¿Qué es una centralita virtual y cuál es su función dentro de una empresa?

Hoy en día, es fundamental que las empresas puedan ofrecer una oficina que disponga de conexión telefónica e internet. Y es que las centralitas virtuales definen el nivel de servicio de atención al cliente y, por ello, el beneficio para la empresa.

En relación a lo comentado, en este artículo vamos a hablar detalladamente de en qué consisten las centralitas virtuales, las ventajas que ofrecen…

¿A QUÉ HACE REFERENCIA UNA CENTRALITA VIRTUAL?

Las centralitas virtuales son sistemas telefónicos que usan la tecnología de voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para hacer llamadas en línea, ya que las centralitas virtuales permiten la creación de centros de llamadas u oficinas en cualquier lugar del mundo sin que sea necesario que haya conexión a una dirección física concreta.

Como añadido, debido a la conexión mediante Internet, los agentes pueden ver las estadísticas en detalle sobre las llamadas. También se puede comprobar rápidamente el teléfono de la llamada entrante y qué agentes han contestado a ella e incluso se puede obtener más información mediante el servicio de seguimiento de llamada.

¿QUÉ VENTAJAS OFRECEN LAS CENTRALITAS VIRTUALES?

No hay que adquirir ningún equipamiento o licencia si se usan extensiones móviles. Si se opta por incluir extensiones fijas, hay que prestar atención al coste de los terminales IP, que pueden ofrecer en modalidad de compra y/o alquiler.
La centralita virtual es muy sencilla en materia de configuración.
Se pueden recibir y realizar llamadas mediante los dispositivos personales de los trabajadores.
Si una empresa cuenta con sucursales en distintas localizaciones, la centralita virtual puede unirlas, ya que todos los empleados se añadirán a una sola red.

¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS ESENCIALES PARA QUE UNA CENTRALITA SEA EFICIENTE?

Hay 3 características fundamentales para que una centralita virtual sea eficiente, las cuales son:

Flexibilidad: poder adecuarse a los cambios y necesidades de la empresa es muy importante. Para tener satisfechas dichas necesidades, debe poder permitir la configuración de menús interactivos, redirección de llamadas y opciones personalizables.
Escalabilidad: la opción de añadir o eliminar líneas y extensiones según sea necesario es fundamental. La centralita virtual debe contar con esta característica para desarrollarse a la par que la empresa y adecuarse a cambios en la carga de llamadas.
Integración: tener la posibilidad de sumarse a otros sistemas de comunicación y software empresarial, como correo electrónico, CRM y aplicaciones de colaboración. Esto ayuda en una gestión más eficaz de las comunicaciones y la recopilación de datos cruciales sobre las conversaciones con los clientes.

¿CUÁL ES EL FUNCIONAMIENTO DE UNA CENTRALITA VIRTUAL?

Hay una serie de puntos clave sobre el funcionamiento de una centralita virtual:

La centralita no está dentro de tu empresa: está en internet
El operador de telefonía IP es el encargado del mantenimiento
Los teléfonos tienen conexión mediante una centralita virtual a través de internet para tener línea
La centralita incluye las líneas y números de teléfono
La configuración se hace con el ordenador a través de internet
No hay que comprarse una centralita física ni estar pendiente de su mantenimiento.

En resumen, la inclusión de una centralita virtual en la empresa es fundamental si se quieren obtener todas las ventajas aquí nombradas.