5 consejos para dejar de perder tu tiempo (y el de los demás)

La relación de la tecnología con la productividad es algo así como esa botella que está llena a medias… o casi vacía. Depende del ánimo con el que se mire. Por un lado, existen herramientas que han nacido al albor de la era de Internet, como las redes sociales, que han mantenido cierta relación de tirantez con las empresas. O, más bien, con sus directivos y los encargados de supervisar que todo funciona correctamente. Y es que a pesar de que con el paso del tiempo se ha ido publicado algún que otro estudio que defiende la existencia de efectos positivos asociados a una libertad de consulta de los perfiles sociales en la oficina, lo cierto es que a nadie le gusta pensar que sus trabajadores malgastan algo más que unos simples minutos en tareas ajenas a aquellas que fija su contrato. Por otra parte, los propios desarrollos tecnológicos pueden ayudar a un empleado a concentrarse mejor, ya sea con calendarios inteligentes, con alarmas y cronómetros o con las funciones de bloqueo de diferentes servicios.

Si aún no has dado con la clave y quieres aprende a exprimir tu tiempo al máximo, presta atención a las siguientes recomendaciones que te ofrecemos desde Silicon News:

1. Planificación, planificación, planificación. Ser productivo sólo es posible si la persona encargada de una tarea específica entiende qué es lo que debe hacer y tiene claro cómo llegar hasta ello. Se trata de un proceso en el que entra en juego la capacidad de planificación. Divide las tareas por partes, minimizando retos para afrontarlos con mayores posibilidades de éxito. Asígnale un periodo de tiempo determinado a cada una de esas partes. Distribúyelas de forma coherente por tu horario de trabajo, teniendo en cuenta otros compromisos ya confirmados con anterioridad. Y no pierdas de vista el reloj. De hecho, procura tener uno siempre sobre la mesa o frente a ti para ir controlando tus avances. Y, por supuesto, no te olvides del bien que puede hacer por ti la tecnología. Por ejemplo, existen aplicaciones tipo Timeful que te ayudan a analizar tu calendario de forma inteligente para ir encajando huecos de la mejor manera. En este caso concreto también se toma por base los hábitos de cada persona. Herramientas como la de tomar notas Evernote o el CMS WordPress permiten usar modos de escritura sin distracciones para ir al grano mientras se redacta un texto. Otras van estableciendo fechas de vencimiento, moldeando rutinas y gestionando tareas.

Obviamente, no nos podemos olvidar de la técnica Pomodoro, que es punto de partida de algunas soluciones informáticas que buscan la productividad. La técnica Pomodoro consiste, en resumidas cuentas, en ir trabajando en tramos de 25 minutos con intervalos más cortos de descanso entre ellos. Esto se puede hacer fácilmente con temporizadores. Ante la variedad de soluciones que buscan maximizar el tiempo, lo más importante es adquirir un compromiso con el método de trabajo y, si una técnica concreta no convence, habrá que idear otra que se adapte mejor a la personalidad de cada uno. Si tienes flexibilidad de horarios, concentra tu trabajo en la franja del día que más te cunda por carácter. Y, por cierto, si vas a pasar muchas horas delante del ordenador, puedes configurar tu equipo para que te vaya recordando qué momento del día es, a las horas en punto. De este modo evitarás desorientarte.

2. Regresa a la vida offline. Teniendo en cuenta que la navegación errática por Internet es una causa obvia de pérdida de tiempo, tanto para los que trabajan desde casa como para aquellos que cada mañana se levantan para ocupar su puesto en la oficina, una forma inteligente de afrontar una sesión de trabajo es desactivar la conexión Wi-Fi durante el tiempo que se va a estar con el portátil o el sobremesa. Los más radicales, o quienes se consideren más débiles en lo que a fuerza de voluntad se refiere, también pueden optar por apagar el router propio que les nutre de conexión para no sufrir la tentación de volver a activarla con un solo clic, sin verse siquiera obligados a levantarse de la silla. ¿Que Internet es una herramienta de trabajo vital para ti? Entonces lo mejor es cerrar todas las aplicaciones que no resulten imprescindibles y bloquear el acceso a páginas de entretenimiento, para lo que existen múltiples recursos del estilo de Cold Turkey, SelfControl o StayFocused. Esto es algo que los departamentos de TI también pueden hacer, y de hecho ya hacen para evitar deslices. Otra recomendación es dejar el teléfono móvil cuando no es una herramienta básica fuera de alcance. Y con él, servicios como WhatsApp, llamadas personales que no son urgentes o juegos que poco bien van a hacer por tu productividad.

