5 consejos para seguir la dieta del papel en la empresa

Al cabo del día, negocios alrededor de todo el mundo acaban generando grandes volúmenes de documentos impresos. El mercado ha evolucionado, pero impresoras y multifunciones todavía son grandes aliadas de los profesionales para cumplir con su trabajo. Miles y miles (y miles) de hojas en blanco se tiñen de color, o en su defecto optan por el modo blanco y negro, en las empresas para dar vida a informes, dosieres, discursos, presentaciones, cartas, letreros, circulares y demás material corporativo, incluyendo aquellos emails que pasan del mundo virtual al físico en cuestión de segundos para facilitar la lectura o por la importancia del asunto. Imprimir es tan sencillo como pulsar un botón y esperar a que las máquinas hagan el resto. Pero, ¿realmente es necesario volver tangible tanto contenido? ¿Dónde ha quedado el reto de la oficina sin papel en la sociedad actual? ¿Cómo se pueden abandonar ciertos hábitos nocivos adquiridos con los años? ¿Qué consejos suelen dar los expertos?

Hoy por hoy, gestionar el uso del papel de manera eficiente es posible. No hay excusa que valga para quienes deseen mejorar. Por ejemplo, pueden hacerlo siguiendo las siguientes recomendaciones que entregamos desde Silicon News:

1. Haz números. Reducir la cantidad de papel que se utiliza jornada tras jornada es tan fácil como proponérselo. Y, al mismo tiempo, tan difícil como mantener el compromiso en el tiempo. Lo primero que hay que hacer para atajar el problema del sobreuso es echar cuentas, esto es, profundizar en la realidad de la situación. Para ello tendrás que hacer una auditoría. Estudia cuánto papel gasta tu empresa al trimestre, ya no sólo como ente individual sino por departamentos y tipos de documentos impresos. Analiza el tipo de papel que se compra, su precio, cómo se reparte entre los equipos, quién se encarga de realizar los pedidos, cada cuánto se realizan dichos pedidos y demás detalles que sirvan para detectar fallos de gestión. Al mismo tiempo, anota todos los desperdicios que vayas observando a lo largo de la inspección y que los trabajadores podrían evitarse sin perjudicar a su productividad, como la impresión indiscriminada de documentación que acaba en la papelera nada más leerse. A partir de ahí podrás implantar cambios, cuyos efectos tendrás que ir atestiguando a continuación. Una forma de propiciar el cambio consiste en realizar estimaciones sobre la contención de gasto que supondrá reducir cierta cantidad de papel. ¿A quién no le motiva imaginarse el ahorro?

2. Adiós melancolía, adiós. Junto a las auditorías, otro instrumento que conduce a la excelencia es la modernización. Siempre y cuando tu presupuesto cuente con fondos suficientes para ello, cambia el hardware que empleas para las impresiones. No te aferres a las herencias y el sentimentalismo, porque en materia de tecnología no van a fortalecer tu posición. Al contrario. Los dispositivos que venden los principales fabricantes están ahora mejor preparados para encarar el reto de la eficiencia que aquellos que se desarrollaban hace unos años. Explora las propuestas que cada marca va lanzando al mercado y súbete al carro de las impresoras inteligentes, más seguras, menos erráticas y totalmente comprometidas con el medioambiente. El sello Energy Star es uno de los certificados de calidad que garantizan bajadas en el consumo, ¡búscalo!

Al mismo tiempo, preocúpate por conocer a fondo todas las prestaciones que ofrecen los dispositivos que instalas para sacarles provecho. Configura las opciones de impresión con cabeza, desde el primer momento, para que cada empleado de tu plantilla pueda ahorrar papel de manera automática, desde la impresión dúplex a la impresión de varias páginas en un único documento o la reducción de márgenes. Hay tecnologías, como Easy Eco Driver, que antes de confirmar la impresión llevan a cabo previsualizaciones del trabajo y permiten ir variando el grosor del texto y la presencia de las imágenes con el objetivo de reducir el gasto final. Ver primero cómo quedará el documento es realmente importante para evitar despilfarros. Y existen modelos que, tocando un solo botón, pasan a papel aquello que se muestra en pantalla y nada más. Las impresoras de última generación están equipadas para hacer todo esto y mucho más. Así que tómate tu tiempo para informarte sobre su potencial.

