5 consejos para dirigir equipos remotos

Antes, hace un años, si alguien se iba a trabajar fuera de su lugar de nacimiento (y crecimiento), disponía de contados recursos para mantenerse en contacto con sus seres queridos. Básicamente existía el teléfono y también el correo postal. Estas limitaciones en los sistemas de comunicación nos permite hacernos una idea de lo que complicado, y hasta imposible, que resultaba también dirigir un equipo de empleados disperso geográficamente en épocas pasadas. Pero los tiempos han cambiado. Hoy en día son muchas las personas que poseen al menos un dispositivo informático. Puede ser un ordenador de escritorio, un portátil, una tableta, un teléfono móvil… O todos ellos al mismo tiempo. En el futuro se espera, según datos de Ericsson para 2020, que el número de dueños de un smartphone se corresponda con el 70% de la población mundial, que se dice pronto.

Lo bueno es que este tipo de terminales permiten mantenerse conectado en diferentes situaciones, con independencia del momento y el lugar. Si a esto le sumamos la cantidad de aplicaciones de mensajería instantánea y de herramientas de colaboración que han ido surgiendo de la mano de Internet, junto con el propio correo electrónico, las posibilidades para el intercambio de idas se multiplican. Ahora las empresas no tienen por qué limitarse a contratar profesionales que viven cerca del lugar en el que se ubica su sede o que están dispuestos a mudarse. Pueden ampliar miras y buscar candidatos más allá de su zona de influencia e incluso en el extranjero, ya que nunca se sabe dónde puede estar el mejor. La tecnología permite aprovechar el talento y gestionar equipos de personas que trabajan desde diferentes sitios. Porque es viable, como reflejamos en la siguiente lista de consejos:

1. No todo vale, ni todos. El primer punto que hay que atender en todo negocio, y que no iba a ser menos a la hora de posibilitar el trabajo en remoto, es la planificación. Está claro que apostar por el fichaje de los empleados más válidos, sin descartar gente de buenas a primeras en base a su situación geográfica, tiene sus ventajas. Por una parte permite enriquecer la plantilla con valor real, abrirse miras y ampliar el “mercado” de contrataciones. Por otra parte, esta estrategia tiene potencial para acabar repercutiendo económicamente. Y es que contar con empleados remotos incide en un menor consumo eléctrico, reduce los traslados en coche, facilita ahorros en hardware y permite prescindir de instalaciones voluminosas y caras de mantener. Pero para construir los equipos hay que acometer cribas. Es fundamental aplicar este método sólo para puestos y profesiones con garantías de adaptación a un ambiente de trabajo en solitario. Y a partir de ahí elegir a personas con el carácter adecuado. Es decir, que sean buenas en su área de experiencia pero también maduras, ordenadas, responsables y motivadas.

2. Mejor si queda por escrito. No te engañes y tampoco te conformes con menos: la colaboración entre equipos de profesionales que teletrabajan a unos pocos kilómetros de distancia los unos de los otros o que residen incluso en diferentes países es posible. Lo único que necesitas para que se entiendan entre ellos es cierta capacidad de organización y una plataforma compartida, editable y con capacidad de sincronización en tiempo real en la que volcar todos y cada uno de los pasos que cada persona vaya dando, a medida que los dé. Se trata de una especie de guía sagrada para facilitar el desarrollo de los proyectos, que habrá que cumplimentar en función de una serie de tareas fijadas de antemano por un superior. Una de las finalidades obvias de ir dejando todo por escrito es que tus empleados no se pisen sin necesidad de compartir mesa física y puedan, incluso, intercambiar opiniones y dejarse comentarios. Para ello basta con usar herramientas tipo Google Docs, Microsoft Office y demás, que se basan en la nube y ofrecen acceso para múltiples usuarios.

A la hora de convertir esta idea en algo funcional, lo normal sería confirmar las tareas en cuanto se completen. Pero también servirá con que se haga una vez al día, por grande o pequeño que sea el avance conseguido, llegada la hora de concluir la jornada. Hay que tener en cuenta que los horarios de los trabajadores remotos pueden ser realmente variados, si uno de los contratados vive en Australia, otro en la India y un tercero en Brasil, por ejemplo. Si carecen de este tipo de soluciones que sirven para visualizar el progreso de las tareas, el caos se ciernen sobre ellos. Cuando el trabajador sudamericano se conecte para empezar su jornada, pongamos por caso, no tendrá una referencia sólida de lo que han hecho sus colegas durante las horas previas, cuáles son las tareas más urgentes, las que se han resuelto o las que necesitan de un segundo punto de vista. De ahí la importancia de buscar el orden.

