Las empresas sin sistemas automatizados tienen más problemas de rendimiento

Un estudio europeo sobre productividad empresarial llevado a cabo por Lexmark ha revelado deficiencias en los procesos de trabajo de los empleados. El estudio demuestra que las empresas que no usan sistemas automatizados muestran mayores problemas de rendimiento, como menor productividad de los empleados y ciclos de trabajo más lentos.

La encuesta, realizada entre 715 empleados de oficina de 12 países europeos, indaga sobre las fases y el tiempo dedicado a tareas relacionadas con la administración. Uno de los datos más reveladores es que los encuestados realizan en su mayoría las tareas administrativas (como procesamiento de contratos, órdenes de pedidos o introducción de datos en una libreta de direcciones o base de datos) manualmente y en formato papel, en lugar de forma automatizada.

Esta forma de trabajar redunda en la complejidad de las tareas administrativas. Así, el 59% de los empleados considera los procesos administrativos de su empresa demasiado complicados, al incluir varios pasos.

Asimismo, se observa una relación directa entre la complejidad de las tareas de administración y el tiempo invertido en ellas. Un tercio de los encuestados dedica tres horas o más a la semana únicamente a este trabajo. Además, el 70% considera que el tiempo dedicado a ellas se ha incrementado en los últimos cinco años y que las empresas están desperdiciando un tiempo valioso en dichas tareas. A la pregunta “¿cual es el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales?”, el 50% de los empleados respondió que “consumen demasiado tiempo”.

Pero la complejidad y el tiempo no son los únicos problemas asociados a las empresas que operan manualmente. Más allá de la productividad, un cuarto de los encuestados señala que el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales es su propensión a los errores. Casi dos tercios de los trabajadores han experimentado una situación en la que un error cometido realizando tareas administrativas de forma manual le ha costado dinero a la compañía.

Ante esta situación, muchas empresas se plantean revisar su forma de tratar los datos y de abordar las tareas cotidianas. La implementación de software de procesamiento de documentos supondría para las compañías una mejora del acceso a la información de entre un 85 y un 95%.

Para Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica, “muchas compañías están viviendo en una edad digital oscura y no están aprovechando las tecnologías disponibles para mejorar la productividad de sus empleados y los flujos de trabajo en general”. “Para no quedarse atrás, hay que acercarse a los procesos automatizados y optimizados para conseguir mejorar el rendimiento de trabajo y las tareas administrativas del día a día”, afirma Leal.