Cómo elegir la impresora adecuada según las necesidades de su negocio

El concepto de la “oficina sin papel” se lleva oyendo hace ya muchos años y, sin embargo, no parece que, de momento, vaya a convertirse en una realidad para muchas empresas. Nos guste o no, existe aún una gran necesidad de imprimir documentos y obtener copias en papel de la información que se maneja en una oficina.

En cambio, sí que están surgiendo nuevos problemas tecnológicos que obligan a los responsables de IT a considerar seriamente qué solución de impresión conviene más a su organización y al flujo de trabajo y los procesos de negocio que le son propios. En este documento se destacan algunos de estos problemas de reciente aparición y cómo pueden afectar a la decisión de adquirir un equipo u otro. Se ofrecen también algunas claves para que los responsables de TI evalúen sus carencias de infraestructura.

Entender los flujos de trabajo

Cada negocio es diferente y tiene prioridades, flujos de trabajo y procesos distintos. También se enfrentan a variadas exigencias de impresión, por lo que es necesario entender cuáles son las necesidades de impresión y escaneo de un centro de trabajo en concreto para decidir adecuadamente cuál es el equipo que debe comprarse. Por ejemplo, ¿es cierto que la empresa imprime gran cantidad de documentos? ¿Está la impresora integrada en la red de comunicación de la oficina? ¿Se necesita imprimir en color? ¿Cómo puede ayudar un sistema de impresión concreto a controlar los costes?

Se puede tomar como ejemplo una pyme. Parece que todo el mundo asume que éstas, por ser pequeñas, necesitan imprimir menos que las empresas grandes. De manera ocasional necesitan escanear algo o enviar por fax una carta, en cuyo caso una pequeña impresora multifunción es la mejor opción porque es relativamente económica a la vez que versátil. Ofrece, a su vez, tanto funciones estandarizadas como opciones de configuración e integración.

Pero algunos de estos dispositivos no han sido diseñados para manejar grandes colas de impresión, por lo que es posible que para oficinas más grandes, sean más convenientes impresoras multifunción más robustas que puedan cubrir demandas de impresión mayores. Aunque las multifunción de mayor tamaño cuestan más en un principio, a la larga, resultan mucho más baratas, ya que ahorran en el coste por página con respecto a las máquinas más pequeñas.

Las organizaciones más grandes tienen también una tendencia histórica a necesitar impresoras más grandes, más robustas y con múltiples bandejas para el papel que impide que la máquina se quede continuamente sin papel.

Si no se necesitan impresiones en color, es mejor adquirir un modelo monocromo, pero si la empresa imprime constantemente gráficos e imágenes para las presentaciones o el material de promoción, será necesario pensar en una impresora de más memoria para estos documentos “enriquecidos”. Además, un dispositivo de más memoria permitirá a la empresa generar con facilidad gráficos y grandes documentos.

También en estos casos, resulta conveniente adquirir una impresora que pueda imprimir en color y reservarla para ello. De esta forma, la empresa podrá imprimir los documentos que necesiten color de alta calidad y utilizar las monocromo para el resto de documentos.

Otro de los elementos que deben tenerse en cuenta es la facilidad con la que la impresora puede integrarse en la infraestructura de la compañía, en especial, si debe conectarse a la LAN general. ¿Es capaz de gestionar colas de impresión que provengan de centenares o incluso de miles de ordenadores?

El responsable de IT debe elegir un dispositivo que se adapte a la solución que haya elegido la compañía para gestionar sus documentos, y que cumpla con las políticas que ya están implantadas. Samsung es un ejemplo de fabricante capaz de ofrecer toda una gama de soluciones de impresión para la empresa moderna. Pero lo que importa al final es que, se elija la marca que se elija, las soluciones deben ser flexibles y adaptables a los cambios, y deben ser capaces de enfrentarse a factores como el aumento de dispositivos portátiles o la informática en nube.

Problemas concretos que hay que considerar

El aumento de la movilidad y de la informática en la nube ha propiciado la migración de buena parte de los procesos de negocio al ciberespacio. Siempre que es posible, se prefiere manejar la información de forma electrónica. Sin embargo, todas estas operaciones aún necesitan máquinas capaces de integrar el papel (escáneres) en el flujo de trabajo, así como generar papel (impresoras) dónde y cuándo sea necesario.

