Desafíos en la implementación de la factura electrónica en España

La factura electrónica ha traído consigo una revolución en la gestión administrativa y financiera, proporcionando una mayor eficiencia y rapidez en las transacciones comerciales. En el contexto español este avance tecnológico se ha impulsado con el propósito principal de mejorar el control de los pagos de las facturas y combatir la morosidad.

Sin embargo la implementación de la factura electrónica y el sistema Verifactu, diseñado para garantizar la seguridad de la información y su entrega fiable a la administración tributaria, está planteando desafíos considerables para los desarrolladores de software. Uno de los principales retos, tanto técnico como regulatorio, en la implementación de la factura electrónica en España es la interoperabilidad entre diversos sistemas y plataformas. Este desafío se ve agravado por la ausencia de estándares comunes, lo que genera la necesidad de establecer coherencia entre la factura electrónica promovida por el Ministerio de Economía y Competitividad y el sistema Verifactu desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT).

En un principio, se había sugerido el uso del estándar “Facturae”, pero en vista de las futuras iniciativas de las instituciones europeas, se está evaluando la posibilidad de adoptar la sintaxis UBL. Este lenguaje universal se está implementando en la Unión Europea y permite la descripción estructurada de la información presente en una factura electrónica, lo que lo alinea mejor con las perspectivas futuras.

Interoperabilidad, el principal desafío

Para lograr una solución única e interoperable, resulta esencial trabajar hacia una armonización que permita a los clientes y a las empresas de software adaptarse a los cambios de forma más sencilla. Esta solución debe ser aplicable tanto al proceso de facturación de pequeños negocios, que son el foco principal de supervisión a través de Verifactu, como al de las grandes empresas que ya utilizan el Sistema de Información Inmediata (SII) desde su implementación en 2017.

Además del desafío de la interoperabilidad es fundamental abordar los temas relacionados con la privacidad y la seguridad. La Ley Antifraude establece responsabilidades para las empresas desarrolladoras de software, con un enfoque en garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos registrados.

Responsabilidad de las empresas de software

Ante este problema la AEAT ofrece dos alternativas a las empresas proveedoras de software de facturación. La primera opción es el sistema Verifactu (“Sistemas de emisión de facturas verificables”), que permite el envío continuado y seguro de los registros de facturación a la Administración tributaria. Esto garantiza que los registros se envíen de forma correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente. Si un agente externo accediera al software y eliminara información, la AEAT ya tendría acceso previo a los registros de facturación, lo que minimiza el impacto.

Sin embargo existe la posibilidad de que el contribuyente elija no enviar las facturas de forma automática. En este caso, el software debe ser capaz de realizar la firma electrónica de los registros y enviar las facturas cuando la AEAT lo requiera. Esto significa que la seguridad, el control y la firma electrónica de las facturas deben ser garantizados por los sistemas informáticos. Esta segunda opción puede plantear más desafíos a las empresas desarrolladoras de software en términos de costos y responsabilidad, ya que, si un contribuyente opta por la vía de “no conexión”, la seguridad podría verse comprometida y permitir el acceso relativamente sencillo de agentes externos para modificar la información.

Además esta segunda alternativa resulta en un aumento de los tiempos en los procesos de facturación, ya que se deben considerar los procedimientos de firma digital de cada uno de los registros, lo que podría impactar negativamente en el funcionamiento de los negocios.

Retos tecnológicos y garantías

Aunque la tecnología puede brindar ayuda, todas las medidas implementadas en un sistema donde el cliente no envía las facturas automáticamente a la AEAT tienen su complejidad y no se puede garantizar al 100 % la inalterabilidad de los datos. Lo que las empresas tecnológicas pueden asegurar es la implementación de los requisitos técnicos definidos en el proyecto para cumplir con la ley.