A fondo: Workplaces 3.0, así son y así se están extendiendo las oficinas del futuro

El día de mañana no se trabajará en la oficina tal y como se trabaja en estos momentos. Porque habrá cambios en la forma de organizarse y de realizar tareas. Las oficinas del futuro se distinguirán por fomentar la relación entre personas y por estar equipadas con lo último en tecnología, tal y como vimos en la primera parte de este reportaje, A fondo: Workplaces 3.0, así son y así te ayudarán las oficinas del futuro.

“Las principales características que definirán a las oficinas del futuro son los espacios diáfanos, mobiliario que permita el trabajo individual o grupal ‘en espacios polivalentes’, la movilidad, la conectividad para trabajo colaborativo digital”… enumera Stephen England, responsable de la marca Legamaster en España, en conversación con Silicon.es. De ese diseño mental surge un plan de despliegue específico con el que dar forma a unas oficinas que romperán unos conceptos y establecerán otros. “La apertura de los espacios y la compatibilidad entre los distintos dispositivos tecnológicos”, apunta England, “serán las claves para conseguir estos objetivos” vanguardistas “que facilitan la comunicación y el trabajo por proyectos”.

“Hay muchas empresas de tamaño medio y grande que” ya “están estudiando fórmulas para cambiar la filosofía de trabajo convencional contando con sus plantillas actuales”, indica este directivo. “Rediseñar el espacio físico de trabajo y dotarlos del equipamiento tecnológico necesario es relativamente sencillo y quizá sea lo más fácil de implementar. Lo difícil es convencer al personal, dado que implica un cambio profundo en la forma de trabajar, organizar y compartir la información”, ahonda el encargado de la marca Legamaster en nuestro país. Y es que con la introducción de los Workspaces 3.0 “ya no se trabaja de forma aislada, sino de forma colaborativa, donde varias personas pueden estar aportando ideas constructivas a un único documento en tiempo real”.

“Se trata”, por tanto, “de buscar soluciones para que la información se genere, se comparta y circule mucho más deprisa, donde las reuniones se organizan independientemente” del lugar en el que “se encuentre cada uno”, identifica Stephen England. “Las personas han de trabajar en equipo y demostrar su rapidez y creatividad”. Y cuando esas personas estén lejos las unas de las otras, deberían ser capaces de participar en las reuniones igualmente, “como si estuvieran presentes” y “evitando enormes gastos de viajes ya que el uso de la videoconferencia será mucho más habitual y cotidiano” con el paso del tiempo.

Así las cosas, “uno de los mayores retos es hacer entender al personal existente que ya no tiene una ubicación física fija en la empresa, sino que toda la información” en el futuro “estará en la nube y su principal punto de conexión será su dispositivo de trabajo que puede ser una tablet, un portátil o un smartphone” usables “en cualquier parte”, de acuerdo con la composición de lugar que se hace Legamaster. “El personal tendrá un horario flexible primando los resultados y la productividad mucho antes que cumplir un horario laboral. Habrá nuevas oportunidades de conciliar la vida laboral y la vida doméstica para quien lo quiera o lo necesite. En definitiva”, dice el portavoz de esta compañía con quien ha hablado Silicon.es, “son cambios profundos donde hay que vencer inercias de años de personal que quizá ponga grandes impedimentos al cambio por creer que su forma productiva ‘de toda la vida’ es la correcta, porque es la única que conocen”.

¿Cómo unirse al cambio? ¿Por dónde empezar?

Ése es el punto de partida. Pero a pesar de las reticencias que algunos trabajadores podrían mostrar, el cambio es inevitable, y además vertiginoso. Para Alejandro Pociña, presidente de Steelcase las empresas no tienen opción. No pueden plantearse si prepararse o no para las nuevas oficinas. Sino que tienen que hacerlo. “Las empresas que quieran competir en el mercado en los próximos años deberán evolucionar en sus espacios de trabajo, puesto que las formas de trabajar han cambiado y lo seguirán haciendo”, explica.

