Smallpdf o el placer de firmar documentos electrónicamente

Antes de la llegada de internet y otros medios de comunicación, cualquier trámite en el que hacía falta autenticar la identidad de una persona requería de su presencia física para que las partes interesadas pudiesen comprobar que el consentimiento era real. Pero la transformación tecnológica de la sociedad ha cambiado hábitos, también en esta área, dando un vuelco a las prácticas más extendidas.

El mundo ya no es el que era hace tan sólo año y medio y la adopción de recursos digitales se ha acelerado para ayudar a mantener la actividad incluso ante fenómenos imprevistos. Ahora es posible ahorrarse el tiempo del desplazamiento y ser igual de efectivo firmando documentos a distancia, a través de la web, que cuando se cogía un papel para dar confirmación de puño y letra.

Ya sea para cerrar acuerdos de negocio, sellar un contrato de trabajo, poner en marcha una autorización a terceros o realizar cualquier trámite con la Administración pública, la firma electrónica soluciona al instante la necesidad básica que hay de identificarse para llevar a cabo procesos del día a día y tratar datos sensibles.

Más rápido, más fácil, más seguro

Esta firma por medio de datos electrónicos permite a las personas autenticarse de manera inequívoca y validar documentos asociados a individuos específicos sin que tengan que moverse del lugar en el que están, con validez legal y total seguridad. La tecnología actual está lo suficientemente avanzada como para evitar hackeos y usurpaciones de identidad que pongan en peligro el momento de la firma y el tratamiento de los datos.

La firma electrónica ayuda a certificar que esos documentos no han sufrido alteraciones y permanecen íntegros respecto a las intenciones originales y también atestiguan que el firmante está comprometido con lo escrito, sin que haya lugar a posteriores malentendidos, manipulaciones o arrepentimientos. Después no podrá aducir que no lo ha firmado.

Es como un sello de garantía que da fe de la veracidad de un acto. Permite seguir adelante con el propósito de quien plasma su firma sin más complejidades, sólo con ayuda de una aplicación, un dispositivo informático y una conexión a internet. Esta firma es verificable, de modo que siempre se puede revisar y confirmar la autenticidad tanto del documento como de sus autores.

Además, si un documento necesita el visto bueno de varias personas, simplifica su elaboración. En vez de congregar a todos los firmantes bajo el mismo techo y al mismo tiempo, basta con recurrir a la tecnología de firma electrónica para reunirlos de forma virtual, sin largas esperas ni complicados papeleos de por medio. Todos ellos podrán dejar su rúbrica, aunque no compartan espacio físico.

Estos son los grandes beneficios de la firma a través de medios electrónicos, que demuestra cómo la digitalización de los documentos está cambiando para mejor el mundo de los negocios. Con su implementación se abren casos de uso antes impensables sin que eso suponga perder medidas de protección. Esto sucede mientras se automatizan procesos, se optimizan recursos y se ahorra tiempo y costes.

Para firmar cualquier PDF

Smallpdf ofrece una herramienta de firma electrónica que pone en práctica todas estas ventajas y funcionalidades. La solución eSign de Smallpdf permite crear firmas e iniciales, dar validez a documentos electrónicamente e invitar a personas a estampar su firma junto a otras de forma sencilla. No importa el lugar en el que se encuentren, ya que está pensada para este mundo de movilidad extrema que se ha creado.

La propuesta de Smallpdf funciona con cualquier dispositivo, ya sea un ordenador con sistema operativo Windows, macOS o Linux, una tableta o un teléfono móvil inteligente, y desde cualquier navegador de internet. La compatibilidad está garantizada para que la tecnología se convierta en habilitante y no en un impedimento.

Para sacarle provecho sólo hay que subir un documento, crear una firma personalizada con el ratón o trackpad del dispositivo elegido, en caso de ser necesario añadir un texto o la fecha, firmar y descargar el archivo ya completado. Se trata de un proceso sencillo y rápido que lleva menos de un minuto. También existe la opción de cargar en la herramienta una imagen de la firma o tomar en el momento una fotografía con la cámara del móvil.

Además, Smallpdf eSign destaca sobre otras alternativas al dar la posibilidad a los usuarios de convertir cualquier documento a PDF antes de firmarlo. Esta es una ventaja de la que se benefician actualmente más de 6.000 organizaciones. El documento generado se puede compartir a continuación con otras personas.

Otra de sus características es que deja solicitar la firma electrónica a terceros a través de la función “Pedir a otros que firmen”, hasta un total de 100 personas. A estos también se les puede mostrar exactamente dónde poner su rúbrica. Todos quienes deban firmar el documento podrán hacerlo de forma gratuita, sin registros y sin descargar ningún programa adicional.

Smallpdf eSign es una herramienta para la firma electrónica basada en la nube. No consume ningún recurso del dispositivo del usuario. Y, cuando todas las partes han firmado, el documento queda sellado. Esta solución utiliza cifrado TLS de 256 bits de grado militar y elimina los archivos cargados a los servidores de Smallpdf para potenciar la seguridad. eSign también cumple con los estándares ISO 27001 y las normas de eIDAS.