A fondo: Workplaces 3.0, así son y así te ayudarán las oficinas del futuro

El mundo está cambiando, y los lugares de trabajo también. Avanzan hacia “espacios completamente abiertos, flexibles y colaborativos, en los que los profesionales irán a trabajar sintiéndose como en casa”. Trabajo coordinado y múltiples posibilidades son características que definirán a las oficinas “en un futuro no muy lejano”. Porque las nuevas generaciones de profesionales lo están demandando y porque la tecnología lo hará posible.

Así lo determina Philippe Jiménez, Country Manager de Spaces en España y uno de los cinco expertos con los que Silicon.es ha hablado sobre el cambio organizativo que se avecina en compañías de todo el mundo. Jiménez cree que con el paso de los años “las barreras entre la vida profesional y los momentos de ocio serán mucho más difusas”. De manera que, “donde antes se trabajaba para poder vivir”, el ámbito laboral se acaba viviendo “como un reto profesional de autorrealización y de motivación personal. Ahora mismo estamos viviendo un cambio radical en la manera de entender el trabajo, porque los Millennials ya no quieren un gran despacho entre cuatro paredes”, analiza el directivo de Spaces. Lo que quieren es “trabajar junto a otros profesionales de diferentes sectores y en espacios de oficina que les permitan adaptar los horarios de trabajo a sus necesidades. Los nuevos trabajadores de hoy en día saben que es importante trabajar junto a proveedores, clientes y colaboradores para optimizar el rendimiento de un negocio”. Y eso propicia el cambio hacia otro paradigma.

“Además, sus oficinas tendrán que estar equipadas con las últimas tecnologías”, añade Philippe Jiménez. Lo lógico es que se llenen de “sistemas modernos de videoconferencia con proyectores para mantener reuniones a distancia, pantallas para realizar presentaciones corporativas, conexión a internet de calidad y conectores o enchufes para cargar las baterías” de dispositivos “wearables o dispositivos electrónicos” que permitan a los trabajadores “estar siempre conectados con su entorno”. Porque eso les beneficia.

Cabe esperar que recursos que van un paso más allá e introducen nuevas formas de relacionarse con el entorno y con otras personas, como las pantallas táctiles, las salas interactivas, los gadgets inteligentes, los cascos de realidad virtual, las conexiones del internet de las cosas (IoT) o el software colaborativo, acaben dominando los espacios de trabajo. Todas éstas son innovaciones que están ganando enteros en nuestro día a día, pero a las que les falta madurar. “Movilidad, cloud y las tecnologías del entorno consumer ocupan la mente de los CIOs en el corto plazo cuando se habla de digitalización”, observa Alicia Cerezo, Solutions & Marketing Director de Dimension Data España, “pero no perdamos de vista que las empresas ya reconocen la importancia de las herramientas de workplace analytics para ayudarles a monitorizar el uso y éxito de las iniciativas en el puesto de trabajo”.

“Otras herramientas que llegarán” con la consolidación de las nuevas oficinas “serán los agentes inteligentes, virtual personal assistants” como el Siri de Apple y el Alexa de Amazon, “realidad aumentada, IoT en el puesto de trabajo, microlearning o real time virtual advisor”, declara Cerezo. Lo ratifican los análisis de mercado. “Según un reciente estudio realizado por Dimension Data, más del 20 % de las compañías europeas creen que este tipo de tecnologías estarán presentes en el puesto de trabajo en el medio plazo”.

La oficina no desaparece, se transforma

“Durante años hemos pensado que la evolución de la tecnología en la forma de trabajar terminaría por hacer desaparecer las oficinas. En un mundo interconectado en el que puedes llevar la oficina encima gracias al móvil”, un dispositivo “con el que se pueden realizar videoconferencias, guardar documentos, enviar correos, imprimir, escanear” y muchas cosas más, para “trabajar prácticamente desde cualquier lugar, la oficina parece que deja de tener sentido”, plantea Alejandro Pociña, presidente de Steelcase. “Sin embargo, nada más lejos de la realidad”. Lo que se está viendo es que “la oficina sirve para reunir personas y que éstas colaboren en un fin común aprovechando la tecnología y una experiencia laboral que no puede obtenerse en ningún otro lugar que no sea el propio centro de trabajo”.