“Un espacio de trabajo bien diseñado puede aumentar la productividad de la empresa, la colaboración entre los trabajadores, su creatividad, su motivación y atraer talento, y sobre todo, puede aumentar el compromiso”, destaca Pociña, cuya empresa defiende que “el grado de compromiso de los trabajadores está muy relacionado con la satisfacción con el espacio de trabajo”. Sólo “el hecho de poder escoger una ubicación u otra en función de la tarea a realizar, por ejemplo, ya consigue aumentar la productividad y la satisfacción del trabajador”.

Por eso lo único que habría que preguntarse en medio de este cambio de modelos es “por dónde empezar”. ¿Cómo adoptar las innovaciones? ¿Cuál es el primer paso? “Todo replanteamiento de una oficina debe empezar por la convicción del top management”, responde el presidente de Steelcase. “Si la dirección no está convencida de que el entorno de trabajo es capaz de aumentar la productividad de los empleados puesto que éstos demandan nuevas formas de trabajar, entonces el cambio no será efectivo. Así que lo primero es contar con el respaldo de la dirección. Seguidamente, los departamentos de facilities, sistemas y recursos humanos deben trabajar conjuntamente para hacer que las nuevas instalaciones no sólo sean un decorado, sino que realmente respondan al objetivo para el que fueron creadas”.

Y ahí no se queda la cosa. “Involucrar en este cambio a los trabajadores también es otra regla de oro”, completa Alejandro Pociña, “ya que al fin y al cabo, ellos son los usuarios finales de esas instalaciones y todo lo que creemos debe ir orientado a aumentar su satisfacción y bienestar”. Eso sí, esto es posible que resulte más fácil con las nuevas generaciones de trabajadores que están iniciando su trayectoria profesional.

“Los trabajadores, sobre todo aquellos más jóvenes que se acaban de incorporar a la vida laboral”, son precisamente los que “reclaman espacios con estas características” de colaboración y tecnologización “para desarrollar sus negocios”, recuerda Philippe Jiménez, Country Manager de Spaces en España. Pero para triunfar en la adopción de los Workspaces 3.0 no hay que olvidar al resto. “Es necesario diseñar espacios de trabajo que se adapten a los diferentes estilos de trabajo existentes dentro de una compañía”, apunta Alicia Cerezo, Solutions & Marketing Director de Dimension Data España. Un “factor a tener en cuenta son las distintas necesidades de las diferentes generaciones que compartirán esos espacios, cada una de ellas tiene su forma de trabajar, sus valores y motivaciones”. Y todas tienen que convivir. “Se estima que en el año 2020 cuatro generaciones diferentes coexistirán en las empresas Baby Boomers (17 %), Gen X (36 %), Millennials(35 %) y Gen Z (12 %)”, analiza Cerezo, que insiste en que “en función de ese futuro mix” habrá que diseñar el espacio.

Otro factor básico son los gustos y requisitos individuales. Lo ideal para tener éxito será asegurar “que cada empleado pueda trabajar de la forma que más se ajuste a sus necesidades ya sea desde casa o en una sala individual en la oficina, si trabajan en proyectos individuales”, concreta la ejecutiva de Dimension Data “o en salas colaborativas si necesitan trabajar en equipo o con clientes o colaboradores externos”.

Dado que la transición se antoja rápida con los jóvenes y algo más compleja cuando hay veteranos de por medio, las empresas no pueden cometer el error de subestimar los planes educativos. “Habrá que impartir mucha formación, sesiones de coaching, sesiones SCRUM, dotar los espacios del equipamiento tecnológico necesario y que los empleados vean las ventajas para su propio convencimiento”, aconseja Stephen England. “En cambio, para las generaciones de jóvenes que son nativos digitales y los Millennials que se incorporan a la vida laboral por primera vez, este modelo será mucho más fácil de asumir” y el esfuerzo por parte de la empresa se verá reducido. Los jóvenes saben que “la meta colectiva es buscar mayor rentabilidad e innovación para la empresa porque se reducirán enormemente los tiempos de puesta en marcha de productos” y el estreno de “servicios así como el lanzamiento al mercado de ideas innovadoras”. Y esto allana el camino.

