Colaboración como clave del rendimiento empresarial

Diferencias regionales

En el estudio titulado “Meetings Around the World: el efecto de la colaboración en el rendimiento empresarial”, dirigido por Frost & Sullivan y patrocinado por Verizon Business y Microsoft, se define la colaboración como una interacción entre cultura y tecnología, como es el caso de conferencias audio e Internet, correo electrónico y mensajería instantánea, que ha creado un método para medir específicamente cómo afecta la colaboración al rendimiento empresarial.

El estudio también demuestra que existe una cultura global de colaboración, pero que hay diferencias regionales en cómo las personas en varios países prefieren comunicarse con las demás.

“Los resultados demuestran que la colaboración puede repercutir positivamente en cada uno de los estándares principales del rendimiento -la rentabilidad, el crecimiento de los beneficios y de las ventas- para determinar el rendimiento conjunto de una compañía en el mercado”, señala Jaclyn Kostner, Ph.D., experto en colaboración virtual de alto rendimiento. “Como norma general, las compañías globales que colaboran mejor, rinden mejor. Las que colaboran menos, presentan un rendimiento menor. Es así de sencillo”.

El estudio “Meetings Around the World” encuestó a un total de 946 responsables en la toma de decisiones en el entorno de las TI y de diferentes líneas de negocio de un total de 2.000 pequeñas y medianas empresas de los Estados Unidos, Europa y Asia Pacífico (Australia, Hong Kong y Japón). De esta forma, los investigadores crearon un Índice de Colaboración con el fin de medir la capacidad de colaboración relativa de una compañía, basándose en dos factores principales:

– La orientación e infraestructura de la organización que “colabora”, incluyendo las tecnologías utilizadas, como audio conferencia, conferencia a través de Internet y mensajería instantánea.

– La naturaleza y extensión de la colaboración, que permite a las personas trabajar juntas así como la cultura y los procesos de la organización para fomentar el trabajo en equipo.

Impacto en las industrias claves

El estudio, realizado durante el mes de marzo, demostró el fuerte impacto de la colaboración en el rendimiento del conjunto de las empresas de EE.UU., Europa y Asia Pacífico. Los seis sectores analizados fueron: sanidad, administración pública, tecnología, servicios profesionales, servicios financieros y fabricación.

“Verizon Business ayuda a que las empresas desarrollen una mejor colaboración, gracias a servicios avanzados como Net Conferencing y Secure Instant Messaging”, comenta Nancy Gofus, vicepresidente de gestión de producto de Verizon Business. “Llevamos a cabo este estudio con el fin de conocer un poco más acerca del mercado de la colaboración y garantizar que nuestros productos actuales y futuros continúan satisfaciendo las crecientes necesidades de nuestros clientes”.

Para Susan Conway, consultora de Microsoft, “en nuestra compañía, la investigación ha demostrado que los trabajadores utilizan cada vez más las tecnologías de colaboración con el fin de aumentar la productividad y mejorar las eficiencias empresariales. Dado que la adopción de la tecnología de colaboración crece, es muy importante que se proporcione soluciones que resten complejidad a la comunicación. Microsoft proporciona a sus trabajadores comunicaciones unificadas que superan los obstáculos existentes hoy en día y ofreciéndoles sistemas intuitivos que se centran en el trabajo de las personas”.

Existe una cultura global de colaboración

Además de medir la capacidad de colaboración de las compañías, “Meetings Around the World” ha descubierto las actitudes generales y positivas sobre colaboración, junto con las preferencias específicas y regionales. Por ejemplo, entre los profesionales de todo el mundo que respondieron, destaca que:

– Un gran número (9 frente a 1) ven sus esfuerzos de colaboración como altamente productivos y creen que la colaboración a través de las tecnologías de comunicación proporciona una ventaja personal competitiva, les mantiene informados y les sitúa en posición de aprovechar las nuevas oportunidades.

– A muchos les gusta trabajar en equipo (10 frente a 1), preferiblemente desde casa (3 frente a 1) y no necesariamente de forma personal (cara a cara).

– Una mayoría (5 frente a 1) cree que la conferencia es una buena alternativa al viaje de negocios

– A muchos les gusta estar localizables en todas partes (2 frente a 1), pero no necesariamente en todo momento (9 frente a 1), lo que puede ser una de las razones por las que prefieren el correo electrónico al teléfono (3 frente a 1)

En cuanto a las diferencias regionales, los profesionales americanos suelen ser más proclives a disfrutar trabajando solos, y prefieren enviar correos electrónicos a llamar a la persona o dejarle un mensaje en su buzón de voz. También se sienten más cómodos con las tecnologías de audio, vídeo e Internet que las personas de otras regiones, y tienden a tratar muchos asuntos durante las conference calls.

Los europeos mejoran en el trabajo en equipo frente a sus homólogos de otros países y prefieren interactuar con otras personas en tiempo real. Son más dados a pensar que es una falta de responsabilidad no responder al teléfono y prefieren atender la llamada a que les dejen un mensaje de voz. Los profesionales de la región de Asia Pacífico, más que en ningún otro lugar, quieren estar constantemente en contacto durante un día laboral. Por ello, para ellos el teléfono es una herramienta indispensable y prefieren la mensajería instantánea al correo electrónico.

Según el estudio, estas diferencias ponen de relieve la oportunidad para un mayor entendimiento cultural a la hora de mejorar los esfuerzos de colaboración en todo el mundo.

“Las tecnologías de colaboración permiten a todas las personas de nuestra compañía tener el mismo nivel de conocimiento, independientemente de su localización”, explica David Medland-Slater, experto en producto de Touchpaper, proveedor global de software para IT Business Management (ITBM), con sede en el Reino Unido. “Ofreciendo herramientas como conferencia a través de Internet y servicios de agenda, hemos aumentado la eficacia a la hora de compartir el conocimiento dentro de la compañía, lo que supone una ventaja competitiva a nivel mundial”.

Conferencias a través de Internet

De todas las tecnologías de colaboración estudiadas, fueron tres las más nombradas por las grandes empresas frente a las de tamaño medio y pequeño: la conferencia a través de Internet, las conference calls y los servicios de agenda para programación de reuniones. La conferencia a través de Internet fue citada por los encuestados como la herramienta más utilizada.

“Este estudio revela una nueva métrica que los directivos de las empresas deben utilizar para gestionar con más éxito sus compañías y lograr una ventaja competitiva”, expone Brian Cotton, vicepresidente de Frost & Sullivan. “Medir la calidad y capacidad de colaboración en una determinada organización supone una oportunidad para la administración a la hora de dar prioridad a las inversiones en tecnología, fomentar la adopción de nuevas herramientas y abrir líneas de comunicaciones para una mejor colaboración”.