Exact completa su oferta de software de gestión para pymes en la nube

A finales de 2016 Exact trajo a España la nueva división de Cloud Solutions, especializada en software de gestión online para empresarios y asesores que combina la contabilidad de las cuentas con la gestión de clientes para favorecer el crecimiento de cualquier pyme entre 1 y 50 trabajadores. Es ahora en marzo cuando completa las tres gamas de sus programas, lanzando las versiones Premium que acompañan los niveles Standard y Advaced disponibles hasta ahora.

Para los que no les suene el nombre de Exact, es un editor de programas de contabilidad holandés que inició su actividad en 1984, que como tantos otros de la época han tenido que evolucionar o desaparecer. En su país natal fueron de los más populares, y sus programas eran un “estándar de facto” que se estudiaba en las academias de contabilidad como aquí en su día pudo ser ContaPlus. Hace 17 años adquirieron una compañía similar, la valenciana Dimoni, y desde entonces tienen presencia en el mercado español, donde cuentan con una nutrida y fiel comunidad de 2.000 empresas usuarias.

Quizás el secreto está en que ya en 2002 decidieron que más que una solución especializada en cada área de gestión había que apostar por una plataforma que integrara todas las funcionalidades y que fuera de fácil despliegue en cada país, donde ya solo faltaba adaptar las normativas particulares. Es el principio del ‘glocal’, piensa en global y actúa en local. Pero es que los dirigentes y técnicos de Exact siempre han estado a la última: actualmente los temas que tratan en su blog corporativo el propio CEO van del blockchain al smart-accounting y el M2M, de la experiencia de usuario, de consumerización, o al desarrollo de sus rack-spaces, esto es, haber sido de los primeros en llevar su plataforma, y con ello a la mayoría de su base de clientes, a la nube en sus propios hosts.

Con un espectro que va desde las pymes más ‘micro’, a las muy medianas, la estrategia de Exact está sustentada en un producto básico muy completo, prácticamente un ERP en la nube con gestión comercial y CRM, y luego verticalizaciones que añaden funcionalidades específicas de cada sector. En este universo destacan en especial despachos y gestorías, agencias de servicios profesionales que deban computar por proyectos o por horas, distribuidores y mayoristas, o fabricantes y manufacturas.

El secreto está en la API

“Ofrecemos una solución de gestión integrada 100% SaaS multi-tenant con capacidad de escalado y un app-center con más de 400 aplicaciones compatibles”, señala Ángel Zuate Suárez, responsable del product marketing, que nos atiende en una presentación en exclusiva en sus oficinas madrileñas. ”Toda funcionalidad se recrea alrededor de una API, lo que permite tener un marketplace con todo tipo de apps y conectores con capacidad de enchufarse a soluciones externas abiertas“. Aquí caben soluciones como un MailChimp para correos y listas de marketing, Salesforce para gestión de clientes, o Magento y Prestashop para catálogos e inventarios en comercio electrónico, pero en especial con aplicaciones que favorecen la movilidad.

Pero no es una solución universal que trate de acaparar todos los departamentos de una empresa. Es notorio que no se ocupa del departamento de Recursos Humanos. “Nuestro foco no está en laboral. Hemos preferido invertir mucho en nuestra API para que sea lo más completa posible de cara a tener los conectores para las principales aplicaciones del mercado en gestión de nóminas, gestión de vacaciones, gestión del talento, etc. Que elija el usuario el que prefiera”.

Estructura de las soluciones

Este desarrollo único y conjunto lleva una base con tres bloques fundacionales principales, puesto que todas las empresas hacen prácticamente lo mismo: buscar clientes y proveedores, hacer propuestas comerciales, desarrollar, ofrecer y vender un offering, finalmente contabilizar y ponerse al día con los impuestos. Sobre esa base se construyen los verticales y se paquetizan para cuatro clases de negocio (principalmente de tipo despachos, obras, almacenes o fábricas). A su vez, cada solución tiene tres niveles según el número de funcionalidades: standard, advanced y premium, cuyo grado determina la cuota a pagar al mes por usuario.

“Un problema que suelen tener los desarrolladores de software es que cuando son adoptados por empresas incipientes todo marcha muy bien, pero a medida que van creciendo y evolucionando sus requisitos, necesitan nuevas funcionalidades y capacidades. Si el fabricante de software no ha sido capaz de evolucionar a la vez, aparecen las migraciones y éstas suelen ser muy dolorosas. Por eso nuestro modelo se ajusta perfectamente a la situación inicial y futura de toda empresa, evitando la llegada del día en el que hay que tirarlo todo y empezar de cero”, aclara Zuate.

