Bodas de plata para Exact y Martiko

Dos décadas y media. Veinticinco años. Trescientos meses. Unas mil trescientas semanas. Y más de nueve mil días. Ese es el tiempo que llevan “casadas” las firmas Exact y Grupo Martiko en el campo de las nuevas tecnologías y el software empresarial con unos resultados más que satisfactorios. Tanto que la conservera navarra ha decidido añadir recientemente nuevos módulos a su sistema de gestión colaborativa con el objetivo de estrechar la relación con su cartera de clientes, sacar provecho del “know-how” acumulado y reforzar sus ingresos.

Pero empecemos por el principio. Martiko era una compañía familiar casi en pañales, dedicada a la venta de alimentos al por menor, cuando se planteó por primera vez la necesidad de integrar las TIC en su oficina. Sus productos se dirigían sobre todo al mercado francés y, con el objetivo en mente de maximizar las posibilidades del negocio, se hizo con el software de planificación de recursos Dimoni que ofrecía por aquel entonces la también joven proveedora de soluciones Exact.

Era 1987, sólo había pasado un año desde que la compañía de Bera de Bidasoa echara a andar, pero ya contaba con la base logística requerida para afrontar los retos venideros. Y es que este sistema ERP con aplicación escalable había sido diseñado especialmente para PyMEs y permitía (y permite) controlar tanto procesos administrativos como financieros. O, en palabras del portavoz de Martiko, Gregorio Mitxelena Ordoki, “se adaptaba a nuestras necesidades” como anillo al dedo.

¿Por qué Exact?

No en vano, las herramientas de la holandesa se caracterizan por enfocarse a operaciones de tamaño medio o pequeño, con un target muy focalizado. Mientras buena parte de sus competidores recurren a distribuidores para ofrecer sus servicios en mercados remotos, los servicios de consultoría y soporte de Exact se proveen de forma directa, local y coordinada en más de 30 países. Esto agiliza el proceso de instalación y soporte de las aplicaciones.

Pero hay más. “Nuestros productos”, que disponen de multi-idioma y multilegislación, “tienen menores costes de licencia y tiempos de implantación, con retorno de inversión garantizado”, comenta Jon Malax-Echevarria, director comercial Zona Norte en Exact España a la hora de resumir la filosofía de la marca a la que representa. Además, no requieren de amplios conocimientos técnicos, ya que aportan “una solución estándar, de implantación rápida y muy flexible que se acomoda a las particularidades de cada empresa”.

Los productos

Uno de esos programas es Exact Business Analytics. Nacido en el contexto del “Big Data” y la conexión permanente a Internet, este software permite convertir los datos no estructurados de una organización en información útil. Y, en último término, arrojar informes y visualizaciones de la actividad que guíen en la toma de decisiones. Por ejemplo, con la combinación dinámica de archivos críticos almacenados en diferentes bases de datos. Lo que se dice una solución de Business Intelligence en toda regla, que a Martiko le ha servido para “responder con mayor celeridad a los continuos cambios que se producen en el sector”.

Y es que la constante evolución que ha experimentado la industria conservera durante los últimos tiempos, unida a las normativas legales que imponen las autoridades, ha provocado que los sistemas de gestión empresarial se conviertan en una herramienta indispensable para la administración centralizada de los fondos económicos y documentales de esta clase de compañías.

Otra de las aplicaciones de Exact adoptada por Martiko y que actúa como primera línea de defensa contra estas modificaciones tan bruscas del panorama es Exact Event Manager, un sistema de alerta inmediata que ayuda a controlar y mantener visibilidad real del negocio. Esto es así porque, más allá de la tradicional monitorización de eventos, detalla las respuestas que se deben llevar a cabo. Para ello extrae información de múltiples recursos informáticos internos y externos, “facilitando una perspectiva más extensa y también profunda de los procesos de negocio característicos de cada empresa”, explica Malax-Echevarria.

¿Cómo lo ha incorporado su pareja de hecho? Como parte de su proyecto de gestión y control de costes. “Exact nos ha dotado de unos cuadros de mando que nos permiten controlar todo lo que ocurre en la compañía”, reconoce Gregorio Mitxelena. “Gracias al gestor de alertas de negocio de Exact Event Manager, por ejemplo, hemos conseguido anticiparnos a cualquier tipo de riesgo con nuestros clientes” y así abordar cuestiones críticas antes de que incidan de forma negativa.

Los beneficios

Entre las ventajas derivadas de esta categoría de sistemas, Martiko valora “la integración total de la información” y “una gran estabilidad”. Algo con lo que coinciden los responsables de Exact, que apuntan también al ahorre en quebraderos de cabeza y en gastos operativos, al valor añadido de personalizar informes, a su distribución automática y segura hasta distintos usuarios, a la gestión en tiempo real del inventario, los pedidos y la facturación, a la prevención de cuellos de botella y de errores humanos… Y, en definitiva, a la mejora de la eficiencia y la productividad una vez se prescinde de tareas manuales.

Sin ir más lejos, uno de los presentes proyectos de la firma alimenticia se refiere a la automatización de determinadas áreas de trabajo a través de funciones de “workflow”, CRM, gestión documental de RRHH y de proyectos, reunidas bajo el paraguas de Exact Synergy. Se trata de una plataforma colaborativa 100% web que trabaja con una base de datos SQL y concede mayor poder de explotación sobre la información clave de una organización que a día de hoy cuenta con una plantilla de más de 180 empleados y un total de cinco plantas productivas, dos de ellas dedicadas al pato y una al salmón.

De no haberse cruzado en su camino la multinacional neerlandesa, “me imagino que hubiéramos contactado con otro proveedor”, fabula Mitxelena. Pero, “además de ser más costoso a nivel de licencia, el retorno de la inversión hubiera sido más lento y no hubiéramos tenido todas las funcionalidades y ventajas que nos ofrecen las soluciones de Exact”. Aniversario tras aniversario, esta pareja ha demostrado ser un matrimonio bien avenido, “satisfecho” de haberse conocido y capaz de adaptarse “bien mutuamente a cada reto” que se les ha presentado.