La importancia de los programas de facturación para pymes

La buena marcha de cualquier empresa depende, entre otros importantes aspectos, de una adecuada gestión de la facturación, algo especialmente importante en el caso de las pequeñas y medianas empresas o de los autónomos, que deben maximizar la inversión en este tipo de herramientas para mantener sus costes equilibrados y ser competitivas.

Tanto la gestión comercial, las ventas, las compras, el control del stock y el del inventario, todas ellas labores complejas para las que resulta imprescindible contar con herramientas capaces de afrontar estas tareas y que ofrezcan una gestión integral, como sucede con el programa de facturación para pymes Factusol de Delsol, adaptándose a las necesidades de los usuarios que necesitan manejar con eficacia compras, ventas, stock, cobros, pagos, servicios, suplidos… Todo ello mediante un software específico, capaz de minimizar posibles errores, generar informes y proporcionar de manera centralizada toda la información precisa.

Para cumplir de la mejor manera con su con su cometido, el software de facturación debe cumplir determinados requisitos, entre los que cabe destacar:

• Una interfaz sencilla que facilite el manejo sin necesitar una preparación excesiva por parte de quien tenga que manejar el software.
• Funcionalidad, de manera que pueda ofrecer soluciones más allá de la propia facturación.
• Opciones de precio, con diferentes planes dependiendo de las funciones que incorpore el software, de manera que pueda adaptarse a las necesidades del usuario.
• Soporte técnico capaz de solucionar cualquier duda del usuario o solventar los problemas o fallos de funcionamiento que pudieran tener lugar.
• Integración con otros servicios.

En lo que respecta a las ventas, tanto las pymes como los autónomos precisan del más efectivo proceso de llevanza de facturas, lo que incluye la trazabilidad de todo tipo de documentos, como presupuestos, albaranes, recibos y hojas de condiciones.

En el caso de los stocks resulta esencial conocer las existencia de cada producto para poder anticiparse a falta de los mismos y reponerlos, además de contabilizar ventas y pedidos pendientes, pudiendo ordenar los productos en función de sus características. Además de los productos o servicios comercializados por las empresas un programa de gestión de facturación también ofrece control sobre el ciclo completo de compras, con fichas de proveedores y clientes desde las que puedan generarse nuevos datos, tramitarse pedidos y emitir facturas.

Por otra parte cualquiera de estas herramientas de software debe conectarse con suites ofimáticas como Microsoft Office y OpenOffice, de manera que puedan importarse y exportarse todo tipo de documentos, además de poder transformar y editar documentos de tipo PDF o automatizar los trámites administrativos recurrentes.

Pero incluso tener todos estos aspectos controlados puede no ser suficiente, siendo necesaria también la integración en la nube que permite la conciliación bancaria. Con ello las cuentas de la empresa quedan conciliadas con las del banco de manera automatizada, una conexión que también permite solicitar extractos de movimientos en la cuenta, pudiendo compararlos con las facturas emitidas y registradas en el programa y almacenadas en la nube. Con esto pueden generarse automáticamente apuntes de cobros y pagos que, además, quedan validados mediante una API certificada por la Agencia Española de Protección de Datos.