5 consejos que te ayudarán a celebrar reuniones más productivas

Pueden celebrarse para hablar con clientes potenciales, para buscar inversores, para establecer alianzas estratégicas o también para organizar tareas dentro de la propia empresa, bien sea congregando a altos directivos, entre los socios o contando con los propios trabajadores. Las reuniones son necesarias, pero si no se planean bien pueden acabar convirtiéndose en un trago amargo que todo el mundo desea que termine lo antes posible o en un auténtico caos de opiniones aleatorias. El peligro radica en que en ambos casos, además de producirse el malgasto del (seguramente preciado) tiempo de los participantes, será muy difícil sacar información en claro con la que valorar el estado actual de la situación, corregir los errores que se han estado cometiendo y alcanzar de la manera más eficiente el objetivo final perseguido. Al fin y al cabo ésos son algunos de los propósitos comunes de toda juntanza.

Para que tus reuniones cumplan con las metas marcadas y resulten todo lo productivas que deseas, en Silicon News te ofrecemos cinco consejos:

1. ¿A qué hora quedamos? La primera condición para fijar una reunión es, obviamente, establecer con el margen suficiente un día y una hora que convengan a todas las personas que deben acudir, informar a éstas para que no adquieran un compromiso posterior y elegir un lugar para llevarla a cabo. En estos tiempos de digitalización extrema en los que la gente puede trabajar desde la otra punta del planeta no es raro ni reprobable que a alguien le sea imposible unirse físicamente al encuentro e intervenga a través de videoconferencia, ya que la localización física no es impedimento, ni mucho menos, para sacar provecho a la juntanza. Más relevante es el tema del momento elegido. La lógica indica que sea aquél en el que todo el mundo pueda estar disponible, pero en ocasiones se vuelve algo difícil de concretar. Para pisar sobre seguro y ratificar que todos los invitados estarán presentes es recomendable optar por franjas que no coincidan con las de máxima actividad del calendario. Los expertos descartan los lunes y los viernes para evitar el denominado efecto contagio del fin de semana: los lunes, igual que a primerísima hora del día, los empleados todavía están reenganchándose a sus funciones, mientras que los viernes ya están pensando en apurar las tareas para descansar. Esto deja a los martes, miércoles y jueves como jornadas más propicias, preferiblemente a media mañana, cuando todavía no se han saturado las mentes y la concentración estará de tu parte.

Si finalmente decides organizar una reunión a otra hora más extrema, en pleno almuerzo, será un detalle a tener en cuenta que proporciones a los asistentes (al menos) algo de picar y beber. Esto mantendrá sus energías y su predisposición a intervenir activamente, como el resto de perks de los que os hablábamos en este otro artículo.

2. El caos no es un buen compinche. Fijar día y hora es lo primero; y saber de qué se va a hablar es en apariencia igual de obvio pero no por ello menos básico. Para cada reunión debe existir una serie de puntos concretos a tratar, de los que todo el mundo tiene que estar al corriente antes de cruzar la puerta de la sala de reuniones. Sólo de este modo podrán llevar preparado un guión básico con sus ideas que les permitirá, por un lado, no dejar olvidadas en el tintero aportaciones de valor y, por el otro, evitar divagaciones sin rumbo sobre “el todo y la nada”. A veces, en situaciones de confianza y familiaridad, es fácil caer en charlas que poco tienen que ver con el asunto que se iba a tratar, convirtiendo esta herramienta de trabajo en una mera reunión social. Huye de distorsiones y establece una hora de comienzo y otra de fin de sesión, para impedir que el tema se vaya de madre. Regulariza su celebración, convirtiendo estas sesiones en un hábito respetado dentro de la plantilla, con una base semanal, mensual o trimestral, según tus necesidades, y un esquema de acción conocido. Reparte turnos de intervención, invita a participar única y exclusivamente al número necesario de personas (ni más ni menos) y, si vas a requerir de ordenadores o cualquier tipo de tecnología, revisa antes su operatividad y ten todo preparado para que no haya sorpresas desagradables en forma de retrasos.

