5 consejos para usar Internet en las empresas

Internet comenzó a cobrar forma a finales de la década de los 60 y, desde entonces, ha revolucionado la forma de comunicarnos y de difundir información, pero también la manera de disfrutar del tiempo de ocio y de trabajar en la oficina. Y es que ha sabido crecer desde su condición de Red de la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada estadounidense a mucho, mucho más, hasta tal punto que su acceso fue declarado como un derecho humano hace un par de años por la Organización de las Naciones Unidas y que diferentes asociaciones están intentando aumentar su grado de difusión. Por ejemplo, firmas como Facebook, Ericsson, MediaTek, Nokia, Opera, Qualcomm y Samsung han creado el proyecto Internet.org para llevar Internet a los 5.000 millones de personas que se estima que todavía no están conectadas, mientras que la Alliance for Affordable Internet tras la que se encuentra el mismísimo padre de la Web, el británico Tim Berners-Lee, está luchando por reducir costes y modificar las normativas.

¿Y los que ya cuentan con conexiones, de mayor o menor calidad? ¿Cómo se están aprovechando las empresas de este derecho? ¿Saben sacarle todo el jugo o todavía se tambalean en su aplicación? Tanto si has emprendido un negocio online como si te desenvuelves en una compañía más tradicional, pero cuentas con la presencia de Internet en tus sistemas, en Silicon News os dejamos una serie de consejos para maximizar beneficios:

1. ¿Prohibir o transigir? La primera encrucijada ante la que se encuentran las compañías a la hora de lanzarse al mundo online es la propia inmensidad de Internet. La Red de redes es una excelente herramienta de trabajo pero también da acceso a contenidos que podrían convertirse en la fuente de mil y una distracciones para los empleados. Es por eso que desde un principio ha habido directivos que se han posicionado directamente en contra del uso de ciertas páginas web durante la jornada de trabajo, como pueden ser las tan populares redes sociales, los sitios de vídeos o las zonas de juegos, porque les atribuyen un efecto nocivo al no estar relacionadas con la temática empresarial ni con el cometido de sus trabajadores, y por considerarse adictivos. Sin embargo, últimamente se ha ido acrecentando la opinión contraria, que aconseja conceder mayor libertad a la plantilla aduciendo que hacer parones de vez en cuando estimula la mente y es algo que se viene viviendo históricamente mediante otras vías de escape, como la denominada hora del café o los cinco minutos para echarse un cigarro. Eso por no señalar que existen trucos para saltarse el bloqueo de páginas, lo que en ocasiones inutiliza las políticas restrictivas.

2. Aprovecha su potencial. Internet puede servir para muchas cosas, no sólo para rastrear páginas web, consultar redes sociales o publicar contenido propio. También permite realizar llamadas de voz o vídeo a través de programas de VoIP, con los que la sede central de tu empresa puede ponerse en contacto en tiempo real con colaboradores externos o cualquier otra persona que se encuentre desplazada, como los teletrabajadores, para resolver asuntos de urgencia o celebrar reuniones sin que sea necesaria su presencia física. Por supuesto es la vía perfecta para otro tipo de comunicaciones, como el correo electrónico o la mensajería instantánea, y para almacenar información en la nube sin reventar el espacio de almacenamiento físico que incluyen los equipos informáticos de la oficina. Internet abre la puerta incluso a la creación de negocios propios, que no podrían existir de otra manera, como los buscadores, el desarrollo de determinadas aplicaciones, la colaboración sin fronteras o transacciones de dinero atípicas. Y se antoja como una pieza más del puzzle publicitario con el que  hacer crecer tu fama con el apoyo de vías como el marketing móvil o el marketing por email. Y así hasta casi el infinito.

3. La seguridad ante todo. Para que ninguna de las actividades realizables a través de Internet desemboque en grandes quebraderos de cabeza, recuerda seguir a rajatabla una serie de pautas de seguridad donde primará la instalación de barreras antimalware en todos los equipos de tu red. Y es que navegar sin protección en estos tiempos de ciberdelincuencia cada vez más sofisticada es una auténtica temeridad, como también los es apostar por soluciones que sólo ofrezcan escáneres antivirus sin tecnología de lucha contra el spam indiscriminado o las estafas de phishing, sin cortafuegos, sin filtros web o sin prevención de intrusiones, entre otros complementos. Igualmente, es recomendable revisar su funcionamiento de vez en cuando para certificar que todo fluye. Otras medidas adicionales serán abstenerse de descargar contenido o pinchar en enlaces que provengan de contactos desconocidos, recurrir siempre a las páginas oficiales, aplicar los parches que vayan lanzando los creadores de los distintos programas utilizados para evitar coladeros, utilizar contraseñas compuestas por sucesiones de números y letras en mayúsculas y minúsculas difíciles de adivinar, evitar los inicios de sesión a través de conexiones Wi-Fi poco fiables, estar pendiente de las últimas “campañas del mal”, realizar backups y, sobre todo, hacer mucho caso al sentido común.

4. Y el Internet móvil… ¿qué? A medio camino entre el torrente de oportunidades que es Internet y la necesidad de proteger a internautas y equipos informáticos se mueve una tendencia, y poco a poco realidad global, que ha sido bautizada como BYOD. “Bring your own device” se refiere al hecho de llevar los ordenadores portátiles, tablets PC y smartphones de uso personal a la oficina para integrarlos en el plano laboral, de tal modo que se pueden reducir costes, se salta el obstáculo del aprendizaje inicial y se busca fomentar la productividad de los empleados. Aunque también cuenta con molestias intrínsecas, sobre todo desde el punto de vista de la gestión y el rol de los administradores de TI, que se están intentando combatir. Lo que tienen en común tanto las computadoras de toda la vida como los dispositivos móviles más modernos es que son compatibles con Internet y esto significa que un empleado de una empresa comprometida con el BYOD podrá acceder a los datos que necesita en cualquier momento en el que lo necesite y desde cualquiera que sea el lugar en el que se encuentre, simplemente con tener conexión. Eso sí, deberías configurarlos para poder borrar sus datos de forma remota en caso de robo o pérdida accidental.

5. Educando se entiende la gente. Por muchos estudios que se hagan de las bondades de Internet, por mucho partido que se le quiera sacar, por muchas medidas de seguridad que se intenten establecer y por mucho control que se considere ideal, todo esfuerzo caerá en saco roto si no existe comunicación entre la dirección, la cuadrilla técnica y el resto de empleados. El mejor aliado de tu negocio al engancharse a la Red será la actitud que tomen los propios trabajadores cuando se transforman en internautas. Y esta actitud tan sólo se puede encauzar hacia la profesionalidad y el positivismo a través de guías de comportamiento pre-establecidas y una buena ración de buenas prácticas que, cabe señalar, serán responsabilidad tuya. Obviamente, buena parte de la gente que ha nacido en un mundo marcado por el uso de las nuevas tecnologías, especialmente las últimas generaciones de nativos digitales, ya sabe cómo debería comportarse en estas situaciones, cómo sacarle partido a Internet o cómo favorecer a “su” empresa respetando el combo de seriedad y privacidad, pero no deberías dar nada por supuesto ni exigir resultados si no explicas cuáles son tus expectativas primero.

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