Konica Minolta: “A partir de abril empezaremos a lanzar Docshare en el mercado europeo”

La gestión documental digital se encuentra en un momento crucial de su evolución. Las empresas, cada vez más digitalizadas, necesitan soluciones eficientes para organizar, almacenar y compartir sus documentos. En este contexto, las tecnologías más recientes ofrecen un sinfín de posibilidades para optimizar la gestión documental.

La Inteligencia artificial y el machine learning permiten automatizar tareas repetitivas, como la clasificación y la indexación de documentos, e incluso pueden ayudar a extraer información relevante de los mismos. En cambio, la nube ha transformado la forma en que se almacenan y comparten los documentos El Blockchain ofrece trazabilidad y la transparencia que aporta para sectores como el legal o el financiero.

Por otro lado, el Big data permite el análisis de grandes volúmenes de datos que pueden ayudar a las empresas para mejorar la eficiencia, identificar áreas de mejora y tomar decisiones más estratégicas. La usabilidad y la accesibilidad de los sistemas de gestión documental son cada vez más importantes. Las plataformas modernas ofrecen interfaces intuitivas y fáciles de usar, lo que facilita la adopción por parte de los usuarios y su mejora de experiencia.

En definitiva, la gestión documental digital se encuentra en un estado de constante evolución, con nuevas tecnologías que emergen constantemente. Las empresas que se adapten a estas nuevas tendencias estarán mejor posicionadas para aprovechar las ventajas de la digitalización y mejorar su eficiencia y productividad. En este contexto encontramos a Konica Minolta.

Evolución de Docshare en Konica Minolta

Konica Minolta es una empresa multinacional japonesa que se especializa en tecnologías de imagen y servicios de impresión. Fue creada en 2003 a partir de la fusión de dos empresas: Konica Corporation y Minolta Co. La compañía ha desarrollado soluciones avanzadas de impresión y gestión de documentos para empresas de todos los tamaños, así como soluciones específicas para sectores como la atención médica, la educación y la administración pública.

Por su parte, DocShare es un software que ofrece una plataforma integral para la gestión documental y la firma electrónica. El origen de este software tiene como punto de partida Meridian, empresa que comenzó el desarrollo de DocShare el cual Konica Minolta adquirió tras su venta.

DocShare ofrece una solución integral de gestión documental y flujos de trabajo para facilitar la organización, el acceso y la colaboración con documentos de forma segura y eficiente. Álex Hidalgo Arapachi, director de ITS de Konica Minolta, comenta con Silicon la actualidad de ambas compañías.

– Entiendo que la adquisición de Docshare por parte de Konica Minolta se efectúa entre 2017 y 2018.

Correcto. Con la venta de Meridian, compañía que empezó a desarrollar Docshare en 2008, y es verdad que con Konica Minolta entablamos conversaciones desde finales de 2016 o principios del 2017. La alianza comienza ahí.

– Cuéntame cómo ha evolucionado: ¿ha cambiado vuestro enfoque en el mercado o se ha mantenido fiel al origen de la empresa?

Esa es una buena pregunta que no es fácil de responder. Nosotros somos muy de nicho, hacemos las cosas de una manera muy diferente a como lo hacían los demás. Por lo que encajamos muy bien en determinadas tipologías de proyecto. Konica Minolta hacía proyectos diametralmente opuestos, es decir, más orientado a soluciones con facturas de todo tipo, como aprobación de software de facturas, validación de facturas, “matcheo” entre facturas, albaranes y pedidos, ese tipo de soluciones más verticales. Nosotros estamos más enfocados en lo que es la gestión documental más global, la documentación en general dentro de las compañías.

Es verdad que ahora mismo tenemos esa dualidad en la que seguimos haciendo los proyectos tradicionales que mejor sabíamos vender desde Konica Minolta, pero también nos hemos expandido a esos proyectos tradicionales. Y de hecho, la solución que tenemos ahora mismo, que es bastante diferente a la que teníamos en Meridian, porque se ha hecho una inversión bastante grande durante varios años. Ahora mismo seguimos siendo fuertes en lo que lo éramos antes y donde conseguimos el mayor ratio de ventas, pero también somos capaces de poner el foco en esa verticalización del producto en cuanto a facturas, albaranes, etcétera.

Con lo cual, el resumen a tu pregunta sería que en Konica Minolta seguimos más o menos haciendo lo mismo que hemos hecho durante los últimos seis años, pero además con el plus de que vendemos una solución propia y que además también hemos ampliado la visión a proyectos de gestión documental completos.

– ¿Cuál es el peso de Docshare dentro Konica Minolta, ya sea en a nivel mundial o regional?