3. Innova, azuza la creatividad y mantén la alerta. El éxito de tus encuentros, más allá de toda la planificación que puedas orquestar a nivel técnico, dependerá de la colaboración que presten los asistentes y su capacidad para aportar soluciones originales, o cuanto menos efectivas, a los retos planteados. Así que no estará de más fomentar su ingenio. Olvídate de las juntanzas light entre colegas donde se acaba hablando de cualquier cosa menos de los asuntos importantes, porque las reuniones deben ser, por definición, un instrumento para resolver problemáticas en curso con líneas de acción concretas y viables que les den una salida positiva. Una forma de hacerlo es rebajar en cierto modo la zona de “confort” de los participantes obligándolos a cambiar de ubicación para que acaben compartiendo espacio con alguien nuevo o distinto a sus compañeros de asiento habituales, provocando la disposición de demostrar su competencia o simplemente de estar más atentos. Esto también ayudará a estrechar lazos con el tiempo y fomentará el trabajo en equipo, lo que a su vez repercute en una mayor productividad. Otras opciones son introducir juegos creativos, como hacer que unos interlocutores se pongan en la piel de los otros para recoger puntos de vista diferentes. Sea como fuere, todo asistente debería estar preparado para ser desafiado y, en consecuencia, para defender su opinión y experiencia en un ambiente dinámico.

4. Pero sin llegar a atemorizar. Sobre el moderador (porque alguien tiene que introducir los temas, otorgar los turnos de palabra durante el transcurso de la reunión y actualizar el estado de los proyectos) recae parte del éxito final. Éste no debería permitir que se amontonen más quebraderos de cabeza sobre la mesa antes de solventar los anteriores abordando puntos que no habían sido incluidos en el orden del día y que tan sólo servirán para añadir frustración y agotar el tiempo previsto para la reunión. Y, como consecuencia acabar con el doble de tareas pendientes de corregir en vez de salir de la cita con un porcentaje favorable de situaciones resueltas. Para luchar contra este peligro y, además, animar a los demás a participar, procura que no haya réplicas agresivas ni contestaciones burlonas y arrogantes a las formulaciones ajenas. Quizás lo más adecuado sea dejar fluir sin filtros las tormentas de ideas hasta generar un buen número de alternativas y escuchar todo lo que sus autores tienen que decir al respecto para, al final de todo, evaluar el grado de idoneidad de cada opción planteada. Si el encuentro no es crucial, este buen rollo puede alcanzarse también descartando a los pesos pesados de la empresa como participantes en esa ocasión, ya que su presencia podría intimidar y cortar el libre pensamiento de los demás.

5. Sillas fuera. Como medida de control en actos no muy importantes o para aquellos otros que se prevé van a durar poco tiempo, se está convirtiendo en todo un estándar de efectividad deshacerse de los asientos en la sala o, en su defecto, invitar a cada una de las personas que van a intervenir a que haga su discurso de pie. De este modo, forzando la atención en su persona y, sobre todo, causando una pequeña “molestia” en los participantes cuando tienen que exponer sus razonamientos al no estar alegremente escudados en sus sillas, se consiguen dos cosas: que quienes hablen se cansen antes y vayan al grano, y que los que los escuchen lo hagan con mayor interés porque su discurso es más conciso y fácil de seguir. Esto incluye al encargado de dirigir el encuentro. De hecho, se considera que una presentación inicial de la agenda donde el moderador está de pie para relatar los asuntos a tratar y refrescar memorias queda mejor de cara a la galería y se toma con mucha más energía, con la importancia que tiene empezar esta clase de trances con ganas. Eso sí, ten en cuenta que este truco solamente resulta válido para cierto tipo de reuniones y para tratar temas concretos con mayor fluidez, y no es recomendable abusar de él.

[nggallery template=nme images=40 id=71]