Esta visión que pone en valor el papel de la oficina es compartida por Stephen England, responsable de la marca Legamaster en España, para quien “los espacios de las oficinas están cambiando a un ritmo frenético. El nuevo concepto Workspace 3.0”, que da nombre a aquellos lugares que potencian la interacción entre compañeros, el brainstorming y la productividad, “pone de manifiesto la incipiente llegada del trabajo colaborativo como sustituto del trabajo individual con puestos fijos. Nos encontramos ante la desaparición de las salas de reuniones y despachos convencionales para dar paso” a otro tipo de lugares: “a los espacios multifuncionales y abiertos que permitan realizar el trabajo de manera cómoda”. Y esto, a su vez, propiciará “un ambiente divertido y flexible”.

England añade que “en las oficinas del siglo XXI” en plena formulación para cubrir las demandas de las organizaciones actuales “se está cuidando especialmente el diseño y la decoración de cada ambiente para que trasmita una imagen mucho más innovadora y de colaboración a través de los dispositivos digitales”. Esto significa que, por ejemplo, para el trabajo en grupos desaparecerán los proyectores de toda la vida, en favor de “nuevas pantallas planas táctiles de gran formato” que permitan “interactuar de manera presencial y online” entre múltiples personas y al unísono. Lo ideal, además, es que cada persona se conecte a la pantalla de forma inalámbrica “mediante su propio dispositivo independientemente del sistema operativo que use”. Para intercambiar contenido con sus compañeros. Y “para que el personal de las empresas pueda mantenerse conectado en tiempo real posibilitando la conexión remota desde cualquier parte del mundo”.

En este contexto, el fenómeno del Bring Your Own Device, que defiende el uso de dispositivos personales en el trabajo, y el propio trabajo en remoto tendrían cabida en años venideros. “Los trabajadores tendrán el mundo como oficina gracias a las infraestructuras de las comunicaciones de alta velocidad”, opina Antonio Ramírez, que es Marketing Manager en Konica Minolta Business Solutions Spain. En este sentido, “la superación del 5G será básica. Esta movilidad no necesitará de los dispositivos móviles” actuales, según relata Ramírez. “Cualquier persona tendrá todos sus datos y herramientas en un espacio virtual, sucesor de la famosa ‘nube’ que hoy en día conocemos” y “la comunicación con este espacio virtual” se entablará “vía sensores” o vía “chips incorporados en el cuerpo humano”. Ésa es la visión más futurista de Konica Minolta que concede que, “en todo caso”, también podrían ir incorporados “en wearables”.

Siguiendo por esa misma línea de modernidad, “los sentidos humanos” como la vista, el oído y el olfato acumulan todas las papeletas para asumir el papel que desempeñan los “dispositivos físicos actuales. Cuando la necesidad obligue al convertir lo virtual en físico”, baraja Antonio Ramírez, “cualquier cristal, mesa o pantalla se podrá convertir en un interface visual, y los teclados serán sustituidos por una combinación de voz y gestos”.

Diez claves que definen al nuevo espacio de trabajo

Lo que traerán estas oficinas será algo vanguardista. Pero no es algo inesperado. Ni siquiera es un fenómeno aislado. “Las oficinas están sufriendo una disrupción similar a la que han vivido otros sectores estratégicos”, compara Alejandro Pociña, “y se encuentran ante el reto de reinventarse para dar respuesta a los cambios que se avecinan con una fuerte implantación tecnológica, nuevas generaciones laborales y una transformación de los modelos de negocio y de la forma de trabajar”.

“Es cierto que cada espacio de trabajo presenta unas características diferentes en función del tipo de actividad que se realice”, continúa el presidente de Steelcase, “pero todos los sectores presentan un común denominador que se basa en diez puntos clave”. ¿Y cuáles son esos puntos clave? En primer lugar, se trata de buscar “espacios flexibles y que puedan ser modificados en función de las necesidades cambiantes de las empresas”, como sería un aumento del personal o, en su defecto, la reducción del número de trabajadores contratados.