Ya hemos planteado una hoja de ruta a dos años y la idea es que a partir de abril empezaremos a lanzar Docshare en el mercado europeo. Ya hay varios países que van a empezar a venderlo, con lo cual hemos convertido un proyecto local y conocidos en España.

Docshare siempre ha estado entre los tres o cuatro más conocidos en gestión documental, aunque nuestra cuota de mercado no era grande, sí éramos conocidos. Tampoco es que hubiera demasiada competencia. Y sin embargo ahora mismo, con la expansión europea y el producto como lo tenemos ahora mismo, mucho más potente, diseñado para la web y factorizado completamente, es un producto prácticamente nuevo. Empezaremos a lanzarlo a nivel europeo en abril.

– Bajo tu punto de vista, ¿en qué os diferenciáis de la competencia?

Konica Minolta es partner de proveedores de gestión documental. Y de hecho, en el pasado llegamos a ser el partner número uno de algunos de ellos. Realmente no nos vemos como competencia directa de ellos, sino que en muchos casos es posible que la relación perdure porque nosotros nos queremos centrar en ese nicho que tenemos en el mercado, en esa tipología de proyectos que está menos cubierta o que hay menos competencia. Es ahí donde queremos mantener nuestro foco. Evidentemente, en algunos proyectos podremos coincidir con ellos y seremos competencia, pero realmente si nos centramos en nuestro foco de mercado, y principalmente en la transformación de procesos de empresas, es donde realmente no coincidimos con los gestores documentales tradicionales.

– ¿Qué tipo de ROI pueden esperar los clientes al utilizar Docshare?

La principal ventaja de utilizar Docshare varía según el tipo de proyecto. En el caso de la gestión de facturas, el retorno de la inversión (ROI) se refleja principalmente en el ahorro de tiempo que se produce en la extracción de datos de las facturas, la integración automática con el sistema ERP y los tiempos de aprobación. Este ahorro de tiempo beneficia a múltiples personas involucradas en el proceso y se traduce en un ROI mayor a medida que se manejan más facturas. Aunque los precios no varían exponencialmente según el tamaño del proyecto, el ROI tiende a ser mayor en proyectos más grandes debido a la eficiencia escalable de la implementación.

Además, existe un ahorro significativo relacionado con la colaboración y el acceso a documentos, evitando la pérdida de tiempo en la búsqueda de archivos y gestionando versiones de manera eficiente. Este aspecto se alinea con los proyectos de gestión documental, como los que ofrecíamos en Meridian. También se pueden identificar otros beneficios que no son exclusivamente económicos, como la mejora de la seguridad y la integración de sistemas, que aunque no se reflejen directamente en el ROI, sí contribuyen indirectamente a él.

Tecnologías y funcionalidades Docshare

– ¿Podrías mencionar las funcionalidades más populares de Docshare dentro de la gestión documental y la firma electrónica? Imagino que tienen una variedad de servicios, ¿cuáles son los más demandados y cómo contribuyen estos a mejorar la colaboración en equipo?

Claro, me gustaría ofrecerte una descripción general. En DochShare, de Konica Minolta, tenemos dos objetivos principales. En primer lugar, nos esforzamos por ser el repositorio único de información. ¿Alguna vez has notado cuántos grupos de Teams tienes actualmente y cuántos documentos hay dentro de cada uno? La dispersión de la información es un problema común, y queremos solucionarlo ofreciendo un único lugar para almacenar y compartir documentos. Esto garantiza un acceso controlado y evita la duplicación de archivos en distintos lugares. En segundo lugar, queremos que el conocimiento sobre la gestión de documentos resida en la empresa y no en los trabajadores individuales. Queremos establecer prácticas uniformes independientemente del nivel de experiencia o el rol dentro de la compañía. Estos son nuestros dos principales objetivos.

Para lograr esto, hemos desarrollado Docshare, una herramienta con una interfaz intuitiva y potentes flujos de trabajo. Entre las funcionalidades más demandadas se encuentran los flujos de trabajo y la gestión de expedientes. Además, ofrecemos formularios que permiten extraer información de repositorios externos o generar documentos basados en datos ingresados por el usuario. Por ejemplo, hemos implementado un sistema de solicitud de vacaciones que genera automáticamente un PDF y lo envía al departamento de recursos humanos para su aprobación.

La firma digital también es una característica importante, ya que cada vez más empresas buscan alternativas digitales para sus procesos. En cuanto a seguridad, cumplimos con los estándares de la industria y hemos firmado un acuerdo global con Microsoft para garantizar la protección de los datos. La integración con Office y otras plataformas, así como la edición online y colaborativa, son aspectos clave de nuestra oferta. También ofrecemos control de versiones y auditoría para garantizar la trazabilidad de los documentos.

