5 consejos para preparar tu empresa para lo peor

No temer al fracaso es uno de los mantras más repetidos a nivel empresarial. Con miedo no se va a ningún sitio, mucho menos en la vida profesional. Fundar y hacer crecer un negocio es una tarea sacrificada y requiere de dosis de constancia. También de creer fervientemente en lo que se está haciendo. ¿Y qué ocurre si aparecen problemas? ¿Cómo actuar frente a eventos inesperados, desastres naturales, posibles ataques de ciberdelincuentes o el rechazo de los consumidores? Lo cierto es que tropezar de vez en cuando aportará valiosas lecciones para el futuro. Y, según el tipo de obstáculo que se te presente, su aparición tampoco tiene por qué suponer el fin del viaje de un proyecto, un producto, una división o una organización. Algunas de las crisis que se te presentarán son superables si sabes cómo hacerles frente en el momento adecuado. Esto quiere decir, sobre todo, que la planificación será básica para seguir adelante.

Debes preparar tu empresa para lo peor para sacar de ella lo mejor. Y en Silicon.es te dejamos unas cuantas recomendaciones al respecto:

1. El backup te va a ayudar. Una de las misiones de tu compañía consistirá en proteger los datos que genera con su actividad, ya que al fin y al cabo los datos son uno de los valores más activos que tendrá. Para ello, es innegociable realizar copias de seguridad de la información más crítica. Haz backup, con frecuencia y de varias formas. Utiliza diferentes formatos de almacenamiento para guardar tus copias, combinando las tradicionales unidades físicas y la más moderna opción del backup en la nube para asegurarte de que tendrás más de una copia de los mismos datos en diferentes medios en caso de necesidad. Hay soluciones en el mercado que te permitirán automatizar procesos y evitar malos ratos. Para las copias físicas, lo ideal es que deposites cada una de ellas en un lugar diferente para que si sufres un robo, un olvido, el contacto con un líquido, la acción de agentes externos y otros desastres que se puedan desencadenar, como una caída accidental o los efectos de la propia vejez de la tecnología, haya un antídoto a mano. Uno de esos desastres que rondan las empresas es el cada vez más extendido ransomware, un malware que secuestra equipos e incluso cifra sus archivos para pedir rescates a cambio.

Si caes víctima del ransomware, haber hecho backup te salvará de un buen lío. En este caso en específico debes tener en cuenta que, por mucho que se acepte hacer negocios con el ciberdelincuente y se abone el pago acordado, nada te garantiza que vayas a acabar recuperando tus datos. Sería una cuestión de fe ciega, que tiene unas cuantas probabilidades de fallar. Para luchar contra la problemática del malware, además de curar sus efectos con un buen backup, no te olvides de prevenir actualizando el sistema operativo y las aplicaciones instaladas en los distintos dispositivos de la oficina con las últimas versiones y parches que vayan saliendo. Ni de utilizar el software antivirus, de desconfiar de los emails que proceden de personas desconocidas y de aplicar el sentido común. Una de las mejores inversiones que puedes hacer en cuestión de seguridad es formar a tus empleados en buenas prácticas.

2. Asóciate con los mejores. Los ciberdelincuentes no son los únicos con poder para tumbar tu negocio, a base de infecciones a traición que paralizan ordenadores y roban datos. Las situaciones más imprevistas pueden jugarte malas pasadas. Por ejemplo, condiciones meteorológicas adversas como una gran tormenta, un tornado, un terremoto, inundaciones e incluso un incendio pueden causar desenlaces similares, pero a nivel de disponibilidad. Este tipo de desastres, cuyas consecuencias finales son difíciles de calcular a priori, pero también los temidos fallos de sistema y los errores humanos, son los que obligan a contar con instalaciones replicadas y centros de respaldo. Así, cuando ocurre una contingencia, todo puede seguir funcionando con normalidad a pesar de que uno de los centros quede afectado, empezando por tu página web. Bastará con confiar en las infraestructuras que siguen a salvo a kilómetros de distancia. No seas rácano en este aspecto y elige a un proveedor de confianza, que te dé garantías de continuidad y soporte técnico 24×7 cuando contrates un centro de datos, un servicio en la nube, un hosting y demás necesidades corporativas.