Relacionado con el tema de la flexibilidad, los Workspaces 3.0 se definen asimismo por la “democratización del espacio”. Esto es, por “ofrecer al trabajador un amplio rango de espacios en el que pueda elegir dónde y cómo quiere trabajar en función del tipo de actividad que esté realizando en cada momento, con independencia de su posición jerárquica. Desde reuniones entre grupos de trabajo, pasando por encuentros informales o momentos que exijan de privacidad, concentración o relajación”, enumera Pociña. “En las oficinas que vienen tampoco habrá puestos asignados, puesto que el número de trabajadores móviles aumentará exponencialmente haciendo que los metros cuadrados en las empresas queden desaprovechados”. Esto significa que todo debería ir acorde a necesidades concretas.

En tercer lugar, se producirá una “vuelta a la naturaleza. En un mundo en el que abunda lo tecnológico y lo artificial, la vuelta a la naturaleza será un denominador común en las oficinas del futuro”, afirma este directivo, que habla de “mobiliario con maderas naturales y materiales reciclados, iluminación natural, espacios al aire libre donde tomar un respiro” y de “plantas naturales incorporadas en la oficina e, incluso, en el mobiliario”.

El “bienestar”, la “colaboración”, la “privacidad” y la “creatividad” son cuatro palabras que acompañarán en su recorrido a las nuevas oficinas. “Las organizaciones con más éxito están empezando a fijar su atención en el bienestar de sus empleados como manera de convertirlo en una ventaja emocional, financiera y competitiva, y en el futuro, todos los espacios de trabajo deberán pasar por esta premisa si quieren que sus empresas y empleados sean competitivos”, profundiza Alejandro Pociña. Éste añade que “el trabajo individual prácticamente puede hacerse desde cualquier lugar”, como “bien lo saben los trabajadores móviles. La oficina se convierte, por tanto, en un lugar de encuentro a donde se va a realizar un trabajo colaborativo que no puede realizarse en otro lugar. Por eso, las oficinas contarán cada vez más con salas de reuniones y con espacios que favorezcan reuniones informales entre dos o tres personas que bien pueden reunirse en salas habilitadas para ello o en zonas informales como un pasillo, una zona de paso o en la propia cafetería”. No importa tanto qué nombre darle, sino que “las empresas provean a los empleados de todo lo necesario para que estos intercambios resulten lo más productivos posible”.

“Tan importante como propiciar la colaboración es preservar la concentración”, prosigue el representante de Steelcase. “De hecho, una de las principales quejas de los trabajadores derivadas de los espacios abiertos es la dificultad para concentrarse debido a los ruidos y conversaciones ajenas, así como la necesidad de encontrar privacidad para mantener conversaciones confidenciales o para realizar trabajos que requieran una gran concentración. Es por esto que las oficinas del futuro plantean espacios para trabajar solo, en colaboración, o en pareja”.

En cuanto a la creatividad, cabe señalar que “la velocidad a la que se está produciendo la transformación digital” hace “pensar que en pocos años las consecuencias sobre la ordenación del mercado laboral serán enormes. Se prevé que la inteligencia artificial sustituirá el 25 % de los puestos del trabajo actuales y, además, en un futuro cercano, las empresas demandarán nuevos tipos de puestos de trabajo. En este entorno, para tener éxito en el futuro del trabajo, los trabajadores necesitan generar nuevas ideas, resolver problemas difíciles y pensar fuera de la zona de confort. Tienen que ser creativos para ser capaces de innovar. Un espacio de trabajo bien planteado y adecuadamente diseñado puede contribuir notablemente a desarrollar la creatividad en los trabajadores”, sugiere Pociña. Así, las oficinas serán también “espacios inspiradores”. Ya que “pasamos gran parte de nuestro tiempo” en ellas, deben “satisfacer al trabajador proporcionándole entornos en los que relajarse, relacionarse y aprender de sus compañeros o de otras fuentes”.