3. Elige al email como elemento de compañía. Si hablamos de tecnologías que permiten mantener el contacto entre personas, no nos podemos olvidar de una de las más fáciles de usar, de las más completas y con solera, esto es, el correo electrónico. Sobre todo en estos momentos de movilidad absoluta en los que no hace falta recurrir a un PC para escribir un email, sino que la redacción puede partir de un teléfono, en medio de una reunión o en plena calle. A la hora de dirigir equipos en remoto, el email está condenado a convertirse en uno de tus aliados. Funciona como un canal perfecto para enviar a cada uno de tus empleados una lista diaria con las tareas que tiene que realizar, y después verificar en la plataforma común de la que hablábamos. Y también es una solución que se antoja útil para hacer seguimientos y, fundamentalmente, para tener siempre a mano los datos personales y de contacto de tus trabajadores. O para no perder de vista lo que se habla con cada uno. Además de los proveedores tradicionales, existen aplicaciones de comunicación como Slack, que está orientada justamente a equipos.

Nuestra recomendación es que aproveches la mensajería para demostrar a quienes trabajan en la distancia que no te olvidas de ellos, hacerles sentir parte importante de la empresa y, de paso, supervisar lo que están haciendo. Esto es algo que deberías repetir de manera frecuente. Y, por supuesto, mantente disponible durante tu horario laboral, ya sea por chat, cualquiera de los servicios instantáneos que han ido saliendo al mercado y con el que te sientas a gusto o incluso por teléfono. Así podrás apagar fuegos, resolviendo dudas en el momento preciso.

4. El poder del vídeo. El establecimiento de tareas vía email y ofrecer una canal de contacto urgente, por si acaso, está bien. Pero tampoco vendrá de más celebrar reuniones periódicas con el grupo de empleados que no se trasladan cada mañana a la oficina pero sacan adelante tareas diarias como el que más. Y mucho mejor si para ello se usa software de videoconferencia al que todo el mundo tiene acceso como Skype y Hangouts, ya que permite verse las caras y normalizar las relaciones. ¿A qué nos referimos por periódicas? A celebrar este tipo de encuentros una vez a la semana. Elige un día y una hora que le vayan bien a la mayoría o, en caso de ser necesario, divide a tus empleados remotos por zonas horarias y crea grupos de trabajo. El momento ideal puede ser el lunes temprano para planificar desde su inicio la semana de trabajo que se avecina o quizás el viernes para comprobar la evolución que se ha marcado cada uno y establecer nuevos objetivos para los siguientes siete días. Lo importante es hacer puestas en común, sea el día que sea. Además, esto ayuda a imponer horarios, contribuyendo a la organización y la responsabilidad general.

5. Una vez al año, verse cara a cara no hace daño. La tecnología es una gran aliada para los negocios y abre muchas puertas que de otra manera permanecerían cerradas. Es básica para aumentar la productividad y estrechar lazos. Pero si hablamos de ver los rostros de tus empleados, de comprobar con sólo mirarles a los ojos que todo va bien (o no) y de que se sientan parte esencial de la compañía, merece la pena hacer el esfuerzo y verse en persona de forma puntual. Complementa los emails diarios y las videoconferencias semanales con reuniones presenciales entre la plantilla local y los trabajadores que operan desde otras parte de la geografía mundial. Esto es, reúnelos en el mismo lugar. Cómprales sus billetes y cubre los gastos. Organiza viajes a la oficina central para que la gente pueda conocerse en persona y charlar aunque sea una vez al año. Para que pueda recorrer las instalaciones. Y para que sepa que ésa también es su casa. Plantéalo como un día de celebración, con comida incluida. Éste debería ser uno de los puntos fuertes del calendario anual de la empresa, a modo de evento profesional, jornada especial o día libre para el contacto entre colegas.

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