Diligent blinda las comunicaciones de los órganos de gobierno

La información es el tesoro más preciado de cualquier organización y, si esa información se genera entre perfiles de la dirección y en el Consejo de Administración, con mayor motivo. Los secretos mejor guardados de una compañía que le permiten competir con sus rivales, las hojas de ruta de productos y otras claves para el desarrollo empresarial protagonizan las conversaciones de dichos ejecutivos dentro y fuera de las salas de reuniones.

Los ciberdelincuentes no dirigen sus acciones únicamente hacia los servidores que contienen los datos privados de clientes y consumidores, sino que también tienen los ojos puestos sobre aquellos intercambios que se producen en las altas esferas.

Teniendo en cuenta la importancia de la información confidencial que manejan, los miembros del Consejo de Administración y del equipo directivo se han convertido en uno de los objetivos más atractivos para los piratas informáticos que buscan romper las barreras de seguridad de las empresas.

Cifrado, integración y facilidad de uso

Un buen sistema de protección debería tener en cuenta esta realidad y preocuparse por las soluciones que usan los cargos más relevantes para compartir información sensible. En este sentido, la estrategia de seguridad debería mantener alineados a los CIO y los CISO con la secretaría del Consejo y demás órganos de gobierno, garantizando que no queden cabos sueltos.

Esto significa que las empresas deben armarse con herramientas capaces de blindar las comunicaciones del Consejo y demás dirigentes, que requieren un grado de firmeza diferente, además de demandar una colaboración sencilla y capacidad de respuesta rápida.

Muchos todavía confían en soluciones como el correo electrónico personal y procesos manuales para distribuir documentos e intercambiar opiniones, lo que pone en riesgo los datos compartidos.

Una solución pensada estrictamente para las relaciones entre los órganos de gobierno necesita aportar algo más que las plataformas tradicionales para mantener el control sobre las comunicaciones con carácter confidencial. Tiene que cifrar la información en reposo y en tránsito frente a los ataques de phishing, el robo de contraseñas y otras posibles vulneraciones, permitir la recuperación de mensajes y dar la opción de restringir las maniobras con archivos adjuntos a sólo lectura.

También debe adelantarse a escenarios catastróficos y prever el borrado remoto de dispositivos perdidos o robados, además de contemplar formación sobre el uso del producto y buenas prácticas cibernéticas.

Por supuesto, la solución ideal será aquella fácil de usar, que cumpla con los estándares del equipo de seguridad, que restrinja el acceso de determinados usuarios y dispositivos, que permita notificaciones y actualizaciones en tiempo real, que aplique backup, que integre funciones de mensajería, chat, colaboración y almacenamiento de datos en una única red conectada y que admita todo tipo de comunicación entre grupos, ya sean empresas, comisiones, consejeros o miembros del equipo directivo.

Que el proveedor de la solución invierta en investigación, sea transparente y realice pruebas de intrusión frecuentemente para mantenerle el pulso a las amenazas emergentes son otros puntos a favor.

Aplicaciones basadas en la nube

Las soluciones de Diligent cumplen con todas estas condiciones. Han sido creadas siguiendo los estándares más exigentes para favorecer el trabajo diario de los Consejos de Administración, sus comisiones y los directivos y aportar la máxima confianza.

Sus aplicaciones basadas en la nube fomentan la colaboración entre dirigentes y consejeros y contribuyen a la toma de decisiones a través de la configuración de controles de acceso y el establecimiento de parámetros propios para el intercambio de información. Están diseñadas para digitalizar los procesos de gobierno corporativo, el cumplimiento, el riesgo y ESG.

Las herramientas que llevan el sello de Diligent emplean métodos de autenticación, incluyendo la verificación en dos pasos, y son compatibles con el cifrado AES de 256 bits y HTTPS con cifrado TLS V1.2.

Un ejemplo es Diligent Boards, que funciona como ubicación segura para los documentos del Consejo de Administración y las decisiones que se toman durante las reuniones. A través de esta aplicación, los usuarios también pueden acometer votaciones y realizar cuestionarios. Diligent ofrece un archivo central y un espacio colaborativo para las órdenes del día, presentaciones para el Consejo, evaluaciones, las actas de las reuniones y demás documentos.

Además, a Diligent Boards se integran la plataforma de mensajería cifrada Diligent Messenger y la sala de datos virtual Secure File Sharing. Gracias a la primera, los equipos directivos y los consejeros pueden comunicarse en grupos o de manera individual con total seguridad, de forma similar a soluciones de mensajería no cifrada como WhatsApp o el email. Es una herramienta accesible tanto desde el escritorio como en dispositivos móviles. La segunda facilita la comunicación en momentos de crisis, para fusiones y adquisiciones o a la hora de intercambiar documentos con auditores y consejeros.

Además, Diligent ofrece un abanico de soluciones que permiten a las empresas la preparación para la Junta de Accionistas, la recopilación de información para el Reporting ESG y soluciones para los equipos de auditoría.

Al proporcionar varias soluciones SaaS integradas entre sí, Diligent cubre todas las necesidades para un gobierno corporativo moderno. Esta firma de software proporciona infraestructura resiliente y los principales recursos para que las organizaciones optimicen su administración.

No permite que la gestión de la infraestructura de alojamiento corra a cargo de proveedores externos y replica los datos entre centros primarios y secundarios con una programación periódica. Además, se somete anualmente a auditorías y cuenta con un programa de respuesta ante incidencias.

Sus ventajas ya han sido probadas en 90 países diferentes por empresas entre las que se incluyen la mayoría de los integrantes de la lista Fortune 1000 y del IBEX 35. Diligent desarrolla y actualiza su tecnología teniendo en cuenta los comentarios de sus clientes, como parte de su inversión continua en la innovación tecnológica, lo que se une a su atención personalizada y unas creaciones intuitivas para evitar errores humanos y ataques.