Appian: “Process Mining es como una ‘caja mágica’ de Lego que proporciona un manual de instrucciones mejorado”

Hace dos años y coincidiendo con el comienzo de la pandemia, Appian decidió dar el salto hacia la automatización con la compra de la firma Novayre. Se trata de una operación habitual para este tipo de compañías, aunque en este caso con sabor español y con una integración en tiempo record de ambas tecnologías. Es la historia de cómo una empresa sevillana ha terminado marcando el paso de la Automatización Robótica de Procesos a través de Appian. 

Sus oficinas en la capital andaluza se han convertido en el centro neurálgico del RPA de Appian a nivel  mundial. Desde allí mantienen el desarrollo de esta solución y dan soporte a la región EMEA, pero además con un alto grado de integración con el resto de componentes de una plataforma, la de Appian, que está expandiéndose para cerrar el círculo de la hiperautomatización. Han duplicado la plantilla durante este periodo y esperan seguir creciendo a ese ritmo durante los próximos dos o tres años.

Con su última adquisición, la alemana Lana Labs, especializada en Minería de Procesos, Appian permite diseñar, automatizar y optimizar procesos en todo su ciclo de vida de forma integrada. 

De todo esto y más nos habla Victor Ayllón, Vice President, Automation – Appian Corporation, que a su vez fue co-fundador de la sevillana Novayre:

—Para empezar, Victor, ¿cómo está yendo el proceso de integración entre Novayre y Appian?

Está yendo maravillosamente, teníamos una cultura muy similar en el sentido de construir un negocio centrado en los clientes, que es lo que nosotros en Novayre hemos hecho durante estos últimos doce años. 

La pandemia no ha lastrado este proceso sino todo lo contrario, nos ha beneficiado: al estar todos los trabajadores desde casa, no existían las diferencias entre estar en la sede central y en el resto de sucursales ya que todos nos hemos centrado en trabajar frente al PC sin distinción del lugar en el que nos encontremos y no por el tiempo que pasemos en la oficina física.

—En poco tiempo Appian ha unificado muchos procesos dentro de su plataforma, no solamente la parte de RPA sino también la de minería de procesos con la compra de Lana Labs, ¿qué nos puedes contar sobre ello?

Efectivamente, en 2020, Appian compra a Novayre para integrar la pieza de la automatización RPA y, en 2021, hace lo propio con Lana Labs, con base en Berlín, para integrar todo lo relacionado con Minería de procesos. 

Con estas dos adquisiciones, nos hemos convertido en la plataforma más unificada desde el punto de vista del descubrimiento de procesos, el diseño de procesos y la automatización de procesos. 

En estas etapas de integración, la matriz suele tener dos opciones: dejar el producto como está añadiendo nuevas funcionalidades o poner el foco en todas las funcionalidades de ese producto para integrarlas y unificarlas en la plataforma. Y esta segunda opción es la que se ha producido en Appian.

Desde el punto de vista del desarrollo, la experiencia debe ser lo más parecida. Cuando un programador de Appian utiliza cualquier componente, debe ser reutilizable en la plataforma de RPA. Appian ha pasado de ser una plataforma a una suite de componentes totalmente unificados e integrados, pero también abiertos. 

De hecho, tenemos conectores para otras soluciones RPA del mercado y esto es algo diferencial porque somos muy respetuosos con las tecnologías que tiene cualquier cliente, ya sean legacy o software de terceros. 

—La decisión de integrar todas las herramientas no ha debido de ser fácil debido a la complejidad de estos procesos de desarrollo. ¿Cómo ha sido esta integración? 

A nivel técnico, la compra de Novayre y de Lana Labs lleva consigo una Due Diligence [proceso de revisión en profundidad de la situación de una compañía antes de su adquisición] muy importante.

En el caso de Novayre, por ejemplo, estuvimos varios meses trabajando en la integración antes de que se oficializara la adquisición, lo que supone una confianza total entre ambas partes y con una apertura total de la tecnología. Esto ha sido algo fundamental desde el punto tecnológico porque no hay sorpresas. Con la parte de minería de procesos de Lana Labs ha ocurrido algo muy similar. 