Firma electrónica y Ciberseguridad

– ¿Qué tipo de documentos se pueden firmar electrónicamente con DocShare y cómo se aseguran de que esas firmas son legalmente válidas?

No es que haya muchas formas o varias, es como lo hacen todas las plataformas. Es decir, nosotros nos basamos en una entidad certificadora. Es la propia plataforma la que realmente realiza la validación del documento. Es como un notario digital. Pero lo verdaderamente importante es cómo verificar la identidad de la persona, es saber que este documento firmado he sido yo y no tú el autor de la firma.

Para ello, primero, se debe recibir la notificación de la firma por email. Al entrar en la plataforma con el link que recibes en el e-mail, es cuando entra en juego ese segundo factor de autenticación a través del móvil en forma de código con el que se termina el proceso. Al final, con este proceso obtenemos una trazabilidad de quién ha firmado y por qué medio es posible vincular o llegar a una persona física siempre. Adicionalmente, todas las firmas generan un Hash, que es un código único de firma, por lo cual si hubiese alteraciones o modificaciones sobre el documento o sobre las firmas en el futuro, ese no coincidiría con el de la firma y entonces se sabría que ha sido alterado. Entonces, si sigue siendo el mismo, no hay problema.

– ¿Cómo garantizáis la seguridad y la protección de datos contra ataques cibernéticos?

Es una pregunta que además tiene muchas vertientes y hay muchos ángulos de ataque. El primero es la ciberseguridad como tal. Es decir, ¿cómo evitar que un software reintegre los datos o relaciones de usuario? Es cierto que cada vez es más difícil porque cada vez generamos más documentación. Cualquier empresa de un tamaño de unos 15 o 20 empleados, genera gigas de información todos los años. Una empresa como Konica Minolta genera teras de información anual. Esa información cada vez tiende a que esté más disponible y se sube cada vez más en la nube. La nube, al final, ya sea privada, híbrida o pública, no deja de ser un punto de acceso público. Es decir, que cualquiera con un Login y un password podría llegar a acceder a ella. Entonces, la superficie de ataque, por lo tanto, se alarga. Nosotros invertimos mucho en la parte de seguridad física, desde el punto de vista de cómo se desarrolla el código en los elementos que pones antes de firewalls, la plataforma en la que alojas la documentación. Y en segundo lugar, el tema de GDPR. Pero aún así, Antonio, ¿por dónde crees que vienen la mayoría de los ataques de seguridad? Permíteme que te pregunte a ti.

– Me imagino que toda la transferencia de documentos vía correo electrónico.

Fíjate que la mayor parte de los ataques, pérdidas de información y de accesos no autorizados a sitios se producen por culpa de los usuarios. O sea, el eslabón más débil de toda la cadena de la ciberseguridad es el usuario. De hecho, una empresa puede gastar millones de euros en software super avanzado en firewalls, pero al final son los usuarios por dónde se generan las brechas de seguridad. Nosotros intentamos formar a los usuarios en ese aspecto, ya no solo cuando implementamos un proyecto de gestión documental, sino también cuando impartimos la formación sobre la herramienta y hablamos de esos temas, sino también porque hacemos cursos de formación dentro de otras áreas de negocio, porque también nos dedicamos a la ciberseguridad. Pero el mayor coladero viene por el usuario.

Retos de Futuro

– Háblame de la estrategia de futuro de DocShare. ¿Podrías identificar los principales retos a los que se enfrenta la compañía en el mercado actual?

Tenemos unos retos, algunos relacionados con problemas tecnológicos y otros más comerciales. En cuanto a los retos que enfrentamos como fabricantes de software en general, y en gestión documental en particular, hemos hablado de que el robo de información produce daños reputacionales.

En cuanto a la gestión del volumen de información; porque no es fácil gestionar gigas y gigas de información; versiones con gente accediendo simultáneamente desde móviles, tabletas, discos duros, entornos web, etc…; es complicado hacer que los sistemas precisen para que podamos. Cada vez hay más software en el mercado que necesitas, más integración. De un año para otro salen plataformas como Salesforce, que hace 10 años no era nada y ahora es el mayor CRM del mundo. Entonces se deben integrar con ellos, mejorar la colaboración y la seguridad entre usuarios, incluso entre personas que ni siquiera pertenecen a la organización, como pueden ser un contable o un abogado, pero que interactúan con nosotros; los ciclos de vida de los documentos y los calendarios de expurgo. Ahí nosotros es donde estamos metiendo el tema de los workflows, el tema de inteligencia artificial, para mejorar todo este ciclo de vida del documento. Y, además, mantener el ritmo del avance tecnológico y luego el cumplimiento de la sobreregulación que tenemos en Europa para todo este tema. Entonces ese sería el reto general o tecnológico.

