Digitalizar para ahorrar: factura electrónica
En los años ochenta los más optimistas apuntaban a un futuro sin papel. Aunque los pronósticos no se han cumplido, las empresas tienen como objetivo reducir su consumo a pesar de que el papel está presente en la mayor parte de nuestras actividades; trabajo, comunicación, educación…etc
La sociedad es consciente de la necesidad de alcanzar un desarrollo económico conservando, al mismo tiempo, los recursos naturales de los que disponemos. La solución pasa por una digitalización de contenidos que permita un ahorro de costes y una mayor productividad y rentabilidad empresarial.
Además de por las razones obvias del impacto medio ambiental asociados a la masiva producción de papel, la mayor eficiencia que supone trabajar con menos cantidad de papel, o la reducción de costes que según la propia Unión Europea puede alcanzar hasta 18.000 euros al año a algunas empresas, se ha fomentado que administraciones públicas, empresas u organizaciones ecologistas hayan implantado estas iniciativas.
Un ejemplo claro de ello es la factura electrónica. El primer paso lo dieron las grandes empresas donde facturar electrónicamente era un requisito indispensable para aquellos proveedores que quería trabajar con ellas.
Paulatinamente, pequeñas y medianas empresas también lo han ido adquiriendo gracias a su efecto viral- la buena experiencia ha sido trasladada a clientes y proveedores- y ya disfrutan de las ventajas en términos de ahorro y una mayor eficiencia de procesos.
Razones para facturar electrónicamente
Facturar “al uso” indirectamente trae como consecuencia enormes desventajas. Entre ellas la obligación de disponer de un espacio de almacenamiento para archivar facturas, o la necesidad de disponer de un número de empleados que podrían dedicarse a otras tareas más productivas, en lugar hacer llegar tus facturas al buzón. Estos inconvenientes son realmente importantes para una empresa donde el consumo de papel depende de los procesos de gestión interna y las relaciones con sus clientes.
Frente a esto, la factura electrónica permite reducir gastos relacionado con la impresión –tinta o papel- , y ahorro de tiempo; no hay que esperar hasta que se impriman las hojas y las búsquedas de información son mucho más efectivas, más fáciles y rápidas al tener toda la información comercial al alcance.
Más control, mayor seguridad
La posibilidad de tener toda la información disponible al alcance, y por ende, poseer un mayor control sobre ella, otorga un valor de seguridad añadido a la factura digital.
A través de los sistemas basados en servidores, se permite el acceso sólo a aquellas personas que estén autorizadas, siendo la efactura mucho más segura que la de formato papel asegurando la máxima confidencialidad y seguridad en la documentación que se maneja de principio a fin.
La factura electrónica supone una solución de gestión documental acorde a las necesidades en el mercado y su evolución, donde no sólo se ganara en seguridad sino, en agilidad y competitividad.
