Cómo elegir la impresora adecuada según las necesidades de su negocio

El concepto de la “oficina sin papel” se lleva oyendo hace ya muchos años y, sin embargo, no parece que, de momento, vaya a convertirse en una realidad para muchas empresas. Nos guste o no, existe aún una gran necesidad de imprimir documentos y obtener copias en papel de la información que se maneja en una oficina.

En cambio, sí que están surgiendo nuevos problemas tecnológicos que obligan a los responsables de IT a considerar seriamente qué solución de impresión conviene más a su organización y al flujo de trabajo y los procesos de negocio que le son propios. En este documento se destacan algunos de estos problemas de reciente aparición y cómo pueden afectar a la decisión de adquirir un equipo u otro. Se ofrecen también algunas claves para que los responsables de TI evalúen sus carencias de infraestructura.

Entender los flujos de trabajo

Cada negocio es diferente y tiene prioridades, flujos de trabajo y procesos distintos. También se enfrentan a variadas exigencias de impresión, por lo que es necesario entender cuáles son las necesidades de impresión y escaneo de un centro de trabajo en concreto para decidir adecuadamente cuál es el equipo que debe comprarse. Por ejemplo, ¿es cierto que la empresa imprime gran cantidad de documentos? ¿Está la impresora integrada en la red de comunicación de la oficina? ¿Se necesita imprimir en color? ¿Cómo puede ayudar un sistema de impresión concreto a controlar los costes?

Se puede tomar como ejemplo una pyme. Parece que todo el mundo asume que éstas, por ser pequeñas, necesitan imprimir menos que las empresas grandes. De manera ocasional necesitan escanear algo o enviar por fax una carta, en cuyo caso una pequeña impresora multifunción es la mejor opción porque es relativamente económica a la vez que versátil. Ofrece, a su vez, tanto funciones estandarizadas como opciones de configuración e integración.

Pero algunos de estos dispositivos no han sido diseñados para manejar grandes colas de impresión, por lo que es posible que para oficinas más grandes, sean más convenientes impresoras multifunción más robustas que puedan cubrir demandas de impresión mayores. Aunque las multifunción de mayor tamaño cuestan más en un principio, a la larga, resultan mucho más baratas, ya que ahorran en el coste por página con respecto a las máquinas más pequeñas.

Las organizaciones más grandes tienen también una tendencia histórica a necesitar impresoras más grandes, más robustas y con múltiples bandejas para el papel que impide que la máquina se quede continuamente sin papel.

Si no se necesitan impresiones en color, es mejor adquirir un modelo monocromo, pero si la empresa imprime constantemente gráficos e imágenes para las presentaciones o el material de promoción, será necesario pensar en una impresora de más memoria para estos documentos “enriquecidos”. Además, un dispositivo de más memoria permitirá a la empresa generar con facilidad gráficos y grandes documentos.

También en estos casos, resulta conveniente adquirir una impresora que pueda imprimir en color y reservarla para ello. De esta forma, la empresa podrá imprimir los documentos que necesiten color de alta calidad y utilizar las monocromo para el resto de documentos.

Otro de los elementos que deben tenerse en cuenta es la facilidad con la que la impresora puede integrarse en la infraestructura de la compañía, en especial, si debe conectarse a la LAN general. ¿Es capaz de gestionar colas de impresión que provengan de centenares o incluso de miles de ordenadores?

El responsable de IT debe elegir un dispositivo que se adapte a la solución que haya elegido la compañía para gestionar sus documentos, y que cumpla con las políticas que ya están implantadas. Samsung es un ejemplo de fabricante capaz de ofrecer toda una gama de soluciones de impresión para la empresa moderna. Pero lo que importa al final es que, se elija la marca que se elija, las soluciones deben ser flexibles y adaptables a los cambios, y deben ser capaces de enfrentarse a factores como el aumento de dispositivos portátiles o la informática en nube.