El noveno rasgo diferencial consiste en que “se desdibujan las jerarquías. En las empresas del futuro”, de acuerdo con el panorama que traza Steelcase, “los equipos tendrán igual o más peso que los directores, por eso, las fronteras entre los espacios para directivos comienzan a difuminarse entre el resto de los trabajadores y varias empresas están apostando ya por la eliminación de despachos unipersonales para los puestos directivos”.

Por último, la oficina revisada será “tecnológica y digital. Igual que la tecnología en los coches actuales está mejorando la experiencia de conducir, la oficina del mañana aprovechará el poder de las tecnologías emergentes y permitirá a las personas navegar de una forma más fácil a través del trabajo, además de ayudar a las organizaciones a crear mejores experiencias laborales para las personas y los equipos”, remata Alejandro Pociña.

El impulso a la productividad y otros beneficios

Está claro que la evolución desde un modelo de oficina a otro no se producirá por una mera motivación estética. Ni por la búsqueda de la modernidad sin más. El objetivo de estos lugares de trabajo “debería ser maximizar la productividad del empleado, conectando a las personas, los espacios y la tecnología, alineando el espacio donde se trabaja con el tipo de actividad que se realiza”, establece Alicia Cerezo, de Dimension Data. “El trabajo es una actividad que realizan las personas en un espacio físico y no al revés”, acentúa. Mientras, “los motivadores de la digitalización del lugar de trabajo son la demanda del empleado de una mayor flexibilidad”, “las nuevas políticas medioambientales” y la propia “mejora de la productividad y la necesidad de atraer y retener talento”.

Esta retención de talento se consigue gracias a la aplicación de nuevas tecnologías en la oficina. Estas tecnologías ayudan a que “los trabajadores tengan una mejor experiencia en el trabajo, lo que revertirá en su bienestar personal y, a su vez, en el compromiso” que tienen con la empresa, tal y como formula Alejandro Pociña. “Espacios inteligentes y conectados unen personas, lugares y tecnología para eliminar la fricción y la frustración entre los empleados y el lugar de trabajo. Más concretamente, los Workspaces 3.0 rompen barreras como la distancia o la inaccesibilidad”, aumentan “la eficiencia” y “la productividad”, ofrecen “información en tiempo real y, finalmente”, brindan “más opciones de atraer talento”, amplía el directivo de Steelcase. Los beneficios son múltiples.

Philippe Jiménez, por su parte, recuerda que “los espacios de trabajo colaborativos” que favorecen las nuevas oficinas “suponen un impulso para ser más creativos y productivos, pues los profesionales entran en contacto con grupos de personas heterogéneos que les aportan nuevos puntos de vista”. Estos espacios, además, ofrecen “a las pequeñas empresas la oportunidad de entrar en contacto con otras más grandes” y a esas empresas más grandes, reales “viveros de talento”. Los datos que maneja Spaces revelan que a 9 de cada 10 españoles les gustaría trabajar en un lugar moderno, que estuviese completamente equipado y que fomentase la interacción con otros profesionales. Casi la mitad de las personas encuestadas por la firma que dirige Jiménez cree que esto les ayudaría a ser más creativos y productivos, lo que demuestra su predisposición al cambio.

A esto hay que añadir que “las oficinas colaborativas favorecen la flexibilidad, donde los empleados pueden adaptar sus horarios de trabajo de forma personalizada”, por lo que posiblemente se eliminen “los puestos de trabajo fijo para trabajar en el entorno que más convenga a cada momento y con unos horarios adaptados a cada profesional. Esto permitirá alcanzar un equilibrio entre la vida laboral con la personal”, aprecia el Country Manager de Spaces en España. “Hoy en día, en nuestra sociedad, diferenciamos nuestra vida privada de la profesional. Somos profesionales de 8 a. m. a 6 p.m. y somos personas el resto del día y los fines de semana. Este cambio tecnológico hará que las nuevas generaciones unifiquen e integren la parte profesional y personal de sus vidas”, concuerda Antonio Ramírez, de Konica Minolta. “Eso creará beneficios vitales para estas generaciones, siempre y cuando éstas tengan la formación adecuada para saber manejar adecuadamente todas las partes de su vida”.

