Software imprescindible para que tu pyme tenga éxito

Las pymes, negocios de dimensiones pequeñas y medianas, son las empresas que más abundan en el panorama español. Y, al mismo tiempo, son las que más restricciones de inversión tienen, precisamente por ese tamaño reducido que las limita frente a las grandes corporaciones y sus presupuestos millonarios. Son empresas que necesitan estudiar muy bien cómo rentabilizar sus recursos y aplicar una gestión más inteligente de los mismos.

Una de las inversiones que condiciona las posibilidades de éxito de una pyme es la elección del software empresarial gratuito adecuado.

¿Pero cuáles son esas herramientas que toda pyme debería implementar y cómo elegir la solución correcta?

De la facturación a los recursos humanos

La financiera es una prioridad compartida. Una empresa sin un sistema de facturación y contabilidad sólido está perdida. Las cuentas tienen que cuadrar para darle continuidad. De ahí que una de las aplicaciones más demandadas sea la solución de planificación ERP de recursos empresariales, que contempla, entre otras funcionalidades, la gestión de facturas y cuestiones como la tesorería. Tenerlo todo centralizado y automatizado en vez de depender de procesos manuales libera tiempo y evita errores en un campo tan espinoso como el de la economía.

De cara al pago de productos y servicios en el propio establecimiento, toda pyme que venda en tienda debería hacerse con un sistema TPV que soporte las transacciones a través de tarjetas bancarias, la generación de tickets, la realización de promociones e incluso la gestión del inventario. Y, teniendo en cuenta que el mundo es cada vez más online, también debería pensarse si es conveniente lanzar una tienda online o eCommerce, adaptada al móvil, que le permita ampliar su alcance a nivel no solo nacional, sino mundial.

Para ocuparse de las personas, captar nuevos objetivos y fidelizar al mismo tiempo a los clientes ya existentes, hoy en día es posible recurrir a los CRM o programas de gestión de relaciones con los clientes, que contemplan acciones comerciales como el marketing, la venta y la posventa, así como el análisis de datos, las predicciones o el aprovechamiento de oportunidades potenciales.

El segundo gran pilar humano que sostiene a las compañías, el de los empleados, se puede atender a través de aplicaciones especiales de RR. HH. o recursos humanos. Con ellas se maneja el reclutamiento, la evaluación del desempeño o la gestión de la carga de trabajo y de las nóminas.

Todas ellas son herramientas básicas para mejorar la productividad. En conjunto guían la toma de decisiones, permiten cumplir con la legislación y sostienen la actividad empresarial. Aunque la lista de apoyos a la pyme se puede ampliar. El software de gestión documental, de proyectos o de almacenes, las suites ofimáticas, las aplicaciones de colaboración, los servicios de email, las soluciones para el envío de newsletters, los programas de seguridad, de almacenamiento, de control horario… también encontrarían su lugar en la pyme.

La importancia de la interconexión

En un mundo tan heterogéneo como el actual, una vez decidido el tipo de solución a implementar, habrá empresas que prefieran basar las aplicaciones en sus servidores y otras que ya hayan iniciado el camino de adopción de la nube. La pregunta está clara: ¿es mejor tenerlo todo bajo control en la propia infraestructura de la empresa u optar por la flexibilidad de los servicios de pago por uso? ¿Y qué nube escoger: pública, privada o híbrida? Aquí se abre un dilema que se soluciona con la capacidad de interconexión.

A la hora de buscar software empresarial nuevo, una de las decisiones más importantes es apostar por la conexión de las aplicaciones, en la nube o en local, de tal forma que no funcionen de forma independiente, sino que hablen entre sí dentro de un sistema modular capaz de compartir datos clave.

Otra duda que suele asaltar a los responsables de la compra de programas tiene que ver con la extensa variedad de opciones de pago y gratuitas que existen en el mercado. En este caso debe mantenerse presente que la mejor solución no es la más cara, sino la que mejor se adapta a las necesidades particulares de cada empresa. Y también la que mejor envejece, en el sentido de que se pueda actualizar con el tiempo y crecer a la vez que lo haga el negocio.

Una buena idea será siempre estudiar a la competencia y consultar las opiniones de otros clientes antes de lanzarse a por una solución definitiva. También conviene establecer periodos de pruebas y contar con la ayuda de expertos en software para pymes.