—Para la empresa pequeña, la que se va a adquirir, suele ser algo peligroso…

La confianza es clave en el sentido de que se trata de compras estratégicas. Más aún teniendo en cuenta que lo habitual en el mercado no es que una empresa grande compre a una pequeña para integrarla en su portfolio, sino más bien para hacerse con su competencia. Obviamente no ha sido nuestro caso. Además, nuestra integración no se ha producido solamente a nivel tecnológico sino también humano.

—De esa integración a nivel humano me gustaría también que nos contaras más en detalle.

Con la pandemia, cerramos nuestra oficina de Sevilla en la que trabajamos 25 o 30 personas. Ahora hemos abierto unas nuevas instalaciones para dar cabida a 60 personas. Y es la oficina más bonita de Sevilla [risas]. 

—Un crecimiento importante. ¿Qué está aportando la oficina de Sevilla?, ¿también los procesos de desarrollo e ingeniería de la parte de RPA se mantienen allí?

Hasta la compra de Lana Labs, la oficina de Sevilla era la única fuera de la sede de Appian en Estados Unidos que tenía ingenieros de desarrollo de producto. Ahora somos dos junto con la de Berlín.

Además, la oficina de Sevilla tiene un departamento de Customer Success que está desarrollando proyectos no solamente para Iberia sino también para la región EMEA.

Algo similar ocurre en materia de soporte ya que contamos con profesionales que dan soporte de primer nivel a clientes que ya están en producción. 

Por último, mis funciones en estos momentos son las de evangelización a nivel global y gestión de las iniciativas de automatización de toda la compañía.

Cuando surgió la pregunta sobre cuál sería mi función en Appian, tenía claro qué es lo que no quería hacer, estar en ventas o en cualquier otro departamento. Sí me apetecía estar como evangelista de la automatización porque es un área que domino.

—Mencionas a ingenieros trabajando para la compañía a nivel mundial y me surge la pregunta sobre la búsqueda de talento en España.¿Cómo estás viendo el panorama de contratación y retención de profesionales cualificados en el campo tecnológico?

Hay una brecha con el talento tecnológico. La pandemia ha hecho que en la profesión de ingeniería y desarrollo de software ya no solamente estés compitiendo con empresas locales para atraer talento. La gente tiene acceso a ofertas de trabajo que no están en su ciudad. 

Este hecho es una ventaja y un inconveniente. Viviendo en Sevilla, nos encontramos con gente que quiere vivir aquí y trabajar en remoto para empresas de fuera. Nosotros les tenemos que proporcionar un valor diferencial, el de vivir aquí trabajando en el modelo híbrido y el de tener acceso a una comunidad local. Las empresas que sean capaces de coger lo mejor del antiguo mundo, como la comunicación o la colaboración, y lo mejor del nuevo trabajo en remoto, estaremos en dos o tres años muy bien posicionadas. Es lo que estamos intentando hacer aquí, facilitar que la gente pueda realizar su trabajo y desarrollarse profesionalmente. 

—En ese periodo que comentas de dos o tres años, ¿qué previsión de contrataciones tenéis prevista?

Queremos duplicar la plantilla en ese periodo. No hay ninguna presión desde ese punto de vista pero tenemos puesto el foco en contratar a los mejores en el proceso de selección. Para hacerte una idea, a cada persona le hacemos 8 entrevistas distintas antes de ser contratada. Y los problemas que estamos encontrando no están en el ámbito de los conocimientos tecnológicos, sino en el conocimiento de la lengua inglesa. Vemos a muchos profesionales con distinta experiencia, desde perfiles junior a senior, pero el denominador común es que no suelen estar preparados para trabajar en un entorno donde se habla predominantemente en inglés por ser una compañía internacional.

—Pasemos al bloque de producto. Tras la adquisición de Lana Labs acabáis de lanzar al  mercado Appian Process Mining. ¿En qué consiste y qué supone para los clientes como parte de vuestra plataforma?

