Seguridad digital: ¿qué es y por qué es importante en Recursos Humanos?

La digitalización es la nueva realidad de las empresas, independientemente de su sector de actividad, tamaño, antigüedad o área de acción geográfica. La modernización de los procesos y la adopción de nuevas tecnologías que permiten agilizar las operaciones e incrementar el rendimiento de los empleados, como la nube o la inteligencia artificial, es el camino que han encontrado para garantizar la supervivencia en un mundo altamente competitivo.

Esta corriente de transformación en la era digital cubre múltiples ámbitos, incluyendo el de los Recursos Humanos (RR. HH.). En el mercado, por fortuna, existen soluciones para gestionar el talento en este contexto y potenciar la experiencia de uso.

A raíz de la pandemia de coronavirus, el entorno de trabajo ha evolucionado hacia la hibridez. Ahora ya no es imprescindible que todos los empleados se presenten en la oficina cada mañana para desempeñar sus tareas diarias. Muchos tienen la opción de teletrabajar durante su jornada laboral, accediendo a los recursos corporativos desde la distancia. El formato presencial se diluye por las demandas de los trabajadores y la existencia de herramientas que así lo permiten. Y esto crea un nuevo escenario que hay que gestionar.

El avance derivado de la digitalización de los procesos de RR. HH. trae beneficios a las empresas, pero también retos, sobre todo en términos de seguridad, ya que la información de los empleados es muy sensible y debe mantenerse confidencial.

¿Qué es la seguridad digital?

Un buen software de RR. HH., capaz de adaptarse a la era digital y sus exigencias particulares, debe contar con sólidas funciones de seguridad que ayuden a proteger la integridad de los datos más delicados.

Al igual que las compañías progresan con la innovación tecnológica, los ciberdelincuentes se vuelven sofisticados en sus ataques y aprovechan este mismo progreso para desarrollar campañas más efectivas contra todo tipo de organizaciones. Esto coloca a los departamentos de TI, seguridad e incluso RR. HH. en una situación complicada: necesitan avanzar con los tiempos, ser más flexibles y abrazar la transformación digital, pero sin perder de vista la privacidad de los datos y la protección de sus activos.

Una de las mayores amenazas para la estabilidad de los sistemas empresariales es el factor humano. Un poco de ingeniería social y el despiste de un solo empleado es suficiente para provocar una catástrofe a nivel de seguridad. Esto se comprueba con los correos de phishing que buscan ganarse la confianza de las personas suplantando la identidad de alguien conocido o de una marca reputada para que realicen ciertas acciones. Ya sea para pinchar en enlaces que parecen legítimos, pero son peligrosos, o para compartir información crítica como contraseñas.

Las consecuencias de un ataque de estas dimensiones son cuantiosas. Afectan a la reputación de la empresa, a sus finanzas y también a su continuidad operativa. Por ello es tan importante capacitar a los empleados en buenas prácticas y aplicar medidas para frenar los envites de los cibercriminales.

El phishing toma diferentes formas. Puede transmitirse por email, a través de un simple SMS (smishing), con llamadas de voz (vishing), en códigos QR (QRshing) o mediante hardware (hishing), como whaling (el conocido como fraude del CEO, ya que se hace pasar por altos cargos) o spear phishing (el phishing personalizado contra un objetivo específico), por ejemplo.

Otras amenazas para los negocios son el malware que saca rédito de vulnerabilidades, los troyanos bancarios, las botnets, los ataques DDoS de denegación de servicio, el spam y el infame ransomware que secuestra equipos y cifra datos para chantajear a las compañías y pedir un rescate a cambio de su liberación. Esto sin contar la pérdida de dispositivos, las conexiones en remoto y las propias amenazas internas, intencionadas o no.

Ante todos estos riesgos, las empresas deben prepararse y reconocer lo trascendental que es la seguridad digital. Es su obligación comprometerse con el fortalecimiento de su infraestructura y el cuidado de los sistemas informáticos para que los datos con los que trabaja no caigan en manos de terceros. Esto se consigue por medio de la implementación de herramientas profesionales, la elaboración de políticas consensuadas y una estrategia bien fundamentada.

Tres medidas para mejorar la seguridad digital en RR. HH.

La seguridad digital en empresas que buscan dar un paso adelante en su negocio tiene que reflejarse también en el área de los RR. HH. para facilitar el rendimiento y mejorar el compromiso adquirido por la plantilla, que es uno de sus activos más importantes junto con los clientes y los datos.

Lo primero de todo es crear una política de seguridad digital que guíe la forma de proceder y a la que puedan recurrir todos sus miembros para mantener los recursos empresariales a salvo. Es decir, identificar riesgos, establecer reglas de comportamiento, instaurar medidas correctivas, definir responsables y comprobar que, con el paso del tiempo, todo sigue en orden. Al evaluar su situación y contar con un plan de acción para rectificar errores, será más difícil que organizaciones y empleados caigan víctimas de la ciberdelincuencia.

Otra medida clave consiste en utilizar un software de gestión de RR. HH. de última generación. Esto es, que cubra diferentes ámbitos funcionales y contribuya a racionalizar todos aquellos procesos relacionados con las personas que trabajan para la compañía, optimizando sus capacidades y respetando los datos personales. Para cumplir con las condiciones de las empresas actuales, tiene que contar con la certificación ISO 27001 sobre seguridad de la información, ciberseguridad y protección de la privacidad.

Este software lleva aparejadas ventajas que van más allá de la fiabilidad a la hora de gestionar los procesos de RR. HH., como son el cumplimiento de la legislación vigente alrededor del mundo y el respeto por las propias normativas internas instauradas por las corporaciones. Esto blinda a sus usuarios frente a posibles multas y sanciones.

Los beneficios se notan, además, a escala operativa y organizativa. La eficiencia aumenta cuando se automatizan procesos de RR. HH. como las incorporaciones o la gestión de ausencias, liberando a los profesionales para tareas que tienen un componente más estratégico, como gestionar el talento y desarrollar competencias. Al eliminar tareas manuales también se ahorran costes y se impulsa el retorno de la inversión.

Los candidatos se sentirán atraídos por una compañía equipada con herramientas modernas, que les conceden mayor autonomía, lo que implica a su vez una menor inversión en reclutamiento y retención. Al tiempo que aumenta la satisfacción de los empleados, crece la imagen positiva frente a clientes y proveedores, lo que repercute en la cuota de mercado. Con un software fácil de usar para gestionar los procesos de RR. HH., como Lucca, es posible seguir siendo competitivo en un mercado en constante cambio.

Por último, las organizaciones necesitan establecer niveles de acceso, ya que esto permitirá salvaguardar la información que manejan en su día a día y que resulta vital para su actividad. Controlar quién tiene permiso para ver determinada información y reducir el número de usuarios privilegiados, evitando que cualquiera disponga de libertad ilimitada para acceder a todo tipo de datos, es básico para la seguridad digital.