5 consejos para llevar a tu empresa en el bolsillo (o en el móvil)

Hincar el codo en la oficina armado con el mismo ordenador portátil que varias horas después, una vez rematada la jornada laboral, te vas a llevar a casa no es algo raro hoy en día. De hecho, empresas de todo el mundo han comenzado a tender los brazos al fenómeno del Bring Your Own Device, que sería algo así como “trae tu propio dispositivo” al centro de trabajo, lo que les está obligando también a renovar sus prácticas en materia de seguridad y administración de TI. ¿Pero qué ocurre cuando no hay una oficina física a la que llevar ese dispositivo? ¿Si te encuentras lejos, de viaje o fuera del horario habitual de trabajo? ¿Cómo seguir siendo eficiente? Y, en caso de ser el jefe, ¿de qué manera podrás gestionar tu empresa a distancia? La respuesta es fácil: echando mano de las aplicaciones móviles correctas.

En estos tiempos en los que poseer un smartphone, o incluso un tablet PC, es algo de lo más habitual para cualquier persona, las soluciones que permiten atender las necesidades de tu empresa desde los lugares más insospechados, e independientemente del momento elegido, se multiplican. Sólo tienes que saber qué programas móviles elegir y, a partir de ahí, asegurarte siempre de llevar tu terminal contigo. El resto es cuestión de habituarte a su uso. En Silicon News te aconsejamos tirar de las siguientes apps:

1. Comencemos por una pregunta: ¿dónde están las llav… tus documentos? Piensa bien lo que dices, y también lo que haces, a la hora de guardar los archivos que vas generando con tu actividad empresarial. Y es que a esta cuestión que te planteamos no deberías contestar con el folclórico “en el fondo del mar”, sino con un práctico “en lo alto de la nube”. Como sabéis, existen numerosas plataformas que dependen de proveedores que están en la mente de todos, como Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud o Amazon Cloud Drive, que permiten almacenar contenido de todo tipo ya sea de manera gratuita o, si necesitas grandes cantidades de espacio, pagando por suscripciones mensuales o anuales. Todos ellos tienen versiones móviles compatibles con sistemas operativos de la talla de Android, iOS y Windows Phone para que puedas subir, descargar, eliminar o compartir material en el momento preciso. Y no son las únicas, también existen otros servicios de cloud computing sobradamente conocidos como Dropbox y Box que te ofrecen las mismas ventajas.

Por cierto, recuerda que ser un usuario móvil no te limitará a la hora de gestionar tus documentos, ni siquiera para editarlos. Las suites ofimáticas tipo Office cuentan con sus propias apps para gadgets móviles. El popular producto de Microsoft ha ido desembarcando durante el último año en el iPhone, en Android y, por supuesto, en el iPad. Esto significa que si quieres redactar un informe, preparar los datos de un plan de negocio o ultimar esa importante exposición que has concertado ante un grupo de inversores, podrás hacerlo abriendo en el móvil el procesador de textos, la hoja de cálculo o el programa de presentaciones correspondiente. Así, sin mayores ceremonias.

2. Organización o cuando todo es una cuestión de orden personal. ¿No necesitas escribir una gran parrafada para terminar lo que dejaste a medias en la oficina pero, en cambio, sí que te gustaría anotar una idea que se te acaba de ocurrir y que podría convertirse en un gran producto en el futuro? ¿Temes que se te olvide si no lo haces? Entonces empieza por completar la parrilla de aplicaciones de tu móvil, y también la de tu tableta, con alguna aplicación que haya sido pensada precisamente para tomar notas rápidas. Podría ser OneNote, Evernote o cualquier otra que se adapte a tus necesidades. La segunda que hemos nombrado lanzó hace poco una funcionalidad que simplifica de manera decisiva la tarea de anotar pensamientos en momentos en los que se tiene prisa. ¿Cuál? El soporte para escritura a mano, esbozos y gráficos con diferentes colores y grosores. A tener en cuenta se encuentran también la grabación de audio o la adición de fotografías para su posterior consulta. Y, si lo único que deseas es trazar listas de tareas y mantener tu calendario actualizado, prueba con Wunderlist, Any.do, Clear, Google Calendar o almanaques similares.

