5 consejos sobre backup en las empresas

La información es uno de los activos más valiosos, cuando no el más valioso, que poseen organizaciones de cualquier ámbito profesional. Tanto es así que, cuando se produce una fuga de datos debido a un ataque malintencionado, a un problema de hardware o software en el equipo utilizado o incluso por causa de la negligencia involuntaria de un empleado, la empresa afectada por el mazazo pierde al mismo tiempo credibilidad de cara a sus clientes y dinero respecto a sus arcas financieras. En el peor de los escenarios también puede conllevar demandas judiciales, sanciones monetarias y el propio cierre del negocio. Y es que, una vez extraviada, esa información es muy difícil de recuperar. Para evitar sustos innecesarios, es vital contar con un sistema de backup sólido y estudiado que permita restaurar todos y cada uno de los archivos que maneja la compañía.

En Silicon News os ofrecemos cinco pistas básicas con las que implementarlo de la forma adecuada:

1. Automatiza procesos. La tecnología está para usarla y en el mundo de la seguridad existen alternativas excelentes al backup manual que están especializadas en realizar copias de manera automática, mantener los registros siempre actualizados y alertar al usuario cuando algo va mal. Con este tipo de programas serás capaz de proteger tanto los archivos antiguos como los que modificas a menudo o los documentos de nueva creación, desde mensajes y agendas de direcciones hasta informes económicos, pasando por clips de vídeo y álbumes fotográficos. Y es que cuando se rebaja la importancia del factor humano es más difícil cometer errores o que alguna pieza de información se quede en el aire sin duplicar, todo ello sin verte abocado a trazar engorrosos calendarios que te recuerden la obligación de crear copias periódicamente. También es esencial no dejar correr el tiempo ni posponer la tarea de backup para el último momento.

2. Dos es mejor que uno; tres, una garantía. Cuantas más copias hagas de los mismos datos, principalmente de aquellos datos que mayor valor representan para la bonanza de tu negocio, menos serán las posibilidades de que algo malo ocurra. En este sentido, es altamente recomendable utilizar diferentes unidades de almacenamiento, alternando entre los tradicionales CDs, DVDs, memorias USB y discos externos o los más modernos backups en la nube. Este último método ofrece ciertas ventajas sobre el almacenamiento local, como la posibilidad de consultar el contenido depositado en cualquier momento de forma remota, desde cualquier lugar, incluso desde terminales móviles como los smartphones o los tablets PC. También permite combinar activos procedentes de diversos equipos. Otro consejo es velar por el estado de las copias físicas realizadas y depositar cada una ellas en un lugar diferente para que en caso de robo, olvido o desastre natural siempre haya una opción a salvo.

3. No ignores las advertencias. Según las estadísticas, más de la mitad de los casos de pérdida de datos se debe a un problema de hardware del dispositivo informático que los contiene. Además de preocuparte por poseer al menos un duplicado de tu información más crítica y guardar esta copia como oro en paño, tendrás que garantizar el buen estado de tus máquinas. No es la primera vez que un servidor RAID de discos múltiples sufre un fallo y alerta del problema mediante una luz roja parpadeante sin que el administrador de TI le dé mayor importancia, generando sin sospecharlo un desastre de dimensiones colosales. Esto es, bloqueando el acceso a toda la información contenida en su interior y dificultando (o evitando) su recuperación. Aunque muchos gadgets pueden seguir funcionando pese a no encontrarse en las condiciones de uso óptimas, el riesgo a una recaída siempre será mayor que para un aparato completamente sano.

4. Piensa mal y acertarás. Nunca des nada por supuesto y verifica que todos los ficheros almacenados son correctos. Aunque hayas automatizado tu técnica de backup y cuentes con el servicio de profesionales, no está de más revisar los archivos salvados para comprobar en primera persona que los datos más confidenciales de tu empresa están a buen recaudo y que el proceso en general se ha completado como tú querías o de acuerdo a tus necesidades. Esto redundará en una mayor seguridad y contribuirá a encontrar fallos, en el hipotético caso de que algo no acabe de responder como debería. A mayores, deberás formar a tus empleados para que sigan el mismo código de buenas prácticas y no pongan en peligro tu actividad o la de tu empresa. O, en otras palabras, no dejes que nadie ser acerque a tus sistemas y mucho menos manipule información que te pertenece si no está preparado para evitar errores de principiante.

5. Estate preparado para el desastre. Si aún conociendo las medidas a seguir, se presenta algún imprevisto, tendrás que controlar los nervios y poner en marcha tu plan anti-crisis… porque deberías contar con uno. De hecho, lo peor que te puede pasar cuando vives una merma de datos a nivel corporativo es tomar decisiones basadas en el pánico del momento que seguramente no tengan vuelta atrás. Casos a priori perdidos como el ataque de malware, el apagón de un equipo informático, el aplastamiento de dispositivos de almacenamiento, la acción de líquidos y el borrado (intencional o no) de información pueden ser revertidos por especialistas. Lo mejor es no intentar reparar el desastre por tu cuenta, delegar en personal poco cualificado o confiar en anuncios de tarifas planas, sino recurrir a un proveedor de recuperación de datos de confianza, pedir un presupuesto por escrito y solicitar soporte posterior para que la migración sea lo más suave posible.

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