OCR API: La solución inteligente procesamiento de documentos

Según un estudio de OnePoll, casi la mitad (47%) de los trabajadores encuestados dijeron que los procesos administrativos les resulta aburrido. 51% dice que les impide realizar su trabajo principal y 64% dice que reduce su productividad general. 52% de los millennials encuestados consideraron que podrían ser más productivos si tuvieran menos tareas administrativas que realizar.

La implementación de tecnología para automatizar el procesamiento de documentos puede ayudarte a superar estos retos de productividad. Una OCR API, por ejemplo, tiene la capacidad de automatizar la extracción del texto de imágenes o documentos escaneados como facturas, recibos o pasaportes en texto digital. OCR API es una solución para cualquier documento que necesites procesar.

Si este es tu caso, en este blog hablaremos de la solución que necesitas, cómo funciona y sus beneficios. ¡empecemos!

¿Qué es el OCR?

OCR significa “Optical Character Recognition” (reconocimiento óptico de caracteres). Es una tecnología que reconoce el texto dentro de una imagen. Se suele utilizar para reconocer texto en documentos físicos e imágenes escaneadas. Los archivos pueden ser un JPG/PNG/TIFF o un PDF, el OCR reconocerá el texto y convertirá el documento en un archivo de texto digital editable.

¿Qué es una API?

API es el acrónimo de Application Programming Interface (interfaz de programación de aplicaciones). Es un software intermediario que permite que dos aplicaciones se comuniquen entre sí. Cada vez que usas una aplicación para enviar un mensaje instantáneo, por ejemplo, estás usando una API.

Una OCR API es una solución para automatizar la extracción de imágenes que puede integrarse a tu aplicación existente. Existen OCR API que pueden integrarse, ya sea a una aplicación móvil, web o en un marco de trabajo multi plataforma.

¿Cómo funciona una OCR API?

Cada proveedor de una OCR API varía en ciertos aspectos. Por eso, es importante investigar más sobre qué proveedor se adapta mejor a las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, algunos se centran en la velocidad, otros en la precisión o la flexibilidad. También hay diferencias en las opciones de implementación y alojamiento.

Para entender cómo funciona una OCR API, utilizaremos este ejemplo con funcionalidades ideales para maximizar la productividad de tu empresa. Generalmente, necesitas un dispositivo para cargar la imagen al software, puede ser con un móvil por ejemplo.

El proceso completo puede tomar los siguientes pasos:

1. Subir el documento al software
2. Pre-procesamiento de imagen
3. Reconocimiento de texto
4. Post-procesamiento

1.    Subir el documento al software

En el primer paso, necesitas tomar una foto del documento. Puede ser con tu móvil por ejemplo, y luego subir la imagen al software. Si ya tienes la imagen del documento en tu dispositivo, también podrías subir la imagen a la aplicación web para que los datos sean extraídos.

2.    Pre-procesamiento de imagen

En este paso, el software reconocimiento OCR escanea y optimiza la calidad de una imagen. Aumenta la escala de grises, optimiza el brillo y detecta el borde del documento. Para que el OCR funcione perfectamente, es importante que puedas escanear la versión más clara posible del documento. Este paso es muy importante porque incrementa los índices de precisión en los siguientes pasos.

3.    Reconocimiento de texto

En este paso es donde se realiza el reconocimiento de caracteres. El software OCR analiza los patrones de luz y oscuridad que componen las letras y los números para transformar la imagen escaneada en texto. El OCR reconoce el texto carácter por carácter para transformarlos en palabras. Algunas OCR API no sólo extrae palabras, sino también puede extraer fotografías, firmas, códigos, números, entre otros, de las imágenes.

4.    Post Procesamiento

En el último paso, la OCR API convierte los datos conocidos en un formato estructurado, generalmente un archivo JSON. A partir de este momento, el procesamiento de los datos en su base de datos u otro sistema es realmente sencillo.

¿Qué beneficios tiene la implementación de OCR API?

Existen muchos beneficios de implementar una OCR API en el flujo de trabajo de las empresas. A continuación, veamos cuales son los principales:

• Mayor productividad
• Reducción de costos
• Datos más precisos
• Documentos con capacidad de búsqueda

Mayor productividad

La solución de OCR API ayuda a las empresas a lograr una mayor productividad al facilitar una extracción más rápida de los datos. El tiempo y el esfuerzo que los empleados debían dedicar a la extracción de datos relevantes pueden ahora canalizarse para centrarse en las actividades principales. Además, con esta solución, los datos están al alcance de todos.

Reducción de costos

Optar por una OCR API ayudará a las empresas a reducir la contratación de profesionales para llevar a cabo la extracción de datos, que es uno de los beneficios más importantes de los métodos de entrada de datos con OCR. Esta herramienta también ayuda a recortar otros costes, como los de copia, impresión, envío, etc.

Datos más precisos

La entrada de datos automatizada con una OCR API, permite reducir los errores y las imprecisiones, lo que da lugar a una entrada de datos eficiente. Como no hay mano de obra involucrada, los problemas como la introducción de información errónea accidentalmente o de otro modo pueden ser eliminados.

Documentos con capacidad de búsqueda

Uno de los grandes beneficios del procesamiento de datos mediante una OCR API es que hace que los documentos digitalizados adquieran la capacidad de búsqueda. Esto ayuda a los profesionales a buscar rápidamente números, direcciones, nombres y otros parámetros que diferencian el documento buscado.

¿Quién puede beneficiarse  del OCR?

Todas las empresas que quieren prescindir del procesamiento manual de documentos pueden aprovechar la entrada de datos mediante una OCR API. Desde las empresas de los sectores bancario o financiero hasta las de los sectores jurídico, marketing. A continuación veamos algunos de los documentos que se digitalizan actualmente por medio de una OCR API.

Facturas

Recibos

DNI

Licencias de conducir
Pasaportes

Tarjetas de crédito/débito

Declaración T1 / T2

CMR de Transporte

Conocimiento de embarque

Formularios de aduanas

Albaranes

Etiquetas de envío

Prueba de entrega (POD)

Aviso previo de envío (ASN)

Certificado de inspección

Número de identificación de vehículo

Número de identificación de neumáticos

Números de serie

Número de seguro social

Código EAN

Código de barras

Códigos QR

Número de IVA

IBAN y número de cuenta bancario

Conclusión

La API de OCR es una solución adecuada para la conversión de imágenes a texto y puede utilizarse en una gran variedad de entornos. Existen API de OCR compatibles con una amplia gama de sistemas y plataformas. Por ello, es necesario conocer y comparar los diferentes proveedores disponibles. De este modo, la implementación se convertirá en automatización y aumento de productividad en tu empresa.