5 consejos para realizar videoconferencias profesionales

Hay retos, antes difíciles de superar, que la tecnología ha conseguido salvar a golpe de software. Y de hardware. ¿Que falla la conexión de un vuelo, hay atasco en las carreteras, el punto de encuentro que se ha fijado queda a demasiados kilómetros de distancia del lugar en el que se trabaja o la agenda se complica en el último momento, y al final alguien es incapaz de asistir a la reunión que estaba programada para todo el equipo? Basta con usar un programa especializado en videoconferencias o alguna herramienta de chat que cuente entre sus opciones con las llamadas de vídeo. De este modo, cualquier persona que esté invitada a asistir, independientemente de que acuda en carne y hueso o se conecte con sus compañeros por Internet, podrá participar. Los recursos para ello son bien variados, desde las soluciones de Cisco y WebEx a Skype, Google Hangouts, FaceTime o ciertas aplicaciones de mensajería instantánea y móvil.

Pero, ¿cómo sacarle partido a estas plataformas? ¿Qué trucos se deberían seguir para realizar buenos encuentros a través de la pantalla? ¿De qué modo se puede juntar a las personas que ese hallan a un lado y al otro del dispositivo? En Silicon News apostamos por cinco caminos, resolviendo otros tantos interrogantes:

1. ¿Cuándo? Empieza por fijar un momento del día, un día de la semana. Puede sonar a obviedad, pero la cuestión del tiempo es vital para conseguir que la reunión que se llevará a cabo por vídeo salga adelante libre de tropiezos que, con un poco de organización, se podrían haber evitado. No puedes pretender avisar una hora antes para que los participantes ocupen sus puestos y que sus agendas encajen tu orden sin más. Estamos hablando de un encuentro profesional, no de la llamada que se haría cualquier pareja al salir del trabajo para contarse su jornada. Al igual que ocurre en las reuniones presenciales, actuar con precaución jugará a tu favor. Informa del encuentro con margen suficiente para que nadie adquiera compromisos que se acaben solapando con vuestra cita. Elige entre martes, miércoles y jueves para quedar online, en vez de un lunes o el viernes, cuando la gente estará todavía readaptándose a la vuelta a la oficina o planeando el fin de semana. Y tiende hacia un horario de media mañana, cuando las mentes aún estarán a pleno rendimiento.

Eso sí, en caso de plantear la reunión como una forma de contactar de forma periódica con trabajadores externos, que teletrabajan para tu compañía, deberás hacer más cálculos de lo normal y tener en cuenta posibles desfases horarios entre tu ciudad y su ubicación física. No en vano, nada te impide contratar ahora a personas que residen en otros países.

2. ¿Dónde? El lugar también importa. No todo es una cuestión de tiempo. Curiosamente, en las reuniones virtuales cobra un especial valor el lugar que se elige para hablar. Las empresas tienen sus propios espacios dedicados, pero ¿qué pasa con el miembro que está fuera de la oficina? ¿Y si no puede acudir a un centro profesional o a un lugar de coworking? El hecho de que, en muchos casos, los programas que permiten comunicarse con gente que no está cerca y, a la vez, mostrar imagen por vídeo en pleno directo sean compatibles con los dispositivos móviles no significa que no debas preocuparte por cuidar el entorno desde el que te conectas. Procura evitar los exteriores dentro de tus posibilidades en cada momento, porque los demás podrían acabar escuchando más a los transeúntes, las bocinas de los coches (si estás en la ciudad) o el cantar de los pájaros (si vives en el campo), que tu propia voz. Una habitación cerrada con un fondo que no distraiga será siempre una buena aliada, aunque aquí la iluminación se revela como un aspecto a tener muy en cuenta. ¡Haz pruebas antes de la hora de la verdad!

3. Prueba, prueba y prueba. ¿Por qué? Porque los errores técnicos son tus peores enemigos. Asegúrate de que la conexión es fiable, de que el micrófono funciona y de que la cámara graba la escena perfectamente. No dejes nada en manos de la improvisación. Es recomendable adelantarse unos cuantos minutos a la hora prevista para que dé comienzo la videoconferencia y poner a punto el equipo, dejarlo encendido y comprobar que la condición del sistema es la óptima para hacer y recibir llamadas. Con un cuarto de hora debería valer. Otro tema a tener en cuenta es el sonido, cuya calidad se puede corregir con el simple uso de auriculares. Además, es conveniente que liberes al ordenador (u otro dispositivo utilizado en su defecto) de la ejecución de programas en paralelo que no necesitarás durante tu intervención por videoconferencia, para que los recursos de los que dispone se concentren en ofrecer la mejor experiencia posible. Cierra aplicaciones y sesiones. Cancela descargas. Evita sincronizaciones. Y, cuando encuentres un lugar que cumpla con todos los requisitos para convertirse en el escenario de tus vídeos, no cambies.

4. ¿Cómo? Bien vestido y comunicando como es debido. Llevar ropa acorde con la situación es igual de imprescindible para una videoconferencia de trabajo que para otras circunstancias de la vida. Si la empresa a la que se está vinculado impone unos protocolos que afectan al vestuario, habrá que acatarlos. Pero es que, además, ciertos colores como el blanco se desaconsejan en cámara, especialmente si el fondo no contrasta. Asimismo conviene huir de tonos demasiado estridentes o estampados con detalles que no se trasladan con fidelidad a la imagen, y de los complementos y joyas que empiezan a hacer ruido con sólo moverse un poco. Lo que en persona podría no destacar, por cámara corre el riesgo de convertirse en un engorro. Por otra parte, conviene reproducir ciertos patrones de las charlas presenciales y mirar al objetivo para que las personas que se encuentran al otro lado tengan la sensación de que les miras a los ojos. En cuanto a tu discurso, procura que el volumen sea constante, sin altibajos, y no te aceleres demasiado. El objetivo es que los demás te entiendan.

No te olvides de que todo lo que haces durante la videoconferencia se está grabando, así que mantén la compostura, no bosteces, no hagas muecas raras, ni tampoco te entretengas con otras cosas mientras los demás hablan, ya que pueden verte. Respeta los turnos de palabra, muévete con suavidad para luchar contra la congelación de la imagen y ten paciencia si hay retorno.

5. ¿Con quién? El vídeo sirve para algo más que incluir al socio no presente. Ésta es la última pregunta que debes hacerte a la hora de comunicarte por videoconferencia: ¿para qué vas a usar esta tecnología? O, ¿con quién te quieres poner en contacto? Y es que la magia de las videoconferencias va mucho más allá de guardarle un sitio en la mesa de debate a ese miembro de tu equipo directivo que justo ese día no ha podido desplazarse para contribuir a la toma de decisiones. Tiene potencial para muchas otras cuestiones. Por ejemplo, se antoja ideal para hacer un seguimiento de las tareas encargadas a fichajes que trabajan en remoto. Establecer tareas vía email y recurrir al teléfono como salvavidas está bien, pero esta comunicación se puede complementar con reuniones semanales que ayudan a hacer puestas en común, verse las caras y normalizar relaciones. Un segundo uso lo encarnan las entrevistas a posibles candidatos, explorando talento sin límites geográficos y examinando sus conocimientos incluso con el intercambio de documentos. Otras alternativas las encarnan la participación en charlas, la asistencia o impartición de cursos formativos y la realización de presentaciones.

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