5 formas en las que una videollamada mejorará tu negocio

Las aplicaciones de mensajería se han convertido en herramientas básicas para el día a día de millones de personas en todas partes. Estas herramientas, que permiten enviar línea tras línea de texto en cualquier momento y desde cualquier lugar pero también compartir archivos, fotos, sonido y hasta conectarse por vídeo en directo, encierran un gran potencial. No sólo se puede recurrir a ellas para hablar con ese familiar que está trabajando en la otra punta del mundo o con el compañero que se ha ido de viaje de trabajo durante un par de jornadas, y que es justo el único que sabe cómo resolver un problema que se te acaba de presentar. Los casos de uso tampoco se limitan a las reuniones entre profesionales que ya se conocen en persona o a la colaboración entre equipos, departamentos y niveles directivos. Detrás de las videollamadas y sus funcionalidades hay mucho más.

Sácale partido a esta forma de comunicación probando diferentes opciones, como relacionarte con posibles clientes y otras alternativas que exponemos a continuación:

1. Quedar con un cliente. En vez de utilizar las llamadas de vídeo para verte las caras con un compañero de trabajo, puedes hacer lo propio para contactar con un cliente. En esta época dominada por internet, quizás te ha llegado un email de alguien que ha visto tu página web, ha obtenido referencias y requiere los servicios de tu empresa o solicita un presupuesto detallado para valorar si al final acabará firmando un contrato con ella o no. Y es probable que, después de presentar un proyecto, la alianza se materialice. Tu propuesta se convierte en la elegida. Tienes un nuevo cliente para tu negocio. El problema es que ese cliente vive a decenas o cientos de kilómetros insalvables para celebrar ciertas reuniones de negocio con la frecuencia deseada… ¿Por qué no entablar relación con él a través de un programa informático que permita las videollamadas?

En este caso la tecnología servirá para romper barreras, para hacerte visible y para ganar la confianza de alguien que valora tu forma de trabajar pero a quien le gustaría también tener un contacto similar al de toda la vida. Al que le gustaría poder comentar sus dudas de viva voz y explicarse frente a frente, y ver que le estás prestando la atención debida. No dejes que la distancia geográfica te cierre puertas.

2. Entrevistar candidatos. Estar lejos tampoco debería ser un problema en los procesos de selección de trabajadores. Imagínate que has encontrado el currículo perfecto entre todos los que has recibido para una oferta recién lanzada, pero que esa persona se encuentra fuera de la ciudad y le resulta imposible acudir a la hora fijada a la entrevista personal. Imagínate que durante los días siguientes el que está ocupado eres tú. ¿Por qué ibas a dejar escapar a tu candidato ideal? Pon en marcha una videollamada para hacerle la entrevista, pero online. Seguramente resultará más fácil buscar un hueco en el que los dos podáis encontraros a través de internet que despejar agendas para hacerlo físicamente. Lo único que tienes que garantizar es la calidad de la conexión. Haz simulacros antes del momento clave para comprobar que todo fluye y, si tienes la intención de hacer pasar por una prueba al entrevistado, ten a mano URLs y documentos en distintos formatos. La llamada de vídeo servirá incluso para realizar visitas guiadas y mostrarle a tu futuro empleado su lugar de trabajo.

3. Gestionar teletrabajadores. No siempre es fácil, o directamente posible, lograr que la persona adecuada se encuentre en el lugar exacto justo cuando se la necesita. Sin embargo, la tecnología suaviza muchos problemas como el de la distancia, tal y como se comprueba con el vídeo. Si no conviene descartar talento por dónde se halle en un momento dado, para realizar una simple entrevista, tampoco deberías dar un no rotundo al teletrabajo. A pesar de no compartir oficina con el resto del equipo, los teletrabajadores aportarán ventajas a tu empresa a nivel de eficiencia, productividad y ahorros varios. A la hora de dirigir a alguien que trabaja en remoto puedes usar el correo electrónico, sistemas de colaboración, servicios online, el teléfono… y las videollamadas.

Usa la mensajería instantánea para compartir archivos e inicia una videollamada para aclarar su contenido. Facilita la comunicación. Y haz sentir a estos trabajadores que son miembros de la empresa como el que más. Busca puestas en común. Celebra reuniones periódicas, al menos una vez a la semana, con ese grupo de empleados que no tienen que salir de casa cada mañana y que comparten zonas horarias, con la misión de planificar objetivos nuevos y analizar el progreso conseguido respecto a los antiguos. Se trata de una forma de normalizar relaciones y también de imponer horarios, contribuyendo a la organización y a la asunción de responsabilidades.

4. Montar un webinar. Si quieres dar un charla a personas externas o impartir cursos entre tus propios trabajadores, el vídeo también actuará como aliado. Con un webinar o, lo que es lo mismo, con una conferencias vía web que se emite en directo y se reproduce por streaming serás capaz de hacer ambas cosas y hasta de presentar productos, por ejemplo, sin meterte en la complejidad de organizar eventos, controlar el número de asistentes ni echarte a la carretera. Como siempre, cuida la puesta en escena. Asegúrate de que hay más que píxeles borrosos, que funciona la cámara. Y que funciona el micrófono. Nada de voces entrecortadas, ecos y distorsiones. Busca un tema que enganche. Y fomenta la participación, que es precisamente lo que sacarás de esta tecnología, tanto de los oyentes como de otros expertos, ya que otras personas pueden entrar vía Skype, Google Hangouts o cualquier herramienta similar para aportar su visión.

Lo bueno es que, gracias a la popularización de smartphones, tabletas y demás aparatos que se conectan a internet, cualquiera está capacitado para seguir en vivo aquello que tienes que contar. Y no olvides colgar en tu web corporativa el resultado final, para que aquellos que se lo hayan perdido tengan la oportunidad de aprender igualmente.

5. Prestar asistencia. Dado que a lo largo de una videollamada se puede hacer mucho más que hablar, ya que existe la función de compartir archivos en cuestión de segundos y hasta de compartir escritorios para localizar problemas y acompañar instrucciones con sólo tocar un botón, tu empresa debería aprovechar este potencial e introducir el sistema de comunicación por vídeo como método con el que dar soporte y asistencia a la gente. Esto es, para explicar cómo funciona algo, cuando otros canales se antojan insuficientes. Así que anota las videollamadas como una forma alternativa de ayudar a los consumidores en apuros, junto a la dirección postal de la empresa, la dirección de correo electrónico que utiliza el equipo de atención al cliente para resolver las cuestiones que le llegan, los enlaces a los perfiles de tu marca en redes sociales, el número de teléfono o el WhatsApp.