Estandarización BI: ¿un simple rumor o un imperativo de negocio?

En la era de la globalización, el mundo de los negocios se ha hecho
intensamente competitivo, por lo que cada vez existe más presión para batir a
los rivales en todos los frentes. Al mismo tiempo, las empresas deben disponer
de la flexibilidad y el conocimiento necesarios para adaptarse al siempre
cambiante entorno comercial.

Por esta razón, los responsables de la toma de decisiones deben saber qué
necesitarán vender o servir mañana, con el fin de mantenerse competitivos. Para
lograrlo, la dirección de cualquier compañía debe tener acceso a datos oportunos
y precisos sobre los que se basarán, ya que hoy por hoy una ?intuición
instintiva? sobre las fuerzas del mercado o el rendimiento interno no es
suficiente, y puede conducir a costosos errores. Por este motivo, la información
se ha convertido en la savia de cualquier organización.

Así, las compañías líderes ven la
inteligencia
de negocio (BI) y los análisis que ésta proporciona como la mejor forma para
conseguir acceder a la información crítica para la toma de decisiones. A pesar
de la gran inversión que generalmente requiere, con frecuencia los ejecutivos
senior dedican horas intentando discernir si los informes que tienen delante son
correctos y consistentes, y muchos afirman no tener fe en dichos análisis, por
lo que continúan sin tomar decisiones basadas en los cimientos que el BI puede
proporcionar.

Necesidad de una perspectiva estratégica

El problema es entonces que la tecnología BI se utiliza todavía más a nivel
táctico que estratégico. Así, muchas compañías emplean más de 25 herramientas
diferentes de inteligencia de negocio para distintos departamentos y
funcionalidades, ya que han sido desplegadas a un nivel intermedio de gestión.

Como resultado, se están formando islas de información con sus propios
conjuntos de datos. Los informes están siendo definidos por términos que tienen
un significado para un aspecto concreto de un departamento, y otro distinto para
otra división. En otras palabras, tradicionalmente los poderes de compra han
llevado a las soluciones BI a suministrar valor de negocio para los mandos
intermedios. Sin embargo, cuanto más alto ascendemos en la organización, más
difícil será conseguir una visión consolidada del rendimiento a partir de la
confusa y fragmentada estructura BI.

Si esto continúa así, el BI se mantendrá como una herramienta táctica, en
lugar de explotar su potencial como una iniciativa estratégica para las
empresas. Diversas organizaciones con visión de futuro están intentando revertir
este enfoque ad hoc, mediante la estandarización de sus inversiones en
tecnología BI. Pero, ¿qué significa actualmente estandarización? Seleccionar un
estándar tecnológico de implementación y un único conjunto de procesos BI en
toda la organización resulta absolutamente esencial para cualquier organización
que desee competir en el actual entorno empresarial y conseguir una reducción en
el coste total de propiedad.

Estandarización, el elemento clave

En este sentido, la estandarización reduce la complejidad del sistema
resolviendo los problemas de un entorno BI multi-aplicación y multi-versión. Al
reunir múltiples silos de datos a través de una infraestructura BI común, la
dirección puede llegar a alcanzar una ?única versión de la verdad? de los datos
de la compañía, lo que permitirá a los ejecutivos senior llevar a cabo análisis
funcionales y sacar el máximo provecho de la información extraída del data
warehouse empresarial. Es entonces cuando el BI va más allá del mero reporting
táctico.

Además, los requisitos de las nuevas regulaciones corporativas, como
Sarbanes
Oxley o Basilea II, exigen transparencia y contabilidad en los procesos de
reporting y de toma de decisiones. Los números se han de basar en hechos, no en
intuiciones o suposiciones, algo que resulta difícil si se intentan consolidar
los resultados de muchos tipos diferentes de informes, por lo que estandarizar
los procesos de reporting BI de una organización resolverá el problema.

Al mismo tiempo, utilizar tecnologías y procesos uniformes beneficia al
equipo TI, al facilitarle el soporte para la formación y el mantenimiento de la
estructura BI, ya que el uso de herramientas diferentes conducen a un entorno
complejo, que requiere más tiempo, dinero y recursos humanos en cada puesta en
marcha y en la formación individual de los usuarios. Sin embargo, al trabajar
con un fabricante único y utilizar procesos uniformes, el departamento TI puede
desplegar fácilmente nuevas capacidades y desarrollar mejores prácticas.

Dado que los beneficios de la estandarización están claros, la cuestión es
saber por qué no la ponen en marcha más compañías. La razón principal es el
desafío cultural al que se enfrenta el equipo TI y la dirección de la empresa,
ya que los distintos departamentos son reticentes a adoptar un nuevo estándar
diferente de sus herramientas habituales, a pesar de que sean conscientes de que
contribuiría al interés general de la compañía. Así, para superar estas
barreras, debe existir una fuerza motora central por encima del equipo de TI,
para convencer a los responsables departamentales del valor de la propuesta.

De forma creciente, las empresas están creando equipos de usuarios de TI y de
negocio para mejorar el valor estratégico y la puesta en marcha de la tecnología
BI. Gartner ha
identificado esta tendencia y ha acuñado el término Centro de Competencia BI
(BICC), que tiene como uno de sus papeles clave facilitar la estandarización y
mantener la tecnología y la información bajo control, estableciendo directrices
generales para toda la organización. Asimismo, el BICC centraliza el despliegue
del BI y ayuda a modificar la cultura de cada departamento, que gestiona BI de
forma independiente, reforzando un estándar único. El control de los mandos
intermedios se reduce y el BI puede finalmente convertirse en una iniciativa
estratégica para toda la empresa.

Si se siguen estos pasos, se llegará a un reconocimiento del BI como una
tecnología de negocio estratégica que soportará la gestión del rendimiento para
toda la organización. Pero, aunque esta tecnología ya existe, la cultura vigente
impide al BI ejercer todo su potencial. Por ello, las organizaciones que adopten
la estandarización se mantendrán competitivas, y contarán con una sólida base
para el éxito. Para los que se resisten a adaptarse, es sólo cuestión de tiempo
hasta que caigan en manos de unos competidores más inteligentes.

Manuel Martín es responsable de preventa BI en
Cognos España