Por otro lado, nosotros, yo que soy más de disfrutar pequeños éxitos y no irme a grandes o proyectos megalómanos, creo que Konica Minolta nos queremos centrar en dos cosas: la hoja de ruta de desarrollo tecnológico que tenemos que incluir esos factores que te acabo de comentar, más características que tenemos que ir incorporando, que ya tenemos claras y diseñadas para los siguientes dos años, para ir cumpliendo esa hoja de ruta en tiempo. Y luego el lanzamiento a nivel europeo que nos va a dar un posicionamiento muy diferente, y por supuesto, un nivel de ventas mayor también que el que tenemos ahora mismo.

– ¿Cuál es la visión hacia dónde va la gestión documental?

En cuanto a hacia dónde va la gestión documental, si preguntaras a los diferentes fabricantes de software de gestión documental, seguramente no contestaríamos lo mismo, porque cada uno tenemos nuestra propia identidad, nuestra forma de actuar y de pensar. En ese aspecto es verdad que todos tenemos unos rasgos comunes de seguridad en los documentos, de gestión de versiones, pero no en la forma de hacerlo.

Si ves, por ejemplo, a algunos de nuestros competidores, tienen una forma de hacerlo distinta. Ellos tienden a recopilar toda la información que hay distribuida en todos los repositorios y luego intentar organizarla. Y nosotros vamos diametralmente opuesto. Es decir, vamos a centralizar la información y luego compartirla de forma segura, aplicando, además, colaboración a través de flujos de trabajo, inteligencia artificial y capacidades avanzadas en el procesamiento del lenguaje natural. Si preguntas a Konica Minolta, creemos que el futuro está en la gestión de la ingente cantidad de información que generamos todos los usuarios, centralizándola de alguna manera o compartiéndola de forma segura. Al final, la única diferencia es que no habrá documentos prácticamente en papel, con lo cual tendremos que estar integrados con todos los editores de texto y todos los editores de documentación que pueda haber en el mercado.

El poder subir o acceder a un documento fácilmente a nuestro repositorio centralizado es un área de mejora constante muy importante. Y luego algo que quizás sea lo más diferencial hasta ahora en la gestión documental es que lo importante se encuentra en el documento. Es decir, tengo una factura, la apruebo, pagarla y alguien me lo firma. Lo verdaderamente importante en las empresas es la gestión de los procesos. Es ahí donde nosotros proveemos la gestión del proceso basándonos en esa experiencia que nos caracteriza en la gestión documental. Pero la gestión documental ya no es la principal meta, sino es la gestión del proceso.

– El gobierno actual ha sido muy concienzudo con la factura electrónica durante su primera legislatura. ¿Qué papel desempeña Docshare, y por extensión Konica Minolta, en la implementación de este sistema?

En nuestro caso, estamos totalmente involucrados, ya que llevamos a cabo muchos proyectos de facturación. Las empresas necesitan gestionar el papeleo y asegurarse de que las facturas se paguen correctamente. Además, las empresas necesitan anticiparse a lo que pueda ocurrir en dos años, aunque es probable que se otorguen prórrogas, ya que es un tema europeo, no exclusivo de España.

Se está trabajando en un formato único en el que la factura se genera en un formato XML, lo que elimina la necesidad de extraer metadatos o utilizar un formato PDF específico. Esto significa que la información se integra directamente, sin necesidad de intermediarios. Posteriormente, esta información puede convertirse en un PDF con el formato deseado, pero esta es quizás la principal diferencia. A pesar de que la factura física y la extracción de datos son procesos separados, seguimos aportando valor en términos de aprobación, verificación y conciliación de los datos.

Es posible que los totales de los albaranes no coincidan con los de la factura, por lo que es necesario seguir realizando estos procesos de verificación. En resumen, aunque la factura nos llegue a través de un escáner o por correo electrónico en formato XML, seguimos desempeñando un papel fundamental en su gestión. En cuanto a la mención a la otra pregunta, lamentablemente, no tengo información al respecto.

Integración de nuevas tecnologías

– ¿Cómo puede afectar el avance de tecnologías como la inteligencia artificial o la computación cuántica al tema de la firma electrónica? ¿Tienen proyectos en I+D para desarrollar nuevas fórmulas de firma electrónica?