3. Introduce límites. Más allá de la lista de opciones y funciones básicas que forman parte de una impresora, se encuentra la posibilidad de controlar qué es lo que se imprime o quién imprime. ¿Cómo? Estableciendo permisos de impresión específicos para cada usuario, según se desee que tengan derecho o no a enviar documentos a una impresora o incluso a administrar dicha máquina o dichos trabajos. De igual modo, se puede gestionar el volumen de impresión para establecer un límite de copias permitidas por persona, hasta un número razonable. Así bloquearás abusos. Lo mismo vale para el manejo del color. Las soluciones de control de costes y accounting se antojan, en este sentido, muy útiles. A mayores, los directivos deben educar a sus empleados. Por mucha imposición que se introduzca, el mejor aliado sigue siendo el sentido común. Difunde una política de concienciación en tu negocio. Cuelga recordatorios junto a las impresoras que hablen de imprimir sólo si es imprescindible y termina tus mensajes con frases similares. Pásate al papel reciclado y coloca recipientes donde tus trabajadores puedan echar más papel para reciclar o recoger el que está usado pero listo para ser reutilizado. Opta por impresoras grupales que obliguen a la gente a levantarse. Y predica con el ejemplo.

4. Prioriza lo digital. Si lo que buscas es debilitar la dependencia del papel, lo lógico será apostar por alternativas rivales a la impresión que permitan seguir trabajando aunque no se generen documentos físicos. Es decir, comenzar a leer directamente en la pantalla del dispositivo, ya sea en el típico ordenador o en un e-reader con especificaciones pensadas para no fatigar la vista. Acostumbrarse a digitalizar escritos en vez de guardarlos en archivadores que no dejan de crecer en las estanterías, ya que para algo sirve la capacidad de escaneado que viene incluida en los equipos multifunción. Optar por comunicarse por correo electrónico para no entregar en mano varias copias de un mismo documento a diferentes personas. Aprovechar las impresoras de PDF virtuales, y producir formatos que sean fáciles de consultar. O usar la e-Administración y la facturación electrónica, entre otros recursos. Esto implica adaptarse a una nueva forma de relacionarse con compañeros, socios, clientes y la sociedad en general. Ahora nada te impide corregir viejas costumbres y tomar notas en tiempo real sin bolígrafo y cuaderno, sólo con una aplicación tipo Evernote, o hacer correcciones en textos, hojas de cálculo y presentaciones directamente con las herramientas del programa de una suite ofimática.

5. El tipo de papel importa. Y la viabilidad en el desempeño profesional, o incluso la calidad, no tienen por qué estar reñidas con el peso del papel que se utiliza. Para asumir con éxito la dieta del papel, nada más adecuado que probar con folios no demasiado gruesos a la hora de imprimir en la oficina. Este tipo de material con menor volumen contribuirá a que se reduzcan los residuos al cabo del tiempo y también permitirá retener dinero en el bolsillo de la empresa. Otro rasgo que hay que valorar cuando se elige papel es ver si éste cuenta o no con alguna garantía ecológica, ya sea la etiqueta FSC del Consejo de Administración Forestal sobre bosques bien gestionados, la EU Ecolabel o el símbolo del reciclaje, que son algunas de las diversas posibilidades que existen. No está de más ser respetuoso con el medio que nos rodea mientras se sigue recurriendo al papel. Y hay más. Cabe señalar que no todo el ahorro en papel procede de la impresión. Las organizaciones modernas pueden contribuir a un mundo mejor y con menos papel de otras maneras, como puede ser sumarse a las tarjetas de visita virtuales, enviando newsletters por email o rediseñando el embalaje de sus productos.

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