5 consejos para realizar una presentación eficaz

La búsqueda de financiación de manos de inversores. La presentación de un nuevo producto, con toda la riqueza de características y beneficios que ofrece, a los medios que informarán sobre él y a los consumidores que deberían acabar comprándolo. Una demostración ante compañeros, o el propio jefe. Los avances que se van dando en un proyecto. Una charla en el marco de un gran auditorio. Un curso para estudiantes… Son varias las circunstancias que te pueden llevar a hablar en público y, por tanto, que te obligarán a preparar primero la puesta en escena. El objetivo de la presentación será acaparar durante toda la elocución la atención de las personas que se encuentran al otro lado del escenario, para convencerlas o ilustrarlas, de tal modo que tiene que ser llamativa, o cuanto menos resultar interesante. Y eso es algo que, a no ser que el conferenciante se distinga por ser el rey de la improvisación, no ocurrirá por casualidad.

Sea cual sea el motivo de tu presentación, en Silicon News os dejamos una serie de consejos básicos para conseguir un buen resultado:

1. Resume. La presentación que vas a llevar a cabo partirá, sí o sí, de un discurso que habrás estudiado y ensayado hasta dominarlo a la perfección, como si de la lección para un examen se tratase. Esto quiere decir que la estructura visual que inventes con la ayuda de un programa tan popular como PowerPoint o cualquiera de sus alternativas partirá de ese trabajo previo. Debes mentalizarte de que las diapositivas que componen la presentación final no serán más que una guía que a ti te servirá para no perder el hilo a medida que avanzas en tu conferencia y a quienes te escuchan les facilitará su objetivo propio, que no es otro que quedarse con la esencia del tema. Se trata de un esquema que convierte las notas mentales en conceptos clave. Así que no intentes plasmar a través de los pantallazos todo tu discurso de principio a fin, porque la gente se aburrirá. Reproducir por escrito cada palabra que pronuncias es un gran error que te llevará a perder la atención de los oyentes, a los que tentarás con leer la proyección en vez de escucharte. Tampoco concentres el contenido en espacios abarrotados hasta los topes porque se hará ininteligible e imposible de mantener el hilo.

2. Fija y distiende. En lo que se refiere al diseño que terminará plasmado ante quienes acudan a la presentación y a la puesta en escena final, hay dos puntos a tener en cuenta. Por una parte, no confíes únicamente en el texto para fijar la atención. Aprovecha el potencial visual y juega con los fondos para dar un toque vistoso a la proyección, acaparando miradas. Tira de imágenes y dibujos que estén relacionados con la narración, que acompañen a tus explicaciones en momentos puntuales y que permitan al público recordar mejor tu disertación. Por ejemplo, si estás anunciando una aplicación, lo normal sería insertar algún pantallazo de su aspecto. Y si crees que eso no llega, puedes probar con algún vídeo en el que se aclare su funcionamiento y te permita coger aire durante unos segundos. Justo aquí entra en acción el segundo punto: no des sermones, busca un poco de diversión en tu presentación. Muéstrate cercano, cuenta alguna anécdota vinculada al tema que te ha tocado tratar para conseguir enganchar a la gente e intenta convertir la experiencia de hablar en público en algo entretenido para ti y para los demás. En última instancia, lo que importará será tu capacidad para transmitir. Las diapositivas no funcionarán sin el discurso oral.

3. Agranda. Un punto de partida que te permitirá perseguir el éxito en las presentaciones, y que suele ser repetido a la hora de dar consejos sobre esta cuestión por la experiencia que avala a su autor, es el establecido por Guy Kawasaki. ¿Qué dice la pluma que se encuentra detrás de “El arte de empezar”? Que hay que respetar la regla del 10/20/30. Esto es, primero hay que quedarse en el número 10 porque la cantidad ideal de diapositivas a incluir en una presentación es una decena, con sus tantos conceptos; luego conviene respetar los 20 minutos como tiempo establecido para que dure la presentación pura y dura, que en el momento del directo se acabará complementando con configuraciones, esperas, preguntas y demás interrupciones; y por último está el 30, ya que el tamaño mínimo de la letra que hay que utilizar en el diseño son 30 puntos. Esto último es especialmente importante. No eres tú el que tiene que leer desde el fondo de una habitación, sino algunos de los asistentes a la charla. Al trazar la composición que tienes en mente con el software correspondiente, pregúntate: ¿lo leerá la última fila o estoy obligando a forzar la vista?

4. Mira. Como la presentación visual que hayas preparado se caracterizará por ser un apoyo y no la parte central de tu intervención, no la sobreestimes. No pienses que ella hará todo por ti una vez metido en faena. Está bien como complemento, al igual que las notas escritas, pero acuérdate de levantar la cabeza del papel… o del dispositivo en el que se está reproduciendo el mismo contenido que contemplan los presentes. Es fundamental que venzas el miedo escénico e incites la atención de la gente buscando sus ojos, hablándoles de tú a tú. Esto no quiere decir que los incomodes o que te cebes durante el resto de la charla con la primera persona en devolverte la mirada, pero la interacción se antoja esencial para crear una ambiente de presentación propicio. Se supone que todos los asistentes estarán ahí por voluntad propia y porque quieren oír lo que tienes que contar. Permíteles que hagan preguntas, ya sea una vez concluida tu parte, por temas o a medida que éstas surjan. Y, si no sabes qué hacer con las manos mientras presentas, olvídate de bolígrafos y botellines de agua. ¡Alíate con la tecnología! Hay aplicaciones que permiten controlar diapositivas desde el móvil, con solo tenerlo contigo. Así tú irás marcando el ritmo con tus manos ocupadas y sin necesidad de atarte a una silla, por cierto.

5. Copia. Con la presentación machacada, la parte visual creada y los nervios atados, aún pueden surgir problemas. ¿Qué pasa si de camino al acto pierdes el dispositivo de almacenamiento en el que habías guardado la presentación, o si éste se estropea? ¿Y si la máquina de destino provoca incompatibilidades? ¿Estás seguro de que la fuente que has elegido va ser leída en cualquier lugar en el que intentes reproducirla? ¿Cómo solucionarás un hipotético descuadre de todos los elementos? Si apuestas tu triunfo a una sola copia, y a formatos poco habituales, puede pasar de todo. Ten siempre, siempre, siempre, un plan B. Una buena idea para las presentaciones que se salen de lo habitual consiste en pasar el texto a imagen antes de dar por terminado el diseño. Por supuesto, haz más de una copia. E, igual de importante, sube una de ellas a la nube. Da igual que optes por tenerla disponible el email o por hacer backup en una plataforma de almacenamiento cloud, lo que cuenta es que puedas recurrir a un salvavidas en caso de necesidad. Otra opción es utilizar un servicio específico para presentaciones que permita acceder al contenido creado en cualquier momento y lugar, independientemente del hardware o del software usado en la conexión.

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