Problemas concretos que hay que considerar
El aumento de la movilidad y de la informática en la nube ha propiciado la migración de buena parte de los procesos de negocio al ciberespacio. Siempre que es posible, se prefiere manejar la información de forma electrónica. Sin embargo, todas estas operaciones aún necesitan máquinas capaces de integrar el papel (escáneres) en el flujo de trabajo, así como generar papel (impresoras) dónde y cuándo sea necesario.
No sólo se necesita pensar en cuál es el mejor equipo para la impresión y el escaneo en la empresa. Es necesario también pensar en algunos problemas tecnológicos que antes o después aparecen en las organizaciones.
Necesidades de los sectores verticales
Como se mencionó al principio, cada empresa tiene sus propias necesidades, pero esas necesidades suelen responder a un patrón que se alinea dependiendo del sector empresarial. Lo que necesita una institución educativa, por ejemplo, varía con respecto a las organizaciones de servicios financieros.
A continuación se analizan algunas de las necesidades individuales de distintos sectores industriales:
- Educativo: El tipo de impresiones que se necesita es variado, por lo que lo más conveniente es contar con una máquina flexible diseñada tanto para las presentaciones en color como para el material moncromo de lectura. Sin embargo, el presupuesto que se maneja en los sectores es restringido. Por eso la solución debe ser versátil y con una función de impresión tipo “pull”. Esto permite al usuario imprimir el documento y después elegir qué impresora hará el trabajo (probablemente mientras está junto a ella). De esta forma se evita que queden impresiones sin recoger en la bandeja, se libera al ordenador para otras tareas y se reduce el tráfico en la red. Además, gracias a esta función se puede crear un sistema de pago en cuenta del estudiante o a través de tarjetas o carnets recargables.
- Sector gubernamental o legislativo: La contratación pública es un proceso bastante regulado, con estrictas exigencias y cláusulas que indican la necesidad de utilizar máquinas homologadas. Las impresiones tienen a menudo que incluir números de identificación, y se deben tener muy en cuenta los aspectos de seguridad, así como el uso que cada empleado da a la impresora, sobre todo en los departamentos de la Administración más controvertidos. El uso energético también es un aspecto a tener en cuenta, aunque en la realidad la Administración es reticente a desprenderse de los viejos equipos.
- Servicios financieros: La preocupación por el presupuesto es menor aquí. Sin embargo, se mira mucho la seguridad y la confidencialidad. Este es un sector en el que las cosas se mueven con rapidez, y a menudo los márgenes de maniobra son escasos. Se da mucha importancia al posibilidad de controlar las impresiones y las soluciones de gestión documental deben funcionar siempre dentro de una reglamentación corporativa rigurosa.
- Servicios sanitarios: También este es un sector en el que prima la confidencialidad, aunque en este caso debe también combinarse con la necesidad de información precisa y rápidamente accesible. Este sector se ve tradicionalmente sujeto a un sinfín de normas y reglamentaciones, con todo lo que esto implica para los sistemas de control de la gestión.
- Servicios jurídicos: De nuevo, la confidencialidad y la seguridad son dos exigencias importantes en el tratamiento documental, pero este sector suele necesitar equipos de alto rendimiento que, además de ser fiables, sean capaces de cumplir con los plazos de entrega. Se da mucha importancia a la facilidad de mantenimiento y a funcionalidades de servicio que se ajusten a los acuerdos sobre nivel de servicios. La asignación de costes es también muy importante en este sector (facturación al cliente).
Estas son sólo algunas de las necesidades de los distintos sectores verticales.