Desde hace tiempo, todo está relacionado con mejorar los procesos de cualquier compañía. Pero, para poder mejorarlos, es necesario conocerlos en profundidad para después poder optimizarlos. Y ese conocimiento profundo solamente te lo puede proporcionar la minería de procesos. 

En las grandes compañías, este proceso es extremadamente complicado porque trabajan con multitud de sistemas y dependencias, todo ello gestionado por muchos equipos de trabajo… Esto supone que cada proceso no cuenta con una línea independiente sino que es un árbol con decenas de ramificaciones y casuísticas: uno de los caminos es el correcto, pero muchos otros no lo son. Cada una de estas ramificaciones puede generar el 80% del tiempo hasta completar el proceso, quedando solamente el 20% para productividad. 

Por otra parte, en RPA, muchos de esos procesos están implementados pero no están documentados. 

Me gusta utilizar el símil de las piezas de Lego para explicar nuestra tecnología: cuando diseñamos cualquier proceso con RPA es como si hiciéramos una composición basada en piezas de Lego. Appian Process Mining sería, en terminología Lego, una especie de ‘caja mágica’ a la que tú le enseñas una pieza y te devuelve el libro de instrucciones con todos los pasos que se han realizado hasta conseguir esa composición. Y si comparas ese libro de instrucciones que te ha dado la caja mágica con el libro original del fabricante, hay diferencias. La caja mágica te enseña cuáles son las diferencias y los procesos de composición mejorados, más rápidos.

El Process Mining analiza cualquier proceso mediante Machine Learning desde que comienza hasta que termina. Cuantos más sistemas intervienen en ese proceso, más complicada resulta para los humanos la detección de cuellos de botella o ineficiencias, pero más sencilla para las máquinas que hacen uso de la tecnología de minería de procesos.

—¿Esa combinación entre la automatización de procesos y la minería de procesos es lo que denomináis “hiperautomatización”?

Es la convergencia de distintos mercados. Lo que empezó con RPA para descubrir procesos sencillos y repetitivos, también aquellos que estuvieran aislados o fueran departamentales, ha dado paso a la hiperautomatización: ya no hablamos de qué automatizar, sino de cómo automatizar. 

Actualmente estamos compitiendo en un mercado convergente donde el descubrimiento de procesos, el diseño de procesos y la automatización de procesos van de la mano, pero, además, combinándose con otras tecnologías como las APIs, la inteligencia artificial, el procesamiento de documentos, las reglas de negocio, el low-code… Todo ello, en su conjunto, ha dado paso a la hiperautomatización.

—¿Cuáles serían los nichos donde la minería de procesos es más eficiente?

La banca es, probablemente, el vertical donde más procesos hay susceptibles de ser optimizados a través del Process Mining: gestión de hipotecas, la incorporación de nuevos clientes, gestión de fraudes, auditorías, monitorización… pero en el caso del cumplimiento normativo me parece realmente interesante para aplicar esta tecnología ya que muchas veces es obligatorio seguir un procedimiento concreto para cumplir con las normativas, de tal forma que es posible comparar lo que debería ser con lo que es en ese momento y mejorarlo. 

Los entornos industriales también tienen mucho potencial a la hora de aplicar el Process Mining: fabricación, gestión de la calidad, gestión de inventarios, producción… son áreas que no suelen estar bien conectadas entre sí.

—A nivel de negocio, ¿qué potencial tiene para vosotros la incorporación de la minería de procesos en la plataforma de Appian?

Para mí es como cerrar el círculo de nuestra plataforma ya que permite diseñar, automatizar y optimizar en un ciclo de mejora contínua gracias a la incorporación del descubrimiento y monitorización de los procesos.

Con ello, llegaremos a más mercados que antes eran de nicho. Por otra parte, lo que diferencia nuestra tecnología del resto es que es más eficiente en la preparación y la limpieza de los datos que dan soporte al diseño de los procesos antes de buscar las ineficiencias. Dicha preparación es habitualmente el proceso que más tiempo lleva, en torno al 70% del tiempo de cada proyecto, pero Appian Process Mining lo reduce al 10%. No lo decimos nosotros, lo dice Gartner.