7 consejos de productividad para profesionales siempre ocupados

Cómo sacar el máximo provecho a nuestra productividad es uno de los enigmas más importantes del siglo XXI. Autores tan famosos como David Allen, Charles Duhigg o Tim Ferris son una gran fuente para desvelar este enigma, sin embargo, existe una infinidad de trucos y estrategias que vale la pena explorar.

La pregunta clave es: ¿cómo puede uno mantenerse totalmente concentrado cuando vivimos rodeados de distracciones? Aquí te dejamos una lista de los 7 mejores consejos sobre productividad que hemos encontrado.

1. Establece una serie de reglas estrictas para los canales de comunicación

¿Sabías que los dirigentes de empresas pasan un 80 % de su tiempo comunicándose? Sí, puede que la comunicación sea una parte importante en este tipo de posiciones, pero les deja poco margen para dedicarse a cualquier otra cosa, y mucho menos para concentrarse y ser productivos.

La solución, según Raphael Lüscher de Evernote, es establecer un «carné de conducir de comunicaciones». Organiza una reunión individual o en equipo para intentar responder a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué canales de comunicación soléis utilizar? (por ejemplo, correo electrónico, Slack, WhatsApp, teléfono…)
2. ¿Qué clase de reglas existen actualmente para estos canales?
3. ¿Cada cuánto tiempo miráis estos canales a lo largo del día?

En Evernote, estas respuestas dieron lugar a una política de correos electrónicos: los emails que requieran más de 3 respuestas no deberían haber sido emails desde un primer momento. Una reunión rápida habría sido más eficiente. Otra regla establece que no se espera que los emails se lean en las primeras 24 horas ya que solo se usan para cuestiones que no son urgentes.

Raphael lo explica así: «Si tu casa está en llamas, no se te ocurriría enviar un email a los bomberos porque es algo urgente. La clave para una comunicación eficaz y eficiente es usar los recursos a nuestra disposición en cada situación. Y definir una serie de reglas y expectativas para cada canal. De esta manera, tanto tú como tu equipo conseguiréis alcanzar un poco de tranquilidad y claridad».

2. Evita las reuniones poco efectivas

Cada año se despilfarran más de 37 millones de $ solamente en reuniones poco productivas. La literatura sobre este tema es extensa, sin embargo las soluciones propuestas —como tener un orden del día claro, celebrar la reunión de pie o con un número limitado de participantes— solo consiguen arañar la superficie del problema. Aunque siempre puedes establecer algunas medidas para las reuniones, tales como:

• Definir el propósito de esta (¿es necesario celebrar una reunión o bastaría con enviar un correo electrónico?)
• Imponer un límite de tiempo (se tiene que terminar en 15 minutos)
• Designar a un moderador (alguien que lleve la cuenta del tiempo y se asegure de que se tratan los temas de la orden del día)

Ciertas herramientas como Calendly o Teamleader te pueden ayudar a organizar las reuniones sin necesidad de andar enviando cientos de correos electrónicos. Pero no podemos olvidarnos de un principio fundamental.

Las reuniones no empiezan cuando entras en la sala, ni acaban cuando sales de ella.

En Meeting Together, Lois Graessle y George Gawlinski presentan el principio del modelo 40-20-40. El 40 % del trabajo que dedicamos a una reunión debería ser en la preparación y organización de la misma, el 20 % en la propia reunión y el otro 40 % en las acciones a llevar a cabo después de ella. Intenta responder a las tres «W» al final de cada reunión: ¿«quién» hace  «qué» y «cuándo»? Si te aseguras de que todo el mundo está preparado antes de la reunión y sale con las ideas claras después de ella, enseguida notarás que las reuniones os ahorrarán tiempo en vez de malgastarlo.

3. Elimina las notificaciones

Sabes a qué nos referimos, ¿no? Esos iconitos que surgen en la parte superior o inferior de tu pantalla para informarte de que has recibido un nuevo correo electrónico, un mensaje en el chat o alguna novedad en otra app. En psicología explican por qué es tan complicado ignorar la tiranía de los iconos rojos. Y cuando haces clic es inevitable pensar: «Bueno, solo me va a llevar unos 30 segundos».

«Tardamos 23 minutos en concentrarnos plenamente y, hoy en día, nos interrumpen cada 5 minutos, por lo que terminar cualquier tarea resulta siempre más complicado».

Y es que el problema tiene unas raíces más profundas de lo que crees. Hoy en día, un profesional sufre interrupciones entre cada 3 y 5 minutos de media, y le lleva unos 23 minutos volver a concentrarse completamente. Esta sobrecarga cognitiva es perjudicial para nuestra productividad. Por ello, muchos expertos recomiendan apagar todas las notificaciones que no sean esenciales.