Y es que la solución cloud de Exact se puede caracterizar por ser un ‘todo-en-uno’ que da igual que sea para dos que para cien empleados. Eso sí, cuanto mayor sea el ecosistema y las empresas que lo usen entre sí, más fuerte los vínculos colaborativos y mayor potencia. Aunque lo básico es que lo tengan la asesoría que le lleva las cuentas, pues así el gestor podrá tener un fácil acceso en remoto y poder operar en las cuentas en tiempo real. “Nosotros no ponemos barreras de entrada ni de salida, ni hay un coste por personalización, dado que no hay como tal al ser un software genérico. Las suscripciones son muy flexibles, a partir de 19 euros mensuales y con tres niveles en cada peldaño, y permiten disponer de toda la información de la empresa online sincronizada con otros usuarios desde cualquier sitio”.

Una oferta escalonada

Exact for Accounting, en español Exact para Contabilidad, es un aplicativo para la automatización de la gestión de una pyme que intenta cubrir todo el ciclo en los procesos de negocio. Este “mini” ERP cubre la contabilidad (facturación e integración bancaria incluida) y un CRM para la gestión de clientes, y puede estar funcionando por un pago mensual de 19 euros en la versión standard para tres usuarios o 29 euros en la advanced para cinco usuarios (ésta además propone escenarios presupuestarios, gestión de divisas, análisis de costes y gestión de activos); permite dar de alta a una empresa (CIF), y añadir tantas otras se quiera asociadas por 7,5 euros cada una. El único requisito para que funciona es tener un ordenador y un navegador web, y a diferencia de otras soluciones del mercado, incluye de manera gratuita el servicio de soporte online 24×7 y en horario comercial a través de un 900. También de manera gratuita son las app móviles para Android e iOS para poder acceder a la cuenta desde cualquier lugar y momento a través de smartphones y tablets.

A partir de esta versión que es la más sencilla y básica, se va construyendo el resto de aplicativos. Exact para Servicios Profesionales, desde 69 euros al mes por usuario, permite a despachos y gestorías registrar y contabilizar sus expedientes por horas de trabajo. Exact para Gestión de Proyectos, 139 y 179 euros al mes según nivel, incluye paneles de control y gestión visual de la planificación drag&drop. Exact para Distribución, 109, 179 y 249 euros al mes, permite la gestión por pedidos, por tipo de montaje, por picking, por ubicaciones… Finalmente, Exact para Fabricación, 189 y 259 euros al mes, es el más completo con gestión de inventarios y de pedidos de producción (multinivel) y registro del tiempo de producción. “La versión premium de estas versiones se liberó en Holanda a finales de 2016, y ya está disponible desde marzo en España tras su localización al castellano y al catalán, y su adaptación a la normativa contable nacional”.

Todas estas versiones tienen su versión trial gratuita duración 30 días, salvo la de Exact para Despachos Profesionales, que es gratuita para siempre. La razón es esta: sólo se cobra una ínfima cantidad por empresa conectada (5 euros al mes) con el fin de que los despachos y gestorías promuevan un ecosistema a su alrededor que les facilite llevarles las cuentas y hagan de prescriptores de la solución de Exact. “El ‘picar’ se va acabar”, comenta Zuate. “Pasamos una factura, y automáticamente hace el asiento contable, vemos si está todo ok y ya está en el sistema. La información tiene valor de verdad si es actual, no vale tenerla a toro pasado. De esta manera la gestoría puede hacer el compliance, avisar de lo que se va a tener que pagar de impuestos, o de asesoramiento, anunciar que te puedes deducir por tal partida haciéndolo en plazo, etc. Si la información no es actual, la asesoría no te puede recomendar qué hacer”.

Las cuentas al día

Ahora hay una nueva oportunidad de negocio para este tipo de programas en la nube con la aplicación del Suministro Inmediato de Información (SII) por parte de la AEAT. Así nos lo cuenta el responsable de Exact: “Es como la visión de la agencia tributaria hace quince años, había que buscarse a alguien que te hiciera la declaración de la renta; luego se sacó el programa ‘padre’ y se mandaba un borrador previo porque la mayoría de la información de cada persona física ya la tenía Hacienda. Con SII va a pasar algo parecido, las facturas se van a registrar en un plazo inferior a los cuatro días, con plantillas preconfiguradas, con lo que la información va a fluir en tiempo muy cercano al real. Hacienda podrá combatir mejor e fraude, y las empresas tendrán mejor flujo de caja y podrán planificar mejor sus inversiones”.

Más del 90% de las empresas españolas emplean un asesor externo de los 63.000 registrados en España para un total de 3,2 millones de empresas, de las que el 55% son autónomos, el 28% tienen una o dos personas, y otro 13% tiene hasta cinco trabajadores. Cuantos más controles pueda establecer, y mejores indicadores manejar, mayor será el control de caja y la rentabilidad que podrá alcanzar las empresas contabilizadas. “Manejar y establecer notificaciones de plazos y alarmas de desviaciones es fundamental, lo más complicado son los flujos y la gestión de plazos, poder aprovechar cada oportunidad”, concluye Ángel Zuate.