Auditoría: Una centralita virtual para mejorar la disponibilidad

Al estar especializada en servicios financieros de auditoria y asesoramiento
fiscal para pequeñas y medianas empresas,
ITG veía
fundamental mejorar los servicios de disponibilidad para sus clientes. Esta
compañía, que pertenece al grupo INPACT
España que es una de las 13 mayores auditoras a nivel nacional por
facturación y recursos, ha conseguido llegar al 100% de disponibilidad.

La auditoria precisaba una centralita IP, ya que no disponía de ningún
sistema que canalizara las llamadas que recibía. Además, su plantilla, en
especial su director, Fernando González, necesitaba una forma de mantener el
contacto directo con sus clientes sin tener que estar físicamente en la oficina.

De esta forma, ITG decidió ponerse en contacto con diversas compañías que
podían facilitar distintos servicios de comunicación IP. Finalmente y tras
recibir sólo una respuesta rápida de la compañía
Vocari, optaron por aplicar su centralita
IP. ?Era una de las opciones con coste más reducido y además respondieron de
forma instantánea. Hubo otros que ni siquiera respondieron, de hecho, creo que
existe una gran falta de profesionalidad en el sector?, asegura Fernando
González, director de ITG.

La principal intención de la auditoria era dar una imagen profesional al
mercado y sobre todo, estar al 100% disponible tanto para sus clientes como sus
proveedores, e incluso de forma interna. Pero para ello, no querían mantener el
espacio físico con una recepcionista y una centralita.

?Este servicio me permite estar fuera de la oficina y recibir las llamadas
directamente en mi móvil, me encuentre donde me encuentre?, explica Fernando
González, quien también asegura que hay veces que tiene que ausentarse durante
períodos de casi un mes y antes de la implantación de la centralita virtual, no
podía responder de forma adecuada, rápida y directa a sus clientes, lo que prov
ocaba la pérdida de contacto y la insatisfacción de sus usuarios.

Las distintas llamadas se redirigen a cada uno de los empleados de la
compañía, sin necesidad de que los equipos estén en la oficina. La totalidad de
sus consultores tienen instalada la locución automatizada y el desvío de llamada
a móviles. Además de evitar la pérdida de llamadas en momentos de gran
afluencia, la centralita tiene una gran capacidad y es muy flexible.

La implementación del servicio fue rápida y eficaz. La auditoria se dio de
alta directamente a través de Internet, de forma automática y en pocos minutos.
Haciendo uso del portal de Administrados, ya tenía instalada la centralita IP.

Para integrar los móviles de todos sus miembros, se crearon extensiones con
desvío automático a los dispositivos de los consultores. Por otra parte, la
compañía no disponía de un número de teléfono nacional, así que se le asignó un
902 a su centralita.

?Hubo un problema técnico con los desvíos a través del software que provocaba
ciertos cortes en la comunicación y reducía la calidad de las relaciones, pero
después de un perfeccionamiento en la traducción, el sistema funciona con total
normalidad?, añade Fernando.

La centralita virtual, ha permitido a la compañía reducir los costes tanto de
hardware como de mantenimiento, ya que sólo le supone un desembolso de 60 euros
al mes. También una fuerte reducción de costes frente a lo que era la telefonía
convencional.

Este servicio además permite unificar ubicaciones de forma interactiva y
aporta gran movilidad a todos los usuarios.

Aunque la confianza que los clientes depositan en una empresa,está
determinada por muchos factores, sí es cierto que la calidad del servicio es un
elemento indispensable, por eso, este tipo de sistemas no son decisivos para la
fidelización de los clientes, pero contribuyen activamente a ello.