidir en un importante ahorro de costes. Es lo que nos explica en este espacio Antonio Ramírez, document solutions manager de Konica Minolta.
“Jamás me hubiera imaginado…
… . que la financiación que ahora me cuesta conseguir del sistema bancario, puedo encontrarla, al menos en parte, dentro de mi propia empresa. “. Es el comentario que la semana pasada un viejo amigo de faenas me hizo, en la comida semestral que realizamos nuestro grupo.
Discutimos de los problemas actuales de financiación y de las acciones acometidas o en visos de acometer, para mejorar nuestra oferta en el mercado. En este ámbito, propuse el poder plantearnos el desarrollo de una Estrategia Documental apropiada que llevara a nuestras empresas a eliminar costes ocultos y visibles de la gestión documental de nuestras organizaciones y alcanzar en un plazo de tiempo razonable un ahorro equivalente al 6% anual de nuestra facturación.
Como es lógico, tuve que aclarar muchos conceptos y profundizar en lo que trataba de comunicarles.
En primer lugar, toda empresa por muy grande o pequeña que esta pueda ser, tiene una serie de gastos documentales. Entendiendo estos, como los ocasionados por el manejo de documentos físicos o electrónicos, de la organización. Una auditoría documental, realizada tiempo atrás, me enseño que la compra de componentes hardware como pueden ser impresoras, escáneres o discos duros y sus mantenimientos, no representan más que el 10% de los costes de mis documentos, o mejor dicho que los costes que ocasiona el manejo de los mismos en mi organización.
Esta auditoría nos enseñó que el tiempo dedicado a crear un documento, el tiempo perdido en desplazarse para recogerlo, o el personal de IT que invierte más horas de las debidas en gestionar periféricos, son los verdaderos costes de la gestión de documentos en mi empresa. Además, dicha auditoría nos demostró que por encima de estos costes, a los que llamaron ocultos, por no auditarse, o hacerlo dentro de otros, existían los costes de manipulación y almacenamiento de la documentación impresa y posteriormente de búsqueda de la misma, de extravío de la misma, etc…
“¿Un documento con costes ocultos?”
Esa fue la primera conclusión que mis compañeros de comida obtuvieron. Hasta que yo les puse sobre aviso, no se podían ni imaginar que cada vez que se imprime un documento o se archiva o se pierde se pudiera llegar a las cifras mencionadas.
Les di detalles de los resultados que la consultora documental responsable de la auditoría realizada, me presentaron. Solo en el primer año conseguíamos un ahorro superior al 30%. Con un crecimiento en este ahorro de al menos un par de puntos por año. Como es lógico todos los comensales empezaron a preguntar los detalles, pero tuve que frenarles la avalancha de preguntas, ya que cada empresa aun siendo del mismo sector dispone de unos procedimientos internos distintos, y los costes son distintos en cada caso y sus ahorros también.