No sólo se necesita pensar en cuál es el mejor equipo para la impresión y el escaneo en la empresa. Es necesario también pensar en algunos problemas tecnológicos que antes o después aparecen en las organizaciones.

Necesidades de los sectores verticales

Como se mencionó al principio, cada empresa tiene sus propias necesidades, pero esas necesidades suelen responder a un patrón que se alinea dependiendo del sector empresarial. Lo que necesita una institución educativa, por ejemplo, varía con respecto a las organizaciones de servicios financieros.

A continuación se analizan algunas de las necesidades individuales de distintos sectores industriales:

• Educativo: El tipo de impresiones que se necesita es variado, por lo que lo más conveniente es contar con una máquina flexible diseñada tanto para las presentaciones en color como para el material moncromo de lectura. Sin embargo, el presupuesto que se maneja en los sectores es restringido. Por eso la solución debe ser versátil y con una función de impresión tipo “pull”. Esto permite al usuario imprimir el documento y después elegir qué impresora hará el trabajo (probablemente mientras está junto a ella). De esta forma se evita que queden impresiones sin recoger en la bandeja, se libera al ordenador para otras tareas y se reduce el tráfico en la red. Además, gracias a esta función se puede crear un sistema de pago en cuenta del estudiante o a través de tarjetas o carnets recargables.
• Sector gubernamental o legislativo: La contratación pública es un proceso bastante regulado, con estrictas exigencias y cláusulas que indican la necesidad de utilizar máquinas homologadas. Las impresiones tienen a menudo que incluir números de identificación, y se deben tener muy en cuenta los aspectos de seguridad, así como el uso que cada empleado da a la impresora, sobre todo en los departamentos de la Administración más controvertidos. El uso energético también es un aspecto a tener en cuenta, aunque en la realidad la Administración es reticente a desprenderse de los viejos equipos.
• Servicios financieros: La preocupación por el presupuesto es menor aquí. Sin embargo, se mira mucho la seguridad y la confidencialidad. Este es un sector en el que las cosas se mueven con rapidez, y a menudo los márgenes de maniobra son escasos. Se da mucha importancia al posibilidad de controlar las impresiones y las soluciones de gestión documental deben funcionar siempre dentro de una reglamentación corporativa rigurosa.
• Servicios sanitarios: También este es un sector en el que prima la confidencialidad, aunque en este caso debe también combinarse con la necesidad de información precisa y rápidamente accesible. Este sector se ve tradicionalmente sujeto a un sinfín de normas y reglamentaciones, con todo lo que esto implica para los sistemas de control de la gestión.
• Servicios jurídicos: De nuevo, la confidencialidad y la seguridad son dos exigencias importantes en el tratamiento documental, pero este sector suele necesitar equipos de alto rendimiento que, además de ser fiables, sean capaces de cumplir con los plazos de entrega. Se da mucha importancia a la facilidad de mantenimiento y a funcionalidades de servicio que se ajusten a los acuerdos sobre nivel de servicios. La asignación de costes es también muy importante en este sector (facturación al cliente).

Estas son sólo algunas de las necesidades de los distintos sectores verticales.

Necesidades departamentales

Del mismo modo que cada negocio tiene necesidades diferentes, los departamentos dentro de las empresas difieren en sus exigencias. El departamento de marketing, por ejemplo, del que sale el material de promoción más flamante, suele tener unas necesidades de impresión distintas a las del departamento de ventas.

Los de recursos humanos o los financieros, sin embargo, producen material confidencial (evaluaciones del personal, informes financieros, etc.) y a menudo requieren de su propia maquinaria, o al menos, de una manera segura de imprimir.

Así que a la vez que los responsables de IT necesitan entender el flujo de trabajo de la organización y las necesidades de la gestión documental, tienen también que tener en cuenta las distintas necesidades de los departamentos, y actuar en consecuencia.

Consideraciones relativas a la seguridad

El número de amenazas a la seguridad de los sistemas informáticos es cada vez mayor, y las empresas se enfrentan a un gran número de penalizaciones si desvelan información considerada confidencial. Por este motivo, la seguridad se ha convertido en una preocupación importante no sólo para la empresa, sino también para sus responsables tecnológicos.