De esta manera, no solo aumentarás tu capacidad de concentración, sino que alcanzarás un poco de paz mental. Te sorprenderás al comprobar cuánta energía recuperarás al no estar bombardeado constantemente con información nueva. Y si te da miedo perderte algo importante al dejar de lado las notificaciones, empieza con estos primeros pasos:

1. Algunas aplicaciones, como Moment o Offtime, te ayudarán a llevar un control sobre el tiempo que usas el teléfono, y así mantener un equilibrio entre tu vida online y offline.
2. RescueTime lleva un control sobre el tiempo que pasas en las aplicaciones o sitios web para darte una idea objetiva y exacta de tu día.
3. ¿Ya quieres dar el siguiente paso? Existen herramientas como Focus o Snowball que te ayudan a bloquear las distracciones o las notificaciones no deseadas para recuperar tu productividad.

4. Sácale provecho a la tecnología

Hay muchos factores tanto personales como profesionales que afectan a tu productividad desde tu actitud, la falta de sueño, tu estado de salud o tus niveles de estrés hasta la falta de comunicación o la gestión del tiempo y de las tareas. Pero por suerte la tecnología está ahí para echarte una mano.

¿Y cuál es nuestro consejo? Tampoco exageres con la tecnología. Usar demasiadas herramientas también puede acabar afectando a tu productividad tanto como si no usaras ninguna. Dos consejos:

• Selecciona herramientas con un nivel alto de automatización (y reduce así el tiempo que pasas en tareas de poco valor)
• Emplea herramientas interconectadas, o softwares como Zapier o IFTTT para sincronizar otras apps (y pasa menos tiempo traspasando información)

Por ejemplo, si usas un software CRM, deberías plantearte conectarlo con tu buzón de correo, tus formularios web o incluso con tu cuenta de LinkedIn para recuperar información sobre tus leads de forma automática. Por otro lado, tu software para gestión de proyectos debería estar conectado a tu software de facturación para poder enviar facturas con solo un par de clics por el tiempo pasado en los proyectos.

Gestionar una factura online es todavía fácil si tu programa de facturación está conectado a tu herramienta de contabilidad para intercambiar y actualizar los estados de los pagos, facturas, etc. Y de esta manera tendrás cubierto todo tu flujo de trabajo.

Por último, para las comunicaciones internas resultará más fácil usar aplicaciones como Slack o Chanty. Y para no tener que introducir manualmente tus contraseñas todo el rato, puedes ayudarte de gestores de contraseñas como LastPass o 1Password.

5. Haz un repaso mental de la semana

David Allen afirma que la mayor causa de estrés es no apuntar las tareas que tenemos que hacer. Párate a pensar solo un segundo: ¿por qué estamos tan relajados durante las vacaciones? Porque antes de irnos de vacaciones hacemos una revisión semanal para asegurarnos de que nada va a saltar por los aires justo la semana que no estamos. Además de conseguir paz mental, te ayudará a ahorrar tiempo en el futuro.

«Reflexionar sobre nuestro trabajo nos facilita todas nuestras tareas».

Tómate una hora a la semana para reflexionar sobre las estrategias y la planificación de los proyectos. Apunta las tareas a realizar, las fechas de entrega, los objetivos y las prioridades. Reflexionar está visto como algo que cae fuera de las prioridades en el mundo de los negocios, o incluso está considerado como un lujo que puede esperar. Pero, en realidad, es esencial a la hora de trabajar y la base de toda eficiencia. Reflexionar sobre nuestro trabajo nos facilita todas nuestras tareas.

6. Mantén tu buzón de correo electrónico limpio

Los emails son la pesadilla de la productividad, y nos puede hacer sentir culpables fácilmente. La clave es intentar mantener tu bandeja de entrada a cero regularmente. Procesa tus correos electrónicos 3 o 4 veces al día y documenta esto en tu carné de conducir de comunicaciones. Tu bandeja de entrada no es una herramienta para gestionar las tareas, sino el sitio donde recibes notificaciones.

Una recomendación muy útil es organizar tu buzón de correo en tres carpetas: «Acción», «Para leer», «Pendiente de respuesta». Esta organización te permitirá tener tu bandeja de entrada a cero fácilmente y así tener bajo control cada correo sin estresarte.

Con esta solución, te olvidarás de esa sensación de que estás perdiéndote la oportunidad de tu vida en un buzón de correo desorganizado, y mejorarás la gestión de tu tiempo.

Pero ten siempre en cuenta la regla de los dos minutos: si solo te va a llevar dos minutos atender un email, ¡hazlo en el momento!

7. Aprovecha tus momentos del día más productivos

No hace falta recurrir a ningún estudio científico para afirmar que nuestra productividad alcanza su pico máximo en ciertos momentos del día. Hay personas que aprovechan mejor las mañanas, y otras las tardes. Lo importante es ser consciente de cuándo está más alto tu nivel de productividad y así reservar esas horas para atender a tus prioridades. Durante estas horas, intenta evitar las distracciones. Los emails, las reuniones o las llamadas de teléfono pueden interferir en tu concentración a la hora de trabajar.

Cal Newport escribió sobre este tipo de trabajo en su libro bestseller, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Este autor afirma que la capacidad para concentrarse de forma intensa es cada vez más difícil de encontrar, y por ello, las personas que la dominan tienen una enorme ventaja.

Aumenta tu productividad:  Ebook: “Time management. Practical and strategic tips to get more out of your day.”