3. Hablando se entienden los trabajadores. O, lo que es lo mismo: comunicación, comunicación y comunicación. Autoorganizarte es un paso imprescindible para saber qué pasos tienes que ir dando en tu negocio y poder comunicárselos a los demás. Pero claro, tienes que cumplir con ese último paso: comunicárselos. Esto no es imposible cuando te encuentras en otra punta de la ciudad o incluso en otro país, ni mucho menos. De hecho, gracias al cuantioso ecosistema de aplicaciones de mensajería instantánea que se ha ido conformando durante la época reciente hasta desbancar a los mensajes de texto y mantener pegados al móvil a millones de personas, especialmente con la aparición de WhatsApp, contactar con personas de tu círculo cercano es más fácil y rápido que enviar un email, realizar una llamada o dejarte caer por su casa (en este caso, por su lugar de trabajo). Eso sí, quizás WhatsApp no sea la herramienta más eficaz y segura para el plano empresarial. Quienes sí se han ido especializando en este terreno son otras como Hangouts o Skype, que además admiten videollamadas entre dos personas o grupales de manera gratuita.

Otro modo de acercarte a tus empleados sin necesidad de compartir espacio físico es tirando de plataformas de colaboración para gestión de proyectos y equipos humanos. Sí, nos referimos a soluciones del estilo de Basecamp o Pivotal Tracker, que reúnen en un único lugar aquellas misiones a completar por los miembros de un mismo grupo de trabajo y las que ya se han conseguido, conversar sobre ello, intercambiar archivos y mantener la perspectiva de lo que está sucediendo al situar todos los datos sobre la mesa, esto es, dentro del móvil. Pero también tenemos presentes otras herramientas que se enfocan en partes técnicas, como puede ser JIRA y sus recursos para seguimiento de incidentes, o con alma de red social en plan Yammer.

4. Y hablando se encuentran los clientes. Si bien es cierto que algunas redes sociales pueden servir para poner en contacto a integrantes de una misma empresa y fomentar el trabajo en grupo y que otras de corte profesional como LinkedIn son útiles para buscar candidatos que cubran vacantes y ampliar tu red de contactos, las típicas plataformas sociales (esto es, Facebook, Twitter, Google+, Pinterest, Tumblr, Instagram, YouTube y demás) te servirán para relacionarte con el mundo exterior. Y, siendo más concretos, con tu público objetivo. No nos cansamos de repetirlo: los perfiles oficiales y páginas en redes sociales conforman uno de los escaparates más vistosos que te puedas llegar a imaginar. Así que aprovecha su potencial para dialogar con tus usuarios y clientes, escucha sus propuestas y sus quejas, programa contenido, monitoriza cómo evoluciona el tráfico online y no te olvides de descargar las aplicaciones nativas para poder manejar tus cuentas desde el teléfono. Una idea adicional es centralizarlas todas mediante la instalación de programas como Hootsuite y Buffer o analizar qué pasa con tus creaciones web y móviles a través de Google Analytics.

5. Porque con las finanzas no se juega, tenlas siempre a mano. Uno de los aspectos más sensibles del mundillo empresarial es el que se refiere al control de los gastos, la emisión de facturas, el pago de nóminas y todos aquellos otros asuntos de corte financiero que sostienen la actividad de una compañía. Aunque no es la tarea más apasionante de todas, con las bondades de la tecnología se hará más llevadera que liarse con bolígrafo, calculadora y papel. ¡Aprovéchate! Y aprovéchate también cuando uses el móvil. Desde la más simple hoja para presupuestar un encargo que te acaba de llegar hasta el más complejo CRM con el que entender a golpe de vista la relación que vas estableciendo con múltiples proveedores, existen varias categorías de software que pueden encajar para las tareas económicas según tus necesidades. Y aunque no es lo mismo atender una empresa con cientos de empleados que dirigir una startup, a la hora de elegir una herramienta con la que manejar operaciones numéricas deberías revisar si ésta tiene una versión móvil que te vaya a simplificar vida. Entre ellas podemos incluir a Mint, QuickBooks y BillGuard.

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