El grado de madurez actual

Está claro hacia dónde hay que ir. ¿Y cuál es el ritmo? ¿Están empresas y trabajadores preparados hoy por hoy para asumir los cambios que se avecinan? “Precisamente esa diferencia entre trabajadores analógicos y digitales es el indicador de que, claramente, aún no lo estamos”, en opinión de Antonio Ramírez, Marketing Manager, Konica Minolta Business Solutions Spain. “Es cierto que hay un avance en los conocimientos y en el uso de herramientas digitales pero lo que mayoritariamente se hace es replicar los procesos que son 100 % analógicos y utilizar herramientas digitales en lugar de analógicas”.

Para Ramírez, “el verdadero cambio se dará cuando los procesos se rediseñen para que sean 100 % digitales”. Y, “para ello, herramientas como la inteligencia artificial o los robots de software, para la automatización de procesos”, conocidos como “RPA, serán claves”. En Konica Minolta creen que “el mayor reto al que tendrán que enfrentarse las organizaciones empresariales, sin importar sus dimensiones o mercados, es el conseguir que su oferta se relacione con añadir valor a la sociedad y a las personas, quedando el concepto de economía productiva de venta de servicios o productos en un segundo plano. Eso significa que, en la oficina del futuro, la tecnología de “inteligencia artificial llevará a cabo todas las tareas no imaginativas, rutinarias o de poco valor”.

Alicia Cerezo coincide en que “pocas organizaciones tienen a día de hoy la capacidad de definir y ejecutar las iniciativas de digitalización del lugar de trabajo”. La directiva de Dimension Data expone que, aquellas con posibilidades para hacerlo, “no necesariamente pueden extraer recursos de otros proyectos para dedicarles durante semanas o meses a la definición y ejecución de los cambios. Es por ello que muchas organizaciones buscan un partner fiable que les ayude en la ejecución de ciertos servicios”. De hecho, casi 8 de cada 10 organizaciones (78 %) necesitarían de ese soporte externo para temas de “planificación y diseño de los proyectos de digitalización del lugar de trabajo”, en base a un estudio de la propia Dimension Data. Un 72 % también los usa para la implementación.

“Las empresas están empezando a darse cuenta de lo importante que es crecer de la mano de otras empresas, en un ambiente abierto y en el que la comunicación interna y externa fluye fácilmente”, indica por su parte Philippe Jiménez, que desbarata ciertos mitos que existen sobre las oficinas no tradicionales. Por ejemplo, aunque “se suelen relacionar los espacios de trabajo compartido con startups y pymes”, el representante de Spaces apunta en otra dirección. Comenta que en realidad “el trabajo colaborativo es una forma de trabajo adecuada para empresas de cualquier tamaño, y que toda empresa debe empezar por entender y adoptar cuanto antes”.

El momento de la explosión final

Si no está ocurriendo ya mismo, ¿cuándo será? Si no existe toda la preparación debida, ¿cuándo la habrá? ¿Cuánto tardaremos en ver los Workspaces 3.0 convertidos en una realidad real? “La introducción de los cambios en los entornos laborales van más lentos de lo que deberían”, dice Alejandro Pociña. “Todo a nuestro alrededor es inteligente, nuestro teléfono, el coche, la casa, el reloj… pero cuando llegamos a la oficina nos encontramos con dificultades para hacer una reserva de sala virtual o cuando mantenemos una videoconferencia, ésta se corta o el sonido llega con retardo o cuando queremos aislarnos para trabajar, no encontramos enchufes para cargar nuestros aparatos electrónicos”.

“Estas circunstancias son muy comunes en cualquier oficina, por raro que parezca, y el error radica”, según el presidente de Steelcase, en “que cuando una empresa decide hacer un replanteamiento de sus oficinas, la parte de facilities trabaja de forma independiente a sistemas, dando lugar a circunstancias inverosímiles”. Y eso sería algo a subsanar.