3. Superman no existe. No intentes hacerlo todo al mismo tiempo y sin ayuda de tus compañeros, sobre todo cuando te encuentras ante la obligación de enfrentarte a tareas complejas que requieren de una gran dedicación y preocupación por el detalle. Sin miedo a repetirnos, te lo decimos otra vez: ve paso a paso o tarea a tarea. Guíate de acuerdo a un plan preestablecido y deja para otros momentos más apropiados las promesas mágicas del multitasking. Aunque el término de la multitarea puede ser apreciado en ciertos campos de la vida o por parte de quienes revisan los currículos en las empresas a la hora de hacer nuevos fichajes, lo cierto es que sacar adelante solo diferentes trabajos a la vez es algo realmente complejo. Y casi imposible. Al menos si lo que se pretende conseguir es un resultado de calidad del que se pueda estar orgulloso. De hecho, lo más probable es que ocurra todo lo contrario. No es de extrañar que sin la concentración debida se pasen cosas por alto, se tienda a la mediocridad y, con reloj en mano, se acabe tardando más en completar tareas que, de haberse dividido entre varias personas, habrían tomando menos tiempo. Además de apostar por tareas básicas y razonables, es aconsejable comenzar por aquello que se sabe que va a ser más arduo. Después todo vendrá rodado.

4. Relaciones, las justas. El contacto humano es necesario y la colaboración con otras personas te puede beneficiar en el trabajo, tanto para mejorar conocimientos como para terminar cometidos a mayor velocidad. Pero el trato con los demás también se puede convertir en un motivo más de distracción. Por un lado está el peligro de las relaciones virtuales, a través del correo electrónico. Si bien hay que mantener actualizada la bandeja de entrada, la consulta continua del email en horas laborales no deja avanzar. Y lo cierto es que no siempre una alerta de email esconde un mensaje vital tras de sí que no pueda esperar un rato más a la cola. ¿Solución? Prohibirse la lectura de emails a cada rato, estableciendo unas horas para ello. Asimismo, no hay nada mejor que contar con una agenda de contactos totalmente organizada y completa para no retrasarse cuando tengas que enviar un mensaje. Otro tema es el de las relaciones en vivo y en directo que, con un ánimo demasiado permisivo, corren el riesgo de transformarse en meras interrupciones. Una alternativa a los parones indiscriminados es dejar claro a los demás tu proceder en horario de oficina. Si, por poner el caso, trabajas con música, los cascos puestos y mucha gente alrededor, deja una nota a tu lado que indique que sólo atenderás consultas urgentes. La concentración es clave y no puedes permitir que cualquiera te la rompa. Para reuniones, elige preferiblemente la primera o la última hora, nada de partir el día.

5. La regla del “hago esto y…”. Siempre funciona: a todo el mundo le gusta recibir un incentivo a cambio del correcto cumplimiento de sus tareas. No importa si hablamos de un niño al que se le manda recoger la habitación o, más parecido al tema que nos ocupa, terminar los deberes que trae pendientes del colegio, o si nos referimos a un adulto en plena jornada laboral al que le quedan unas cuantas horas de trabajo por delante. El hecho de ser premiado a medida que uno va quemando metas es un aliciente a tener en cuenta, porque activas las ganas de hacer cosas y de hacerlas lo antes posible. Obviamente, un empleado ya tendrá la motivación del dinero que representa su sueldo. Es probable que a buena parte de ellos también les apasione su trabajo y eso sirva como impulso suficiente que les llevará a aplicarse sin toques de atención de por medio. Más allá de reconocimientos y perks que vengan desde arriba, asociados al contrato, el propio empleado puede animarse a sí mismo con premios personalizados cuando complete trabajos.

Y es que nadie mejor que él sabe qué es lo que le ilusiona y cómo autosugestionarse. Ya sea hacer un pequeño descanso por haber terminado antes de plazo, tomar un aperitivo o hasta perderse un rato por Internet por mero placer y ansia informativa sobre qué ha pasado mientras uno estaba desconectado. Además, hay servicios como la red de microblogging Twitter que cuentan con sus propias herramientas para realizar resúmenes de contenido, en su caso “While you were away”. Se trata de detalles que por sí solos ya ahorran tiempo, porque evitan el scroll continuado por decenas y decenas publicaciones hasta encontrar algo de interés, y que quizás contribuyan a normalizar el uso de redes en el trabajo. O, al menos, a saciar el mono de los usuarios. Como al final lo que se está haciendo es celebrar pequeñas victorias, un buen remedio es ir apuntando las tareas en una lista para poder tacharlas a medida que se completan y tener la sensación real de que se va por el camino correcto. Visibilizar avances, por reducidos que sean, ayuda a sacar adelante tareas complejas de mejor humor.

[nggallery template=nme images=40 id=136]