Cómo usar las notas de voz de Whatsapp para tu negocio

Al principio parecía un poco una locura, una de esas funciones que solo utilizaban usuarios muy determinados: las notas de voz de Whatsapp nos hacían sentirnos algo raros, como cuando dejamos un mensaje en un contestador automático. No obstante, poco a poco esas reticencias iniciales han ido desapareciendo ante la gran ventaja de una nota de voz frente a un mensaje escrito: es mucho más rápido y fácil al no tener que teclear.

Pero ¿usar esas notas de voz en tu empresa? El uso de Whatsapp en entornos profesionales es algo controvertido, ya que es muy fácil traspasar la barrera de lo personal y que esos mensajes sean recibidos como una intrusión. No obstante, teniendo en cuenta algunos detalles y haciéndolo todo con cuidado, es posible dar el paso de usar las notas de voz en un negocio. Estos son los escenarios en los que es buena idea:

1. Para unir un equipo remoto. Si tus empleados están repartidos por todo el mundo, uno de los mayores retos de tu empresa será crear esa cultura de equipo, superar la distancia social que se agranda cuando hay distancia física por el medio. Además de las típicas actividades de team building, de intentar juntar al equipo de vez en cuando, y de potenciar herramientas tipo Skype o Slack, las notas de voz de Whatsapp pueden ser también útiles.

Escuchar la voz de la persona con la que te estás comunicando permite acceder a muchos más matices que solo leyendo un mensaje: es más fácil sentir, poco a poco, que conocemos a la persona que está al otro lado, por lo que esa distancia social va disminuyendo. Eso sí, las reglas sobre cuándo y cómo usar Whatsapp (ya sean notas de voz o no) para comunicarse con otros miembros del equipo, así como las expectativas de respuesta más o menos inmediata deben estar muy claras. Elabora primero un plan con las situaciones en las que se prefiere Whatsapp y, después, anima a tus empleados a usar las notas de voz. Verás cómo poco a poco el equipo va estando más unidos.

2. Para continuar el networking. Aquí es importante la palabra continuar: las notas de voz de Whatsapp (la app en general) deben usarse solo cuando la relación ya está iniciada. Si, por ejemplo, conoces a un potencial cliente/inversor/mentor en algún evento, charláis y hay algo que queda pendiente (puede ser una simple duda que comentáis durante la conversación), es buena idea investigar el tema y enviar una nota de voz breve con la respuesta.

Mostrarás así que te acuerdas de la persona en particular y de lo que hablasteis, lo que siempre crea muy buena sensación. Ten en cuenta también que no todo el mundo agradecerá ser contactado por Whatsapp, por lo que es importante leer antes las señales: si fue una conversación de tintes más informales o no, si dijo en algún momento que solo quería emails, etc.

3. Para comunicar ideas en el momento en el que las tienes. La inspiración llega en los lugares más insospechados y no siempre tenemos algo con lo que escribir a mano. Es más, no siempre estamos en una situación en la que sentarnos a desarrollar esa idea. Muchas veces solo queremos compartirla con un miembro de nuestro equipo, iniciar una conversación a través de la que se desarrollará.

¿El problema? Hay horas del día a las que no está bien llamar por teléfono a un empleado. Una nota de voz por Whatsapp ofrece varias ventajas: no requiere respuesta inmediata (de nuevo, dejad esto claro en las normas de comunicación interna) y permite ir desarrollando la idea mientras se habla. A no ser necesario elaborar un discurso más planeado como el de un email, es más rápido y eficaz.