“El potencial que ofrece la tecnología aplicada al entorno de la oficina es enorme y puede llegar a mejorar la experiencia del trabajador notablemente”, continúa Pociña. Basta con imaginar que, “cuando lleguemos a una reunión, la sala pudiera reconocer a los usuarios que están en ella y recuperar las notas de su última reunión de quipo, o si la reunión superase el tiempo establecido, que la sala pudiera enviar un mensaje a los miembros de la siguiente reunión avisándoles de que acabará un poco más tarde”. La alternativa está ahí. “El desafío de todos los datos que se generan en una oficina es convertirlos en información relevante. Cuando los objetos, como las sillas o las salas, pueden sentir el entorno y comunicarse con él, se convierten en herramientas para entender la complejidad, identificando las oportunidades y respondiendo ante ellas rápidamente. Se convierten en herramientas para crear empleados más productivos y más comprometidos, que tienen el control de su entorno y son capaces de elegir cómo deben cumplir sus tareas”.

Hacia ahí es hacia donde los expertos piensan que se va. Hacia ahí y hacia “áreas de trabajo dinámicas” y abiertas con “una cultura que va más allá de la logística de negocio para construir una comunidad de personas con intereses comunes y de espíritu emprendedor”, que es concretamente lo que defiende Spaces. Esto más “un equipamiento tecnológico innovador”. El Country Manager para España de esta compañía, Philippe Jiménez, admite que, “en cualquier caso, aún tendremos que esperar un poco hasta ver esta nueva forma de trabajo implantada en todos los sectores y negocios”.

“Aunque no podemos saber con exactitud cuándo incorporarán las empresas esta nueva forma de trabajo a sus modelos de negocio”, declara Jiménez, “lo que sí se puede asegurar es que los workspaces colaborativos y modernos son el resultado de una evolución en la economía digital y la tecnología actual de nuestro sociedad. Es decir, no son una moda pasajera, sino el verdadero futuro de los puestos de trabajo”. Y la demanda se va dejando notar. Los números aportados por Spaces indican que más de una cuarta parte de los españoles, un 27 % para se exactos, define su entorno laboral como “muy aburrido” y cree que “limita su capacidad creativa”.

“El cambio” sí “se está produciendo” a ojos de Legamaster. Serían “muchas las oficinas que están optando por cambiar sus espacios e integrar nuevos dispositivos tecnológicos en sus salas de juntas y de reuniones”, pero es algo que ocurre “de forma progresiva”. Ocurre “en las oficinas dirigidas por personal joven, por los nuevos emprendedores y sobre todo se notará cuando los Millennials lleguen al mundo laboral en los próximos 5–10 años”, calcula Stephen England, que insiste en que “el reto está en convencer al personal de que se avecina un cambio profundo”.

Siguiendo por esta misma línea, otro de los expertos consultados por Silicon.es, Antonio Ramírez, advierte de que “hay que ser realistas” porque “la tecnología humana (o sea, el cerebro humano, nuestras costumbres, conocimientos…) es la más costosa de evolucionar aunque seamos los padres de los workspaces y los workplaces. De hecho, hasta que las dos próximas generaciones no dominen el mercado laboral, los cambios no serán definitivos”, apuesta. “Todos los trabajadores deben de haber nacido nativos digitales para que esto cambie”. Habrá que esperar. Pero al final el día llegará y se verá cómo “la concepción tradicional” compuesta por “despachos y mesas de trabajo individuales desaparece por completo. La generación de los Millennials que nacieron con la era smartphone” será la que “cambiará muchas cosas”, confía England. “Su filosofía de trabajo será multilingüe y ‘100 % digital’” combinando “trabajo individual, en equipo, productividad, conectividad online para compartir información en la nube, así como una mayor flexibilidad horaria”.

En Europa, además, hay razones para ser positivos. “Las empresas europeas están ligeramente por delante de otras regiones en términos de su estrategia de transformación digital y tienen más probabilidades de tener una aproximación estructurada a la implementación de los cambios en el estilo de trabajo y nueva tecnología en el puesto de trabajo”, apunta Alicia Cerezo. El 40 % de las organizaciones europeas cuenta con una estrategia de puesto de trabajo definida y otro 40 % tiene ciertos elementos estratégicos aislados. “Es muy probable”, concluye Cerezo, que es quien entrega estas cifras, “que para el año 2020 una gran cantidad de organizaciones tenga la estrategia definida y en ejecución”.

Imagen destacada por cortesía de Steelcase