DocumentServer, gestión documental para pymes

La tecnología y servicio de DocumentServer facilita almacenar copias electrónicas de todos los documentos necesarios y básicos en la gestión de toda empresa: desde facturas emitidas, facturas recibidas, contratos, tarjetas de visita, órdenes de compra, recortes de prensa a albaranes. “Gracias a este nuevo servicio las pymes españolas van a poder agilizar sus procesos de manipulación de documentos, ahorrando un tiempo muy valioso a sus trabajadores a la vez que potencian la seguridad y perfecta organización de sus informaciones y documentaciones”, comenta Javier Solórzano, director general de Risk Factor.

Con DocumentServer, los documentos son digitalizados en el momento de su recepción. Cada documento es clasificado según el departamento al que pertenece y según el tipo de archivos que se trate. A continuación, la aplicación informática captura los datos relevantes de cada documento. A partir de este momento, los documentos físicos se destinan a un archivo permanente y sólo se utilizan las copias digitales en el quehacer diario de la empresa. De este modo, la documentación original siempre queda disponible para su consulta y a salvo de cualquier problema del sistema, desastres naturales o humanos, protegiendo la seguridad de la información mercantil.

“Una vez digitalizados, cada empresa podrá tranquilamente enviar al archivo permanente los originales y utilizar las copias digitales exclusivamente. También podrá gestionar todos los documentos de producción electrónica sin necesidad de pasar por el papel. Es una nueva forma de trabajar mucho más ágil, y sin costes añadidos del papel” apunta el Sr. Solórzano.

DocumentServer también permite la funcionalidad que si la empresa genera documentos en formato electrónico, éstos pueden ser incorporados a la base de datos documental junto con los documentos de papel, ahorrando el paso intermedio de digitalización. El almacén digital es capaz de gestionar cientos de miles de documentos de forma ágil.

Además, la aplicación también es capaz de adaptarse a usuarios móviles ya que se puede tener acceso remoto vía Internet al almacén digital de documentos. Éste acceso se regula a nivel programa y archivo, por lo que cada usuario sólo tendrá acceso a los documentos de su departamento y a las acciones predefinidas.