Cómo elegir la impresora adecuada según las necesidades de su negocio

Necesidades departamentales

Del mismo modo que cada negocio tiene necesidades diferentes, los departamentos dentro de las empresas difieren en sus exigencias. El departamento de marketing, por ejemplo, del que sale el material de promoción más flamante, suele tener unas necesidades de impresión distintas a las del departamento de ventas.

Los de recursos humanos o los financieros, sin embargo, producen material confidencial (evaluaciones del personal, informes financieros, etc.) y a menudo requieren de su propia maquinaria, o al menos, de una manera segura de imprimir.

Así que a la vez que los responsables de IT necesitan entender el flujo de trabajo de la organización y las necesidades de la gestión documental, tienen también que tener en cuenta las distintas necesidades de los departamentos, y actuar en consecuencia.

Consideraciones relativas a la seguridad

El número de amenazas a la seguridad de los sistemas informáticos es cada vez mayor, y las empresas se enfrentan a un gran número de penalizaciones si desvelan información considerada confidencial. Por este motivo, la seguridad se ha convertido en una preocupación importante no sólo para la empresa, sino también para sus responsables tecnológicos.

Tradicionalmente, se ha trabajado en la prevención de intrusos, cortafuegos, anti virus, etc., pero cada vez más, se reconoce también que la seguridad es parte importante en la gestión e impresión de documentos. No hay que olvidar que los periféricos digitales son una puerta de entrada para la red de la empresa.

Y todas las impresoras llevan ahora incluidas alguna forma de disco duro que almacena la información. Pero, ¿qué ocurre con esta información si la impresora se lleva a reparar o si se tira una vez ha concluido su ciclo de vida?

Otra de las grandes preocupaciones con respecto a la seguridad es cuando los documentos confidenciales se imprimen y después nadie viene a recogerlos de la bandeja. Por tanto, las organizaciones que trabajen con información confidencial, y lo cierto es que la mayoría de ellas lo hacen, deberían utilizar un sistema de control de seguridad.

Todos estos riesgos son los que han provocado un uso cada vez mayor de tarjetas inteligentes, sistemas biométricos, seguimiento de la impresión y cifrado interno en los sistemas de impresión moderno.

Facturación inteligente y servicios

El director de IT tiene también que tener en cuenta el flujo de trabajo de su negocio, si no quiere que el departamento se vea aquejado de un sistema de impresión de baja funcionalidad.

Quedarse sin tóner o sin papel puede tener un impacto muy negativo en el flujo de trabajo de la organización, del mismo modo que lo tiene una máquina que de forma inesperada necesita mantenimiento o servicio.

Aquí es donde un servicio de impresión bien gestionado cobra sentido. Normalmente, es el vendedor de impresoras o distribuidor el que ofrece al cliente acceso a un centro de soporte telefónico, servicios in situ e incluso la entrega de consumibles y los servicios de recogida de tóner para su reutilización. Este último aspecto se ha convertido en algo muy importante, ya que cada vez más las empresas incluyen en sus objetivos el respeto al medio ambiente.

Software de impresión

A menudo uno de los grandes quebraderos de cabeza de los responsables de IT es asegurarse de que se han instalado correctamente los controladores apropiados en los equipos.

Muchas empresas tienen impresoras diferentes, de diversas marcas, y no suele ser raro ver en una misma empresa gran variedad de equipos. En estos casos los controladores universales ahorran tanto tiempo como dinero a los responsables de IT. Samsung, por ejemplo, ofrece un driver de impresoras universal que no solo sirve para imprimir en todos los dispositivos Samsung, sino que puede también ser utilizado con equipos de impresión de otro vendedor.

Nube y movilidad

Las empresas y los directores de IT necesitan pensar en la visión de futuro de la compañía y en el papel que la gestión de impresión puede desempeñar en ella. Por ejemplo, ¿se está la empresa enfrentando al reto que supone la generalización de los sistemas de informática en la nube y la utilización cada vez mayor de dispositivos móviles en el trabajo?

La llegada de esta nube y de la movilidad ha permitido que muchos trabajadores salgan de la oficina. Por ejemplo, ¿qué pasa con el vendedor que recibe una presentación de producto importante por su correo electrónico mientras está fuera de la oficina? El hecho de que esta persona puede elegir la opción de imprimir desde su teléfono o portátil, y después se encuentre que al llegar a la oficina estos documentos están ya esperándole en la bandeja de la impresora es un ejemplo de cómo la nube y la informática móvil se están integrando en el flujo de trabajo y de cómo la oficina debe estar preparada para asumir estos cambios.

Otro reto importante es el incremento en el uso de documentos que sólo están almacenados en la Web. A menudo estos no pueden imprimirse fácilmente.

Samsung cuenta con una solución que permite reunir contenidos de diferentes páginas Web para después imprimirlo en un solo documento. Este software (Samsung AnyWeb Print) permite que el usuario capture la información que necesita en un pantallazo, lo que hace que se reduzca el número de impresiones, así como el tiempo y la energía necesarias.

Conclusión

En este documento, se ha hecho un recorrido somero por algunos de los aspectos fundamentales que el director de IT debe considerar en el contexto del flujo de trabajo de su organización. También se han abordado algunos de los nuevos problemas que deben hacerse frente cuando se quiere implantar una estrategia de gestión de impresión y documentación.

Estos problemas serán tratados en mayor profundidad en próximos informes.

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