La facturación transnacional: un verdadero reto para proyectos multinacionales

Actualmente la gran mayoría de las empresas tiene relaciones comerciales con clientes en el extranjero. Además, cada vez más empresas están cambiando su flujo de documentación, pasando del formato impreso en papel al formato digital, para así optimizar los procesos de la cadena de suministro. Por tanto, existe una demanda creciente de soluciones que permitan conectar a los clientes de todo el mundo, intercambiar todo tipo de comunicados de la cadena de suministro (“order-to-cash” [“desde el pedido al pago] / “procure-to-pay” [“desde la compra al pago“]) que garanticen el cumplimiento de las disposiciones legales, la gestión del proyecto y el apoyo local. Por consiguiente, veamos el proceso de facturación electrónica en particular, puesto que constituye una parte fundamental de una eficaz colaboración del B2B.

Varias legislaciones obligatorias

En 2013, los estados miembros de la UE aplicaron la Directiva 2010/45/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, que equipara las facturas de papel y las electrónicas. También es ampliamente conocido que cada persona sometida a una imposición fiscal debe determinar el modo de garantizar la autenticidad de la procedencia de la factura, la conformidad de su contenido y su legibilidad.

No obstante, cada estado miembro dispone de sus regulaciones propias sobre facturación electrónica y, a pesar del avance conseguido, incluso dentro del a UE encontramos bastantes diferencias. Por ejemplo, en Portugal una persona sometida a imposición fiscal debe usar un software certificado para emitir facturas (siempre que su volumen de ventas anual supere la cifra de los 100 000 EUR). Portugal y Hungría tienen en común que la solución siempre debería permitir presentar los datos para que puedan ser auditados, haciéndolo en los formatos SAF-T específicos del país. Cuando buscamos el modo de garantizar la autenticidad y la coherencia, más allá de los controles de la actividad llevada a cabo, se debería considerar el intercambio electrónico de datos (EDI) y la firma electrónica. Así, cuando los requisitos nacionales difieran en la emisión de facturas (unilateral o bilateral, escritas con ciertos requisitos relativos al contenido), las notificaciones a la administración fiscal, es obligado usar el acuerdo EDI conforme con las disposiciones de la UE de 1994, la documentación del sistema que describa el software y los procedimientos, por nombrar sólo algunos de ellos.

En el ámbito del archivo de facturas, la unificación es todavía menor. Además de los distintos periodos de retención de las facturas y de notificación a las autoridades, en Italia se exige preservar las facturas, en Francia existe la función del “archivo de socios” y el “listado resumido”; sin embargo, en Alemania, en virtud de la ley se implantan tres mecanismos de acceso conocidos como Z1 (acceso directo a los datos electrónicos), Z2 (indirecto) y Z3 (mediante transferencia de los datos recibidos).

Los retos que se deben superar fuera de las fronteras de la UE

Suponiendo que se hayan realizado los análisis de todos los aspectos detallados (principalmente gracias a la documentación de la UE disponible en una multitud de idiomas), ejecutado e implementado el proyecto técnico, a pesar de ello, en Europa todavía es necesario llevar a cabo más adaptaciones. Por ejemplo, hay que tener en cuenta las limitaciones noruegas de almacenamiento, los requisitos suizos impuestos al prestador de servicios para que esté registrado en el registro mercantil local o el hecho de que las facturas electrónicas deban estar aseguradas mediante una firma electrónica.

Está claro que el modelo europeo, llamado post-auditoría, no rige en todo el mundo. Fuera de la UE las disposiciones son muy complejas. En Rusia y Turquía se ha implementado un sistema de contabilidad en el que las facturas electrónicas se deben mandar a la administración fiscal o a los proveedores certificados y con licencia de la autorización antes, durante o justo después de la emisión de la factura original en la declaración de impuestos. En Latinoamérica se ha implementado un modelo de factura electrónica y se observa un alto índice de aplicación.

Por ello, la emisión de facturas para las sociedades con filiales en todo el mundo es un gran reto en los lugares donde se apliquen leyes distintas (es decir, en el país de su fundación, lugar de registro del IVA, en el transporte, y en la facturación de bienes y servicios).

La facturación electrónica continúa al alza

A pesar de los obstáculos de naturaleza legal y técnica, las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de un proceso de automatización a través de la facturación electrónica, que también conlleva una reducción de los costes. La mayoría optaría por la facturación electrónica de inmediato si la legislación fuera más clara y estuviera normalizada. Por otro lado, las administraciones conocen la escala del fraude vinculado al IVA y buscan herramientas para sellar el sistema; desgraciadamente cada país lo está haciendo por su cuenta.

Sin embargo, es poco probable que la UE implemente un único modelo de contabilidad; existen una serie de iniciativas que pretenden acelerar este proceso. Los estados miembros han decidido organizar foros con múltiples actores para implementar una norma europea de facturación electrónica (prevista para 2017), y aumentar la interoperabilidad entre los proveedores de servicios. La Directiva 2014/55/UE relativa a la facturación electrónica en la contratación pública alienta la esperanza de haber dado un paso importante hacia la recepción masiva de facturas electrónicas de forma uniformada (no en formato PDF), y de que las instituciones públicas reconozcan las ventajas de la facturación electrónica y aceleren la implementación de una ley clara y uniforme en el ámbito de la facturación internacional.

En resumen, la etapa de educar y convencer al mercado para que implemente la facturación electrónica llega a su fin. La mayoría de las empresas ya la usa o está considerando implementarla a nivel nacional a corto plazo. En la actualizad, el mayor reto es habilitar el desarrollo sin problemas los proyectos a nivel internacional.

Encontrar un proveedor de servicios con una amplia experiencia internacional es esencial.  Comarch EDI permite cumplir todas las disposiciones legales locales. Su afiliación a organizaciones como GS1 o la Asociación Europea de proveedores de servicio de factura electrónica [European E-Invoicing Service Providers Association (EESPA)] garantizan que es un socio fiable. Comarch EDI lleva colaborando con GS1 y EESPA desde hace muchos años en diferentes países garantizando la más alta calidad de los servicios y la conformidad de la solución con los requisitos nacionales e internacionales.

Acerca de Bartłomiej Wójtowicz, Product Development Manager, Comarch EDI

Bartłomiej tiene más de 10 años de experiencia en el campo de las comunicaciones B2B de la cadena de suministro.  Fue inicialmente el responsable del desarrollo del mercado EDI en el centro y el sur de Europa, y actualmente es el responsable del desarrollo del catálogo de Comarch EDI.

Comarch EDI es una plataforma B2B que provee una ventaja competitiva con un intercambio de datos rápido y seguro con los socios comerciales.  La solución provee la automatización del procesado de datos en toda la cadena de suministro, desde la parte logística hasta la facturación y proceso de pagos.