Tradicionalmente, se ha trabajado en la prevención de intrusos, cortafuegos, anti virus, etc., pero cada vez más, se reconoce también que la seguridad es parte importante en la gestión e impresión de documentos. No hay que olvidar que los periféricos digitales son una puerta de entrada para la red de la empresa.

Y todas las impresoras llevan ahora incluidas alguna forma de disco duro que almacena la información. Pero, ¿qué ocurre con esta información si la impresora se lleva a reparar o si se tira una vez ha concluido su ciclo de vida?

Otra de las grandes preocupaciones con respecto a la seguridad es cuando los documentos confidenciales se imprimen y después nadie viene a recogerlos de la bandeja. Por tanto, las organizaciones que trabajen con información confidencial, y lo cierto es que la mayoría de ellas lo hacen, deberían utilizar un sistema de control de seguridad.

Todos estos riesgos son los que han provocado un uso cada vez mayor de tarjetas inteligentes, sistemas biométricos, seguimiento de la impresión y cifrado interno en los sistemas de impresión moderno.

Facturación inteligente y servicios

El director de IT tiene también que tener en cuenta el flujo de trabajo de su negocio, si no quiere que el departamento se vea aquejado de un sistema de impresión de baja funcionalidad.

Quedarse sin tóner o sin papel puede tener un impacto muy negativo en el flujo de trabajo de la organización, del mismo modo que lo tiene una máquina que de forma inesperada necesita mantenimiento o servicio.

Aquí es donde un servicio de impresión bien gestionado cobra sentido. Normalmente, es el vendedor de impresoras o distribuidor el que ofrece al cliente acceso a un centro de soporte telefónico, servicios in situ e incluso la entrega de consumibles y los servicios de recogida de tóner para su reutilización. Este último aspecto se ha convertido en algo muy importante, ya que cada vez más las empresas incluyen en sus objetivos el respeto al medio ambiente.

Software de impresión

A menudo uno de los grandes quebraderos de cabeza de los responsables de IT es asegurarse de que se han instalado correctamente los controladores apropiados en los equipos.

Muchas empresas tienen impresoras diferentes, de diversas marcas, y no suele ser raro ver en una misma empresa gran variedad de equipos. En estos casos los controladores universales ahorran tanto tiempo como dinero a los responsables de IT. Samsung, por ejemplo, ofrece un driver de impresoras universal que no solo sirve para imprimir en todos los dispositivos Samsung, sino que puede también ser utilizado con equipos de impresión de otro vendedor.

Nube y movilidad

Las empresas y los directores de IT necesitan pensar en la visión de futuro de la compañía y en el papel que la gestión de impresión puede desempeñar en ella. Por ejemplo, ¿se está la empresa enfrentando al reto que supone la generalización de los sistemas de informática en la nube y la utilización cada vez mayor de dispositivos móviles en el trabajo?

La llegada de esta nube y de la movilidad ha permitido que muchos trabajadores salgan de la oficina. Por ejemplo, ¿qué pasa con el vendedor que recibe una presentación de producto importante por su correo electrónico mientras está fuera de la oficina? El hecho de que esta persona puede elegir la opción de imprimir desde su teléfono o portátil, y después se encuentre que al llegar a la oficina estos documentos están ya esperándole en la bandeja de la impresora es un ejemplo de cómo la nube y la informática móvil se están integrando en el flujo de trabajo y de cómo la oficina debe estar preparada para asumir estos cambios.

Otro reto importante es el incremento en el uso de documentos que sólo están almacenados en la Web. A menudo estos no pueden imprimirse fácilmente.

Samsung cuenta con una solución que permite reunir contenidos de diferentes páginas Web para después imprimirlo en un solo documento. Este software (Samsung AnyWeb Print) permite que el usuario capture la información que necesita en un pantallazo, lo que hace que se reduzca el número de impresiones, así como el tiempo y la energía necesarias.

Conclusión

En este documento, se ha hecho un recorrido somero por algunos de los aspectos fundamentales que el director de IT debe considerar en el contexto del flujo de trabajo de su organización. También se han abordado algunos de los nuevos problemas que deben hacerse frente cuando se quiere implantar una estrategia de gestión de impresión y documentación.

Estos problemas serán tratados en mayor profundidad en próximos informes.

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