Quipu, un programa para perderle el miedo a la facturación online

Un quipu es un artilugio a base de cuerdas que se remonta a la época de civilizaciones antiquísimas como la inca. Servía para que los integrantes de estas sociedades realizasen registros numéricos, como sistema de contabilidad, mucho antes de que se extendiese el uso de papel y lápiz alrededor del mundo para apuntar todo aquello que va sucediendo. Y mucho, mucho antes de que la informática permitiese automatizar tareas. Pero más de 4.500 años después de su creación, ese espíritu de registro y contabilidad se mantiene intacto.

Y es que Quipu también es una herramienta de gestión financiera online diseñada para autónomos, startups y pequeñas empresas. Esto es, para profesionales que no son expertos en facturación. Este Quipu conserva la función de los quipus tradicionales, que era facilitar los cálculos, pero aprovechando los recursos tecnológicos actuales: guardando la información en la nube y ofreciendo acceso a través de internet desde cualquier dispositivo. Esto quiere decir que los usuarios de Quipu no necesitan instalarse nada, tan sólo darse de alta en el servicio.

La idea es que, sin tener demasiados conocimientos en finanzas, cualquiera pueda crear y enviar facturas directamente desde la plataforma. La rutina de crear un nuevo documento cuando se quiere reclamar un cobro a un cliente y, a partir de ahí, enviar las facturas por diferentes medios, guardar las más recientes junto a las solicitudes que ya se habían ido generando en el pasado, volcar los datos sobre importes e impuestos que se encuentran dispersos en una hoja de cálculo común y cuadrar números para hacer seguimientos de pago, ver cómo va el negocio y realizar previsiones, pasa a ser cosa del pasado.

Además, como Quipu aúna varios frentes administrativos en un único sitio, también es posible gestionar los contactos del negocio, dar acceso a otros usuarios para colaborar, observar los movimientos bancarios y conocer los impuestos. Por ejemplo, rellenando de forma automática los modelos tributarios que hay que presentar para cumplir con las obligaciones fiscales. Todo ello sin salir de un Quipu cuyo objetivo es agilizar la gestión y que aporta información en tiempo real para orientar la toma de decisiones.

Todo en un mismo lugar

Lo primero que ofrece Quipu cuando el usuario entra en su cuenta es una vista general de su información financiera, que es justo lo que le permitirá tomar decisiones fundamentadas. Desde el panel de control se hace un resumen de los ingresos, los gastos, el IVA a recibir y el IRPF a liquidar, especificando cuánto dinero queda por cobrar y cuánto habrá que pagar. Esto sirve para controlar la evolución del negocio y anticipar movimientos. A la hora de analizar el estado de sus finanzas, el usuario será capaz de trazar clasificaciones por periodos de tiempo. Mes a mes. O de forma trimestral.

A medida que le vaya dando uso y generando datos, la compañía o el autónomo que recurra a Quipu para gestionar sus finanzas acabará comprobando de un solo vistazo, con la ayuda de gráficos y tablas, cuáles son los clientes o proyectos más y menos rentables en los que está implicado. La información que aporta esta herramienta online se podrá filtrar asimismo por proveedores y departamentos. Además, es posible emitir facturas y presupuestos, añadir facturas y tickets de gasto y acceder a informes de pérdidas y ganancias, a los libros de registro de IVA y a la opción de exportaciones desde la pantalla principal.

Desde control de gastos a presentación de impuestos

Más allá de la vista general de Quipu existe un apartado específico de facturación y también un apartado financiero. El apartado de facturación online se divide por un lado en ingresos y en gastos, con funcionalidades como la gestión y la validación de ingresos y gastos periódicos, y por otro lado añade un buzón de gastos y contempla el tema de los impuestos. En materia de gastos cabe señalar que, para facilitar la subida de tickets a medida que se generan, la aplicación móvil de Quipu para terminales iOS y Android permite hacerles una foto, guardarlos y olvidarse de ellos.

En cuanto a los impuestos, Quipu completa por su cuenta los modelos tributarios trimestrales 111, 115, 130 y 303 y los de carácter anual 180, 190, 347 y 390 para presentarlos a Hacienda. Lo único que tiene que hacer el usuario para que esto suceda es asegurarse de haber metido la información fiscal en la configuración y tener actualizados todos los ingresos y gastos. Aunque se completa de forma automática, la información sobre impuestos es editable. También se puede descargar el modelo en PDF o .txt.

Para emitir facturas, habrá que haber configurado en la cuenta de Quipu una serie de datos predefinidos como el NIF, el teléfono, la dirección o el logo de la empresa, que aparecerán al crear dichas facturas. Y haber elegido la plantilla que se va a emplear. Y añadir las anotaciones por defecto que se desean repetir factura a factura, como que se realice una transferencia, más el asunto y el mensaje del correo electrónico en el que irá incluida. Esto ahorra tiempo para veces posteriores. Quipu está preparado para crear tantas series de numeración como se necesiten, ya sea al trabajar con facturas, con tickets o con presupuestos. También lo está para convertir presupuestos en facturas, para especificar el método de cobro, la categoría de ingreso o el concepto, para añadir adjuntos y para identificar las facturas a través de etiquetas.

Si previamente se ha marcado una cuenta bancaria como predeterminada, todos los importes se cobrarán desde ella. Y si el cliente también usa el software, las facturas se podrán enviar a su cuenta de Quipu. Permite incluso que los clientes paguen directamente desde la factura, añadiendo un enlace que lo remite al formulario de pago. Cuando se cobra, Quipu notifica al emisor de la factura y la marca como pagada. Otras posibilidades son las de las facturas rectificativas, las facturas con recargo de equivalencia y las facturas recurrentes que se generan automáticamente con cierta periodicidad.

La conciliación bancaria

El apartado financiero de Quipu se centra en la conexión con el banco online para que el usuario vea los movimientos directamente en su cuenta del programa de facturación, incluyendo las tarjetas. Lo que se consigue con la conciliación bancaria es asignar cada movimiento del banco a una factura. La sincronización en Quipu es posible con más de 160 bancos. A mayores, el programa genera archivos de remesas bancarias con la normativa SEPA para que el banco proceda al pago o cobro de facturas.

Administración de usuarios, contactos y archivos

Quipu completa los apartados de facturación y finanzas con la administración de usuarios, contactos, archivos y productos. Los roles de usuario dentro de Quipu se distinguen entre administrador con control total, el supervisor que sólo ve y el colaborador que sólo tiene acceso a lo que él sube. Siempre se pueden añadir usuarios nuevos para centralizar información compartida y hasta conectar a la gestoría contratada. Los contactos, mientras tanto, se dividen en clientes existentes y potenciales, proveedores y empleados. Por último, entre los documentos que el usuario puede colgar en Quipu se encuentran contratos, el alta de autónomos e información legal de la empresa que conviene tener a mano.

Más información sobre Quipu, aquí.