¿Debería tu empresa tener correo electrónico en la nube?

Todos tenemos algún tipo de cuenta de correo electrónico alojada, ya sea Gmail, Yahoo!, el correo de tu ISP o todo lo anterior. Mucha gente confía en estos sistemas de correo electrónico para gestionar sus comunicaciones personales del día a día.

Y las empresas lo saben. Es una práctica habitual en muchas compañías mantienen una lista de direcciones de correo externas, o Webmail, de los empleados, para que cuando, inevitablemente, el sistema de email de la compañía se caiga, los empleados puedan seguir en contacto.

Sin embargo, muchas empresas están empezando ahora a preguntarse si de verdad necesitan ese sistema de correo electrónico interno. Si los sistemas de correo electrónico alojados son buenos para todo el mundo, ¿por qué no van a serlo para las empresas?

Por supuesto, el peso pesado en este entorno es Google, que ha adaptado su Gmail y su oferta Google Apps a las empresas de cualquier tamaño. De hecho, es muy común ver ahora en las aplicaciones empresariales la nueva función para la integración con Gmail y Google Apps.

Pero Google no es el único. Pequeños proveedores, como Zoho, ofrecen alojamiento o colaboración basada en cloud computing para el correo electrónico adaptada a la empresa, e incluso los grandes han entrado en el juego, como Microsoft, que ofrece una versión alojada de Exchange (Exchange Online), e IBM, que acaba de lanzar una versión SAAS (software como servicio) de Lotus Notes.

Los beneficios de este tipo de productos son obvios. No hay infraestructura de servidor interna cara y acaparadora de recursos que mantener, y las licencias por usuario son por lo general más baratas que las de los sistemas clientes internos (aunque no siempre).

También existen desventajas. La integración con los sistemas internos puede dificultarse o hacerse incluso imposible con muchos sistemas de colaboración basados en cloud. Incluso aunque se consiga, es necesario que el sistema interno se abra a Internet, algo que no es plato de buen gusto, especialmente con aplicaciones y datos críticos.

Además, estos sistemas pueden caerse tanto como los sistemas internos (como cualquiera que haya experimentado los últimos fallos con Gmail sabrá). Y cuando se caen, no hay empleado técnico interno al que recurrir.