El arte de la colaboración

Tecnologías- haciendo un uso adecuado

Las conferencias Web requieren un poco de práctica, sobre todo cuando eres el moderador y se espera que regules y guíes a los participantes a lo largo del transcurso de la reunión. Por eso entre los puntos a tener en cuenta es importante saber si los participantes usarán PCs o Macs, ya que algunos sistemas necesitan más tiempo para llevar a cabo la instalación.

Cuando se usan cámaras Web, ¡recuerda que te están viendo! Asegúrate de que la cámara está a la altura de tus ojos y de que tú lenguaje corporal es positivo y atento. Cuando se es anfitrión en una reunión Web hay que tener en cuenta los documentos que se tienen en el escritorio antes de compartirlos con los otros participantes o antes de ajustar los parámetros del sistema de la conferencia para mostrar sólo aquellos documentos que se pueden ver.

¿Una oficina online?

Las oficinas Web son sitios seguros donde las personas con acreditación pueden acceder a los principales archivos de un proyecto y a las herramientas a cualquier hora para impulsar la productividad y facilitar la colaboración. Las herramientas para compartir programas como las hojas de cálculo, bases de datos, informes de gastos personales, tareas de dirección, chat y anuncios, se convierten para los supervisores de proyectos en un elemento centralizador con el que pueden dirigir los grupos de trabajadores desde cualquier lugar con acceso a la Web.El hecho de compartir calendarios, anuncios y paneles de actividades implica que los miembros de un equipo puedan colgar actualizaciones en proceso y delegar las actividades. Las oficinas Web son compatibles con el sistema de emails por lo que son muy útiles para hacer públicas las reuniones Web.

La tecnología que permite realizar este tipo de reuniones es ideal para equipos que se encuentran en diferentes zonas horarias, así como para compañías sin sede fija. Cuando se usa adecuadamente, las oficinas compartidas online pueden ser un instrumento para asegurarse de que cada una de las partes que intervienen en un proyecto está encaminada en la misma dirección.