En los próximos años no espero grandes cambios en la tecnología de firma electrónica, ya que hemos experimentado muchos cambios hasta ahora y ahora estamos en una etapa de consolidación de esas nuevas tecnologías. Sin embargo, espero que el blockchain y la identidad digital avancen significativamente. Hay un gran potencial de crecimiento en el área de la identidad digital, donde podríamos tener identidades basadas en blockchain, similar a un DNI global. Esto cambiaría la forma en que firmamos digitalmente, ya que no dependeríamos de métodos tradicionales que podrían ser suplantados, sino que usaríamos nuestra identidad digital basada en blockchain. A medida que otras tecnologías continúen desarrollándose, la firma electrónica se adaptará, pero no preveo cambios drásticos en los próximos años.

– ¿Y cómo afecta la inteligencia artificial a vuestro modelo de negocio?

En el ámbito de la inteligencia artificial, quizás el límite reside en la imaginación. La tecnología hoy en día consiste en combinar tecnologías existentes para crear una mejor. Entonces, ya tenemos capacidad de gestión documental de muy alto nivel. Por ejemplo, ahora estamos utilizando inteligencia artificial para resumir documentos, para extraer los dos puntos más importantes del documento, las palabras clave del documento. Estamos generando un modelo para poder chatear con el documento. Así que, imagínate que tienes un documento que es un concurso público. Entonces, puedes preguntarle al documento: “¿Qué se necesita para presentar este concurso? ¿Cuáles son los plazos de entrega? ¿Qué productos están solicitando?”

Con Excel, por ejemplo, estamos siendo capaces de consultar miles de líneas con todas las ventas por producto de un país durante un año. Puedes hacer preguntas como cuál es la línea más rentable, cuál es el producto con más margen, el producto que genera más pérdidas. Entonces, nuestro sistema de inteligencia artificial te va a contestar, pero hay margen de mejora.

Por otro lado, en las facturas o en los documentos no estructurados, porque los documentos estructurados son fáciles de extraer información, ya que siempre está en el mismo lugar o alrededor de las mismas palabras, con lo cual es relativamente fácil extraerla. Pero imagínate un proyecto que estamos llevando a cabo ahora mismo para notarías, notas simples. Sabes que hay infinidad de formatos, hay miles o decenas de miles de formatos dependiendo del emisor. Ya más o menos, más simple, no tiene una información siempre igual, sino que depende también de la propiedad y depende de los propietarios. Entonces, estamos aplicando algoritmos en la gestión documental para extraer la información de una forma más estructurada, porque ya hay que entender lo que pone en el documento para poder extraerlo. Ahí hay un gran margen de mejora en la gestión documental.

– En el tema de la firma electrónica, así como en la creación de un perfil de identidad digital, y el blockchain, ¿han tenido en cuenta un escenario donde la computación cuántica sirva para el tema de la firma electrónica o la gestión documental?

Creo que no hay una relación causa-efecto directa entre la computación cuántica y mejoras en la firma digital. Es verdad que el principal objetivo de la computación cuántica es la velocidad de procesamiento, ya que en lugar de tener dos estados finales, tienes tres, lo que te da una capacidad brutal de procesamiento. La computación cuántica nos dará capacidades de procesamiento hasta ahora inimaginables, y con esas capacidades podemos hacer que las tecnologías existentes sean mejores, más rápidas o puedan asumir más volumen. Sin embargo, no creo que haya una mejora directa de la firma electrónica debido a la computación cuántica, más allá de una mayor capacidad de procesamiento, al menos a largo plazo.

– ¿Puedes indicar nuevas tendencias en el mercado de la gestión documental o de la firma electrónica?

En cuanto a la gestión documental, la tendencia es más hacia los procesos que hacia los documentos en sí. El documento sigue siendo importante, pero lo es más el proceso, sobre todo la coexistencia en todas las diferentes áreas en las que los usuarios tenemos activos. Por ejemplo, el documento es una herramienta estupenda, pero también ha complicado mucho la vida en términos de seguridad, ya que el usuario ahora tiene mucha libertad para compartir más cosas sin tener una seguridad directamente accesible. Puedes dar seguridad a un documento digital, pero ¿realmente decides tú quién puede verlo o no? En este sentido, creo que el futuro a corto plazo va por ahí. Tenemos que aprender a convivir con estas nuevas tecnologías y encontrar maneras de gestionar y resolver los problemas que generan. Las nuevas tecnologías resuelven algunos problemas, pero también generan otros, y eso es en lo que estamos trabajando actualmente los que nos dedicamos a la gestión documental.