La previsión de Stephen England es que “se potenciará el trabajo desde casa para realizar lo que hoy en día llamamos ‘teletrabajo’, pudiendo compatibilizar una intensa vida laboral con la familia como nunca antes. En la actualidad, la globalización de las empresas es una realidad”. Los empleados “necesitan mayor flexibilidad de horarios para conectarse con compañeros que viven en otras franjas horarias del mundo” y para “usar diversos dispositivos tecnológicos que les ofrezcan la posibilidad de conexión a cualquier hora. Esto será posible gracias a la instalación de software inteligente que no sólo permitan una conectividad desde diversos partes del mundo sino que a la vez sea posible la interacción audio-vídeo-documentos de forma simultánea y donde la videoconferencia se convertirá en una herramienta estándar, pudiendo organizar reuniones remotas con compañeros en otras partes del mundo con mucha facilidad a un coste ínfimo”.

“Además, la creación de espacios polivalentes, permitirá a los compañeros trabajar en entornos más originales, limpios y amigables, lo que reduce considerablemente el estrés”, valora England, y también “las pérdidas de tiempo”. La cuestión es que “se aumentará la productividad, habrá menos producción y almacenamiento de papel, con lo cual podemos esperar más orden, espacios más limpios y con menos distracciones”. Y es que la “nueva filosofía de espacios multiusos, limpios, hiperconectados digitalmente, y polivalentes exige un mayor organización y control de la información en la nube y en el dispositivo de cada uno”, señala el responsable de la marca Legamaster en España. “Como consecuencia, habrá menor dependencia del papel, menos necesidad de archivar documentos impresos, menos tiempo perdido en desplazamientos y en búsqueda de documentos archivados y de forma indirecta una mayor concienciación en la necesidad de ahorro y sostenibilidad medioambiental”.

Y no sólo eso. Legamaster pronostica “menor absentismo por la reducción de enfermedades derivadas del estrés, más trabajo en equipo y resultados medibles a corto plazo”. Su portavoz también nombra como ventajas del cambio de mentalidad empresarial “un aumento del rendimiento y la productividad gracias a un incremento del flujo de la información, la flexibilidad horaria, en la motivación individual al trabajar por objetivos y una mayor compatibilidad con la vida familiar”.

No es difícil imaginar que “el uso de nuevos dispositivos tecnológicos facilitará el intercambio de la información entre los miembros de un mismo equipo de trabajo, así como poder compartir documentos o trabajar varios en un mismo documento en tiempo real, incluso si están en diferentes partes del mundo”, como comenta Stephen England. Con el replanteamiento del espacio de trabajo de ahora en adelante para potenciar la eficiencia y un mejor ambiente laboral, los trabajadores saldrán beneficiados. Y también se beneficiarán las empresas. Si todo este proceso se estudia estrictamente “desde el punto de vista de las organizaciones”, lo que se concluye es que se obtendrá un “crecimiento del beneficio, la mejora de los procesos del negocio y la mejora de la ventaja competitiva”, que son los tres grandes beneficios que identifica Alicia Cerezo.

Al menos esto es lo que dice la teoría. ¿Qué sucede en la práctica? ¿Qué es lo que está ocurriendo ahora mismo, en el día a día? ¿Ya son una realidad tangible los Workspaces 3.0? ¿Cómo se están extendiendo por España y por el mundo los nuevos centros de trabajo? ¿Y qué es lo que tienen que tener en cuenta las empresas que buscan beneficiarse de sus ventajas? Profundizaremos sobre la evolución de las oficinas hacia entornos más abiertos, colaborativos y tecnologizados en la segunda parte de este reportaje, que se publicará durante los próximos días en Silicon.es. ¡Permaneced atentos!

Imagen destacada por cortesía de Steelcase