Software en la nube: el principal reto de las pymes es saber cuál necesitan

El software en la nube debe estar bajo el foco hoy en día. El uso de esta tecnología ha ayudado a que muchas empresas sean capaces de afrontar algunos de los problemas que han surgido a raíz de la pandemia. Mejorando, también, los procesos en la mayoría de los negocios que tienen implementados este tipo de productos, como por ejemplo, un software de almacenamiento o uno de gestión en la nube.

Pero, ¿por qué las empresas eligen un software basado en la nube en lugar de uno local? Los principales motivos suelen ser que, primero, el proveedor del servicio es quién se hace cargo de las copias de seguridad, la instalación, actualizaciones y demás tareas de mantenimiento del software. Además, es sencillo de implementar y configurar, facilita la colaboración entre equipos y con clientes y resulta fácil de acceder al software desde diferentes dispositivos.

Capterra ha recopilado tendencias y opiniones de las organizaciones que ya utilizan software en la nube. Y ha preguntado sobre su proceso de investigación y compra de esta tecnología, conocimientos que pueden ser útiles para saber qué elementos se deben tener en cuenta para seleccionar el software en la nube adecuado.

Para llevar a cabo este estudio, Capterra ha encuestado a 616 personas con poder de toma de decisión en pequeñas y medianas empresas que actualmente utilizan software en la nube. Este grupo está compuesto por propietarios, directivos y managers. La metodología completa de la encuesta se puede leer al final del artículo.

Los factores más importantes para considerar la compra de un producto basado en la nube son:

1. Seguridad: El software en la nube transmite los datos de la empresa por internet y también los almacena ahí. Esta es una de las ventajas principales de esta tecnología, la posibilidad de acceder a esta información desde cualquier dispositivo con conexión a internet, pero también es una de las principales preocupaciones porque está más expuesto a hackers.
2. Es importante saber qué tipo de medidas de seguridad tiene el proveedor del servicio. A su vez también se puede complementar con herramientas para proteger las transmisión de datos como un software VPN o programas de encriptación.
3. Funciones: Las funciones tienen que ser las adecuadas para el ámbito de negocio, tal vez una herramienta es muy completa pero no necesariamente se utilizarán todas sus prestaciones o no tiene exactamente una función específica para un proceso clave.

Una de las ventajas del software en la nube es su escalabilidad, muchos programas ofrecen la posibilidad de aumentar o disminuir las funciones según lo requiera la organización. Esto es muy práctico en caso de que la empresa crezca o cambie de modelo de negocio.

4. Planes de precio: Los planes de precio están relacionados con la escalabilidad. La mayoría de las herramientas en la nube se presentan a distintos precios, de esta forma ofrecen más o menos funciones, aumentando o disminuyendo el número de usuarios, agregando o restando las capacidades de los administradores, por mencionar algunas de las variables.
5. Integraciones: Un aspecto importante es saber que el software en la nube se puede comunicar correctamente con las demás herramientas que utiliza la empresa, ya sean también en la nube o instaladas localmente. Cuando se selecciona un software se debe tener claro si el producto en cuestión tiene la capacidad de intercambiar información con otros programas de manera nativa o si requiere una herramienta intermedia. Existen diversas herramientas de integración, como el software de gestión de API, que facilitan esta comunicación.

El software en la nube es una tecnología que ayuda a mejorar procesos de negocio y su accesibilidad desde cualquier dispositivo permite tener la información actualizada en tiempo real.  Al considerar integrar este tipo de software en una empresa se deben tener en cuenta principalmente los siguientes puntos:

• Identificar en qué proceso se quiere implementar.
• Invertir tiempo en comparación de características y precios, aprovechando los periodos de prueba gratis que ofrecen los desarrolladores.
• Tener en cuenta el nivel de seguridad con el que el proveedor protege los datos de la empresa.
• Conocer la escalabilidad del producto, tanto en funciones como en precio, de esta forma se pueden cubrir diferentes escenarios por los que puede pasar la empresa en un futuro.