A fondo: Se desata la guerra de las herramientas de comunicación empresariales

Empezó como solución de uso interno. Pero ha terminando convirtiéndose en una herramienta de trabajo que fomenta la comunicación entre personas con diferentes necesidades, o que se encuentran repartidas por diferentes lugares, que despierta pasiones y acapara titulares. Se habla de su salida a bolsa como paso lógico de su evolución. De sus características. De la integración de servicios. De cómo su visión podría acabar con el mismísimo correo electrónico. Y de sus números, que no han dejado de crecer. Cuando cumplió su primer año de vida pública en febrero de 2015, se reveló que Slack había rebasado el medio millón de usuarios diarios y los 60.000 equipos que confiaban en su plataforma. Esto suponía, entre otras cosas, 100 millones de horas de conexiones al mes y el envío de unos 300 millones de mensajes entre unos y otros. Mientras, el personal detrás de Slack se había sextuplicado en esos doce meses.

Recientemente, a finales de octubre de 2016, se actualizaron las cifras que sustentan el negocio de Slack como reflejo de su popularidad. El año pasado llegó a tener 2,5 millones de usuarios conectados a la vez. El volumen de usuarios activos era entonces de 4 millones al día o 5,8 millones al mes. De ellos, alrededor de 1,25 millones pagaban por el servicio, con más de 33.000 equipos de pago. A esto hay que añadir que el total de empleados de Slack ha pasado a contarse, hoy por hoy, por varios cientos de profesionales. Pero Slack no está solo. Son varias las compañías tecnológicas que quieren competir en su mismo espacio y que cuentan con importantes armas en su poder para ponérselo difícil. La guerra por hacerse con el beneplácito de los grupos de trabajo que necesitan poner ideas en común y potenciar su productividad se ha recrudecido durante los últimos tiempos, especialmente a raíz del lanzamiento de Microsoft Teams y el Hangouts Chat de Google.

Microsoft Teams y Google Hangouts Chat

Microsoft introdujo Microsoft Teams en forma de preview hace poco más de cuatro meses. Esta misma semana ha dado un paso fundamental al anunciar la disponibilidad oficial de este “espacio de trabajo basado en chat en Office 365”, que se puede usar en 181 mercados y 19 idiomas diferentes. Y no hay que esperar otros cuatro meses para que su impacto se deje notar. En su haber ya cuenta con la simpatía de 50.000 empresas, según datos de la propia firma de Redmond, entre las que se encuentran referentes mundiales como Accenture, Deloitte o Sage. Sus responsables defienden que Microsoft Teams es “una experiencia totalmente nueva que junta a personas, conversaciones y contenido -junto con las herramientas que los equipos necesitan- para que puedan colaborar fácilmente” y, así, “lograr más”. Y es que Microsoft ha visto “enormes oportunidades” en las posibilidades de organizarse por equipos, donde cabe “un entorno digital más abierto que haga el trabajo visible, integrado y accesible” para que “todos puedan estar al tanto”.

Un punto fuerte de esta alternativa empresarial es que ha sido construida con integración plena con la famosa suite ofimática de Microsoft, beneficiando a quienes ya trabajan con ella. Proporciona acceso a soluciones como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y OneNote. También a Planner, Power BI y Delve, además de ofrecer servicios inteligentes vía Microsoft Graph y de tener en cuenta los grupos de Office 365. Microsoft Teams presume de posibilidades de conexión, como los chats en hilo, las conversaciones de vídeo por Skype, las charlas privadas o las llamadas de móvil. Otras de sus ventajas serían la capacidad de personalización mediante pestañas, conectores y bots, el aprovechamiento de servicios de terceros y la seguridad avanzada, con soporte de múltiples estándares y unos datos que se cifran tanto en tránsito como en reposo. Microsoft tiene previstas más características de accesibilidad para que su herramienta sea realmente inclusiva, como la compatibilidad con lectores de pantalla o la navegación únicamente con teclado.

Por su parte, una Google conocida por desarrollar diversas opciones de mensajería a lo largo del tiempo, aprovechó la celebración de su conferencia Google Cloud Next ’17 la semana pasada para darle una vuelta de tuerca a Hangouts. Por una parte, lanzó un Hangouts Meet centrado en las quedadas por vídeo que facilita la incorporación de los diferentes participantes de una reunión a golpe de clic. Esto es, gracias a los enlaces compartidos, sin necesidad de descargar plug-ins, registrar cuentas y demás requisitos que suelen entorpecer el proceso de comunicación. Hangouts Meet también admite videoconferencias de 30 personas, presentaciones a pantalla completa y números de teléfono dedicados por parte de los clientes de G Suite Enterprise. Por otro lado, para permitir que la fuerza laboral modernice sus instrumentos de trabajo y colabore de forma remota, algo que ha dejado de ser imposible, ha creado la aplicación de comunicación inteligente Hangouts Chat, que reflejaría “la manera en que hablan de negocios los equipos modernos”. Esto es, “desde cualquier lugar y en cualquier momento”, determina Google.

Hangouts Chat plantea su batalla en el terreno de los equipos de trabajo multifuncionales, con el objetivo último de reunir a personas en torno a la mensajería directa y en base a proyectos. La intención es que éstas creen conexiones y compartan opiniones sobre tareas. Para ello cuenta con salas virtuales dedicadas para los distintos proyectos y conversaciones en hilo que facilitan el seguimiento del progreso realizado. Esta nueva versión de Hangouts cuenta con características como un sistema de búsqueda, posibilidad de filtrado y visualización de contenido de Google Drive y de Google Docs, por su estrecha relación con G Suite, así como visualización de fotografías y vídeos directamente en las conversaciones. Google ha hecho la app compatible con aplicaciones empresariales de terceros tipo Asana, Box, Prosperworks y Zendesk. También admite bots. De hecho, viene con el bot @meet ya integrado, que recurre a tecnología de aprendizaje automático y procesamiento de lenguaje natural para establecer reuniones con Hangouts Meet y Google Calendar de forma automática.

“Más de la mitad de la fuerza de trabajo contribuirá de forma remota en 2020”, señalan desde Google, “por lo que las empresas necesitan herramientas diseñadas específicamente para ayudar a los empleados a tener éxito”. Slack, Microsoft Teams y Hangouts Chat quieren ser esas herramientas. Tampoco hay que olvidarse de rivales como el HipChat de Atlassian, Basecamp, Trello, Flowdock, Yammer… O de IBM Connections, una herramienta de carácter social que también está siendo noticia porque viene de ser actualizada por IBM para ahondar en la conexión de personas y simplificar la colaboración entre trabajadores. A principios de semana, el Gigante Azul indicó que se integraría con IBM Cloud Object Storage para almacenar cargas de datos de cara a su análisis. Una nueva función proporciona información relevante e impulsa la interacción. Y otras traen mejoras en la configuración de los espacios de trabajo, permiten colaborar en productos en una sola interfaz y subir archivos grandes.