OpenText: “Si los departamentos de RR.HH. no se digitalizan, sus empresas no podrán ser competitivas”

El fabricante de software OpenText, especializado en la gestión de la información que manejan las organizaciones, cuenta entre su portfolio de productos con diversas extensiones diseñadas para aportar más funcionalidades a soluciones de terceras empresas como SAP, Oracle, Microsoft o Salesforce, todo ello de forma transparente para los usuarios que estén usándolas. En esta ocasión hemos charlado con Daniel Koschemann, Program Manager SAP Ecosystems EMEA en OpenText Software, para que nos hable en detalle de OpenText xECM para SAP SuccessFactors y su integración con la popular plataforma de Recursos Humanos de SAP. A continuación, la entrevista con Koschemann:

– OpenText está apostando por las soluciones para la gestión de Recursos Humanos, ¿en qué estado se encuentra este área y qué importancia tiene en la estrategia global de la compañía?

Nuestra solución para Recursos Humanos es relativamente nueva. Comenzamos con ella hace unos dos años y estamos viendo una demanda muy alta por parte de los clientes, especialmente a la hora de gestionar todos los documentos relacionados con Recursos Humanos. Se trata de una solución cloud que soporta las soluciones de SAP, muy extendidas a nivel mundial, por lo que xECM for SAP es cada vez más importante para nosotros. Además, está muy alineada con la estrategia de las dos compañías, OpenText y SAP.

– A grandes rasgos, ¿en qué consiste OpenText xECM para SAP SuccessFactors?

Esta plataforma consta principalmente de tres funcionalidades: Gestión documental, Generación de documentos y Gestión de registros. Todas están completamente integradas entre sí y con la solución SAP SuccessFactors, tanto en su versión cloud como en la modalidad tradicional on-premise. Con todo ello se puede crear un repositorio centralizado con los ficheros relacionados a cada uno de los empleados de la compañía, que está accesible tanto por los responsables de Recursos Humanos como por el propio empleado. A través de la Generación de documentos es posible automatizar todo lo relacionado con su correspondencia, pudiendo enviar mensajes personalizados a cada trabajador, por ejemplo. Esta capacidad de personalización facilita mucho la tarea a los responsables, algo que es posible usando metadatos propios de SuccessFactors, de tal forma que se facilita enormemente las tareas de comunicación con cada usuario.

Como consecuencia de ello, las empresas pueden ahorrar mucho tiempo en esta gestión ya que se evitan procesos que antes eran totalmente manuales en los departamentos de RR.HH. Incluso cada empleado tiene acceso a un Self-Service donde puede subir directamente documentos y ficheros que la empresa le requiera o necesite.

La tercera funcionalidad, Gestión de registros, también es muy importante: permite definir los ciclos de vida de los documentos, cuánto tiempo necesitan mantenerse almacenados, ser borrados una vez que ya no se necesitan o bien porque se cumple el periodo legal de retención… Y todo ello de forma individualizada, incluyendo la posibilidad de adaptarse a la regulación de cada país, como es el caso de la GDPR europea.

– Trabajan conjuntamente con soluciones de SAP. ¿Cuál es la relación que mantienen con el principal fabricante europeo de software?

La colaboración entre OpenText y SAP viene de largo. Ambas compañías llevan trabajando conjuntamente durante los últimos 25 años y más concretamente con extensiones de sus soluciones durante la última década. Esto significa que somos el principal partner para SAP a la hora de extender la funcionalidad de su software a la parte de Gestión de Contenidos Empresariales, área en la que OpenText siempre se ha especializado. En la actualidad disponemos de unas 15 extensiones para las soluciones de SAP.

Lo que hace que esta alianza sea muy especial es que trabajamos codo con codo con ellos y hacemos coincidir nuestras hojas de ruta para que los desarrollos de software estén alineados y llevar así las novedades al mercado al mismo tiempo. Se trata de una relación muy cercana.

– Ha comentado que mantienen el desarrollo para las dos modalidades: cloud y on-premise. ¿Qué importancia tiene cada una en la estrategia de OpenText?

Sin lugar a dudas, la versión cloud es la más importante para nosotros. Es el futuro y una vía más para que las empresas que trabajan con SAP SuccessFactors se muevan a la nube. Ofrece más capacidades y más oportunidades. Y en términos de funcionalidad tiene un potencial enorme, como es el caso de la arquitectura multi-tenancy, un aprovisionamiento más rápido de los servicios… algo de lo que adolece la modalidad on-premise.

– ¿Cuál es el feedback que suelen obtener de los usuarios que trabajan con OpenText xECM para SAP SuccessFactors?

En general es positivo porque los clientes que compran la solución de SAP también pueden contar con las funcionalidades de nuestro software, construido sobre la base de SuccessFactors, por lo que para los usuarios es algo transparente. No ven que estén trabajando con dos herramientas distintas, sino que su percepción es la de tener un único interfaz para todo, algo que mejora la experiencia del usuario considerablemente.

– ¿Qué me puede comentar sobre los avances logrados gracias a la implementación de algoritmos de Inteligencia Artificial en la solución OpenText xECM para SAP SuccessFactors?

Desde el punto de vista técnico se han conseguido importantes logros. Es el caso del uso de Machine Learning a la hora de escanear documentos, donde el sistema es capaz de reconocer y entender el tipo de documento concreto para almacenarlo automáticamente en el lugar adecuado. Cuando un empleado escanea el parte médico de baja por enfermedad, por ejemplo, nuestra aplicación la detectará, la enviará a la carpeta de ese usuario y generará las alertas previamente definidas, de tal forma que el empleado ya no tendrá que preocuparse de nada más. De forma adicional se generan una serie de metadatos para realizar un seguimiento exhaustivo del proceso, algo que ayuda al responsable de Recursos Humanos a saber cuándo se ha escaneado ese parte de baja y llevar a cabo el procedimiento pertinente para ese tipo de situaciones.

– Más allá de la Inteligencia Artificial pero sin dejar de lado la innovación, ¿que funcionalidad destacaría de todas las que proporciona la solución para Recursos Humanos de OpenText?

Me quedaría sin duda con las capacidades Multi-Tenancy que hemos desarrollado. Gracias a esta arquitectura, podemos desarrollar desde la misma aplicación distintos servicios y soluciones para cada grupo de usuarios concreto, pero de forma sencilla, segura y sin necesidad de duplicar instancias de dicha aplicación.

– Para finalizar, ¿qué beneficios pueden obtener sus clientes con el uso de esta solución?

Todas las empresas buscan el crecimiento de su negocio y es algo que también impacta en los departamentos de Recursos Humanos a la hora de adaptarse a los cambios que se producen, tanto a nivel de transformación digital como de compromiso de los empleados. Si las organizaciones no se digitalizan, no podrán ser competitivas. Lo mismo ocurre con las personas que trabajan en ellas, que necesitan las herramientas adecuadas para mejorar su rendimiento y competitividad. Eso es precisamente lo que intentamos trasladar a nuestros clientes a través de las soluciones de OpenText. Les proporcionamos las herramientas para ser competitivos y retener talento, pero además asegurar que cumplen con las cada vez más estrictas regulaciones, como es el caso de la GDPR. Por último, otro beneficio importante es que minimizan el uso de múltiples aplicaciones para el trabajo diario ya que, como decía anteriormente, nuestra plataforma es transparente para los usuarios al proporcionar un interfaz unificado con soluciones de terceros, en este caso de SAP.