3. No alimentes a los troles. A veces todos los problemas se acumulan, uno detrás de otro. La caída de un servicio o un ataque cibercriminal. La tara de un producto que acaba de ser lanzado, unas declaraciones desafortunadas ante la prensa… hay diferentes percances que pueden derivar en una crisis de imagen si no se saben gestionar de forma correcta. Ya no sólo en el denominado “mundo real”, también a través de internet. A través de redes sociales, donde todo el mundo está y donde las opiniones de los consumidores se expanden a toda velocidad sin frontera que valga. Tu compañía debería contar con un responsable de comunicación especializado en estos nuevos canales para atender a los clientes y, sin es necesario, reaccionar en caso de catástrofe. Si tu empresa se ha convertido en el centro de un conflicto y hay rumores que han llegado a redes sociales, no te escondas, porque no valdrá de nada. Admite que el problema existe. Confirma que ya se está trabajando en arreglar la situación y promete sucesivas actualizaciones, cuando haya más que contar. Mantén la calma y calma a los demás. No inventes excusas. Sé honesto, empático y natural.

Y nunca, nunca, alimentes a los troles. Ésa es la regla de oro. Uno de los fallos más horribles que podrías cometer al gestionar redes sociales es entrar al trapo cuando aparecen mensajes negativos. Y, más que negativos, mensajes provocativos, aquellos que no aportan una lección de futuro y que sólo han sido escritos para insultar o incitar una respuesta igual de horrible. Mención aparte merecen los comentarios de clientes descontentos pero educados que sí tendrías que tener en cuenta. Aunque te resulte duro, escucha a todo el mundo y responde también a los usuarios que no están satisfechos con tu empresa, por el motivo que sea. No cierres la opción de comentar, no elimines contenido sin una explicación y, cuando haya pasado el temporal, redacta un informe con todo lo que has aprendido, porque te servirá de pauta para la próxima vez. En la vida hay que aprender constantemente y no tendrás mejor manual anticrisis que el que corrija precisamente tus fallos anteriores.

4. Prepara los dispositivos móviles. Las empresas son cada vez más móviles. Hace tiempo que el PC de escritorio dejó de ser la única alternativa de trabajo. Hay portátiles. Hay tabletas. Y hay smartphones, principalmente. También hay fenómenos como BYOD. Y teletrabajadores. Ahora cualquiera puede mantenerse al día profesionalmente hablando con sólo tener el teléfono cerca, en cualquier momento y lugar. También es posible utilizar aplicaciones móviles para llevar tareas a cabo. El caso es que estos dispositivos móviles tienen que estar asegurados para que en caso de hurto o extravío, por ejemplo, se evite una fuga de datos que podría provocar pérdidas financieras, de credibilidad, de clientes y también demandas ante la justicia. Y con razón. Todos los terminales que se usan para trabajar contienen información relevante, ya sean contraseñas de acceso a ciertas cuentas, teléfonos de personas o, directamente, proyectos en curso de la empresa. ¿Qué quiere decir esto? Que no puedes permitirte el riesgo de que cualquiera se haga con ello. Bloquea todos los dispositivos y protégelos por PIN. Cifra la información. Configura la posibilidad de borrado remoto. Y, mejor que mejor, si tus empleados evitan wifis públicas y optan por una VPN.

5. Un, dos, tres, ¡probando! A la hora de prepararte para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto también deberás barajar posibilidades de fallo. Antes de dar el visto bueno, búscale todas las vueltas a tu creación y tapa todos los fallos. Sea cuál sea la actividad o el tamaño de tu compañía, o la idea que tengas en mente para revolucionar el mercado, planearás los estrenos a meses vista. Exprime el tiempo a tu disposición al máximo. No te precipites. No cometas la torpeza de lanzar creaciones demasiado pronto. Haz test tras test tras test, juntando un grupo de pruebas y aprovechando el feedback recibido para hacer las correcciones precisas. Vete publicando versiones beta y prototipos funcionales, cercanos al producto que acabará siendo público. Y comprueba de primera mano que todo funciona bien, ya que es mejor retrasar el lanzamiento que poner en circulación algo mediocre que acabará rechazado. ¿Y si tienes mala suerte, algo se escapa de tu examen y aparece otro error con el producto ya en proceso de comercialización? Entonces, además de retirar la partida afectada, recuerda la importancia de saber comunicar. No abandones a tus compradores y esfuérzate en impulsar la parte de la transparencia corporativa.