3 motivos para engancharse a RPA, la automatización robótica de procesos

Dicen que del amor al odio hay solo un paso. Y esa afirmación funciona también a la inversa para seres humanos y tecnología dentro del ámbito de la empresa.

La relación entre personas y máquinas resulta confusa en ocasiones. Pero de la preocupación e incertidumbre que todavía existen acerca de la incorporación de los robots al entorno laboral, siendo la desaparición de empleos la consecuencia más temida por el hombre, es posible pasar a la aceptación, la colaboración y un mejor aprovechamiento del talento. Y, de ahí, a la creación de nuevos puestos de trabajo.

Para ello se pueden utilizar robots de hardware o de software. Una solución comprobada para optimizar el trabajo es la automatización robótica de procesos (RPA), que permite afrontar tareas básicas, manuales y repetitivas tradicionalmente atribuidas a personas con mayor velocidad y sin errores ni interrupciones. En este caso, dejando su resolución a cargo de un sistema tecnológico que está preparado para actuar tal y como lo haría un humano.

Automatizar procesos es una decisión acertada para agilizar operaciones, impulsar la eficiencia y eliminar ciertos costes, si bien sirve para mucho más que eso.

Por su cuenta, o en combinación con otros avances como la gestión de procesos negocio (BPM) y la inteligencia artificial (IA), permite a un negocio mejorar la experiencia de cliente y crecer más rápido que aquellas empresas que no incluyen RPA como una parte más de su estrategia.

Permite destacar sobre la competencia. Alcanzar una mayor cantidad de logros en menos tiempo. Liberar a los empleados de funciones redundantes para que se concentren exclusivamente en tareas de valor añadido. Exprimir el potencial latente. Y aumentar las ganancias. Incluso puede automatizar procesos empresariales dinámicos, de larga duración y sometidos a reglas complejas.

Adiós a la frustración, los cuellos de botella y el riesgo

Las posibilidades son muchos, pero ¿cómo saber si es el momento de implementar este tipo de soluciones? ¿De qué manera se puede comprobar si una empresa está lista para la automatización? ¿Por qué engancharse a RPA?

Un signo que demuestra la necesidad de adoptar RPA es lo que Appian denomina “el efecto de la silla giratoria”. Si diferentes miembros de una misma plantilla tienen que trabajar con múltiples sistemas para llevar a cabo un único trabajo, moviéndose de una pantalla a otra para ir recopilando datos, lo mejor es optar por la automatización robótica de procesos y terminar con tareas cotidianas de menor valor. Esto aumentará la satisfacción de los empleados, que podrán apostar por proyectos de mayor interés.

Además, trazando las combinaciones adecuadas, se potencia la colaboración entre fuerza laboral digital y trabajadores humanos. La transferencia de tareas entre personas y robots es algo que se puede automatizar. Las tareas son asignables, se pueden asociar con un tiempo de finalización determinado, escalar o priorizar.

“La mayoría de las organizaciones actuales, especialmente las grandes organizaciones, están inundadas de grandes cantidades de trabajo repetitivo y manual. Por ejemplo, si llamas a un banco y realizas una solicitud simple como: ‘¿Puedes cambiar mi dirección?’. La cantidad real de trabajo que suceden por detrás es alucinante”, explica Prittam Bagani, experto en RPA y director de estrategia de producto de Appian.

“La persona que recibe esa solicitud en realidad actualiza manualmente tu dirección en los muchos sistemas que alojan la información de cuenta del cliente”, detalla Bagani.”Ese proceso, si no está automatizado, puede frustrar a los clientes y crear trabajo innecesario para las personas que tienen que realizar la tarea propensa a errores de copiar y pegar información de un sistema a otro. Con RPA, puedes automatizar estas tareas imitando exactamente lo que hacen los humanos”.

La acumulación de soluciones heredadas que funcionarían mejor integradas, pero que son difíciles de integrar, es otra señal que habla de la necesidad de abrazar las bondades de RPA en la empresa. Y es algo que se agrava a medida que se crean nuevas aplicaciones empresariales y se integran en la rutina diaria, ya que el uso de unas y otras genera cuellos de botella evitables con la automatización.  

RPA también ayuda con las tareas que forman parte de un proceso sometido a altos niveles de cumplimiento normativo. Un robot de software es capaz de realizar conjuntos predefinidos de acciones sin equivocarse, lo que contribuye a establecer una mejor precisión del proceso y a reducir el riesgo. Además, las tareas se van incorporando a registros de actividad, lo que redunda en una mejor gobernanza y capacidad para auditar.

Aprender a reconocer la utilidad de la automatización y sus mejores casos de uso es importante para no errar en su implementación y marcar diferencias.

Al final, la automatización facilita el trabajo. Acerca postura entre los trabajadores. Mejora la relación entre las soluciones implementadas. Ofrece una visibilidad completa del proceso de negocio y prepara bases de auditoría para la estrategia de cumplimiento y gestión de riesgos. En definitiva, favorece la transformación digital.

  Con todos estos objetivos en mente, Appian ofrece Appian RPA con diferentes proveedores líderes de RPA:  Blue Prism, UIParth y Automation Anywhere. En el caso de de Blueprism, pone a trabajar la automatización robótica de procesos junto con capacidades low-code, BPM y gestión dinámica de casos (DCM) para entregar una solución integral. Por un lado, se hace cargo del trabajo manual reiterativo y, por otro, de la gestión general de la empresa. En una misma solución concentra diferentes tecnologías para aprovechar la promesa de RPA en el sentido más amplio posible.

A través de RPA cualquier empresa puede encontrar el camino hacia la modernización dejando atrás errores humanos y optimizando procesos rutinarios que son necesarios, pero que no tienen por qué estar necesariamente ligados a la mano del hombre. Y esto se consigue aceptando que trabajadores virtuales y de carne y hueso son capaces de convivir. Y no solo eso, sino que aportan mucho más cuando trabajan juntos que por separado.

RPA derriba las barreras que durante años se han ido levantado en las organizaciones entre las personas, los sistemas y los procesos, empoderando al personal para que genere valor en vez costes.